Validacin De Datos

• Validación de datos es una característica disponible en Microsoft Excel. Permite hacer lo siguiente:

• Crear una lista de las entradas que restringe los valores permitidos en una celda.

• Crear un mensaje del mensaje que explica el tipo de datos permitidos en una celda.

• Crear mensajes que aparecen cuando se ha escrito datos incorrectos.

• Comprobar las entradas incorrectas mediante la barra de herramientas auditoría.

• Establecer un intervalo de valores numéricos que pueden escribirse en una celda.

• Para determinar si una entrada es válida según el cálculo en otra celda.

• Hacer una lista de entradas permitidas en la celda

• Puede crear una lista de las entradas que se aceptará para una celda en una hoja de cálculo. A continuación, se puede restringir la celda acepte sólo entradas tomadas de la lista mediante la característica de validación de datos.

Para crear un cuadro de lista desplegable y restringir los valores en la celda a estas entradas, siga estos pasos:

• Seleccione la celda A1.

• En el menú datos, haga clic en validación.

• En la ficha configuración, haga clic en lista en la lista desplegable de admitidos.

• De forma predeterminada, las casillas de verificación Omitir blancos y en la celda desplegable están activadas. No las cambie.

• En el cuadro origen, escriba a, b, c.

Nota: también puede especificar una referencia de rango o una celda con nombre si contiene una lista de valores. Ambos deben ir precedidas por un signo igual.

• Haga clic en Aceptar.

La celda A1 tiene ahora una lista desplegable junto a él y puede usar esta lista para seleccionar el valor que escriba en la celda.

• Haga clic en el cuadro de lista desplegable y haga clic en cualquier elemento que contiene.

• Este valor se introducirá en la celda.

Nota: puede escribir manualmente "a", "b" o "c", (sin las comillas) en la celda; no es necesario seleccionar estos de la lista. Si intenta escribir todo lo demás estos valores, aparece un mensaje de detención y no puede mantener el valor de esta celda. Las opciones sólo están Reintentar o Cancelar.

• Crear un mensaje de mensaje que explica el tipo de datos permitidos en una celda

• Puede crear un mensaje que explica el tipo de datos que pueden introducirse en una celda. Cuando seleccione la celda, aparece el mensaje cerca de la celda. Puede mover este mensaje, si es necesario y permanece hasta que desplazarse a otra celda o presione ESC. Si el Ayudante está visible, el mensaje aparece en un globo sobre el Ayudante de Office.

Continuando con el ejemplo anterior, siga estos pasos:

• Seleccione la celda A1.

• En el menú datos, haga clic en validación y haga clic en la ficha Mensaje entrante.

Nota: asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda está activada.

• En el cuadro título, escriba la lista de la celda A1.

Éste es el título del cuadro de mensaje que aparece. Está en negrita.

• En el cuadro de mensaje entrante, escriba Seleccione cualquiera a, b o c en la lista desplegable

Este es el cuerpo del mensaje que aparece.

• Haga clic en Aceptar.

Este mensaje aparece porque se selecciona la celda A1.

• Seleccione la celda A10.

Lista de la lista desplegable junto a la celda A1 y el mensaje para la celda A1 ambos desaparecen.

• Seleccione la celda A1.

La lista desplegable y el mensaje aparecen junto a la celda A1.

Nota: si está visible el Ayudante de Office, aparece el mensaje del mensaje en un globo sobre el Ayudante de Office.

• Mover el mensaje a otra ubicación en la hoja de cálculo.

Cuando seleccione otra celda y, a continuación, seleccione la celda A1 de nuevo, aparece el mensaje en su nueva ubicación.

Nota: no es ninguna manera de cambiar el formato de este mensaje.

• Crear un mensaje que aparece cuando se escribió datos incorrectos

• El estilo del mensaje de error que Microsoft Excel muestra cuando escribe datos incorrectos determina si se cumplen las restricciones. Puede mostrar un mensaje que le impide introducir valores de datos excepto los especificados. También puede mostrar explicativo y los mensajes de advertencia que le permiten especificar datos fuera de intervalo, o bien pueden establecer límites en los datos pero no mostrará los mensajes.

Continuando con el ejemplo anterior, siga estos pasos:

• Seleccione la celda A1.

• En el menú datos, haga clic en validación y, a continuación, haga clic en la ficha Mensaje de error

Nota: asegúrese de está seleccionada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error se introducen datos no válidos.

• Crear un mensaje de alerta grave

• Si crea un mensaje de alerta Detener y escriba datos no válidos en la celda, las únicas opciones son Reintentar o Cancelar; es no pueden para escribir datos no válidos en la celda.

o En la lista estilo, haga clic en Detener.

o En el cuadro título, escriba la Advertencia de la celda A1. Éste es el título del cuadro de mensaje que aparece.

o En el cuadro de edición Mensaje de error, escriba los valores sólo permitidos para la celda A1 son a, b o c. Este es el cuerpo del mensaje que aparece y está limitado a 225 caracteres.

o Haga clic en Aceptar.

• Especifique manualmente t, en la celda A1.

Aparecerá el mensaje de Stop alerta que ha creado y las únicas opciones Reintentar o Cancelar.

• Haga clic en Cancelar en el cuadro de mensaje de Alerta de detener.

• Seleccione la celda A1.

• En el menú datos, haga clic en validación y, a continuación, haga clic en la ficha Mensaje de error

Nota: asegúrese de está seleccionada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error se introducen datos no válidos.

• Crear un mensaje de alerta de advertencia

• Si crea un mensaje de advertencia y escriba datos no válidos en la celda, las opciones son un poco más flexibles de un mensaje Stop alerta. Un mensaje de alerta de advertencia tiene tres opciones: Sí, para permitir la entrada de datos no válidos; no, para que pueda escribir los datos válidos; y Cancelar, para quitar la entrada no válida.

o En la lista estilo, haga clic en Advertencia.

o En el cuadro título, escriba la Advertencia de la celda A1. Éste es el título del cuadro de mensaje que aparece.

o En el cuadro de mensaje de error, escriba los valores sólo permitidos para la celda A1 son a, b o c. Este es el cuerpo del mensaje que aparece y está limitado a 225 caracteres.

o Haga clic en Aceptar.

• Introducir manualmente j en la celda A1.

El mensaje de advertencia que creó aparezca preguntándole si desea para continuar.

• Haga clic en Sí.

El valor no válido de "j" se introduce en la celda A1.

• Seleccione la celda A1.

• En el menú datos, haga clic en validación y, a continuación, haga clic en la ficha Mensaje de error

Nota: asegúrese de está seleccionada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error se introducen datos no válidos.

• Crear un mensaje de alerta de información

• Si crea un mensaje de información y escriba datos no válidos en la celda, las opciones son más flexibles. Cuando aparezca un mensaje de alerta información, puede hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o puede hacer clic en Cancelar para rechazarlo.

o En la lista estilo, haga clic en información.

o En el cuadro título, escriba la Advertencia de la celda A1. Éste es el título del cuadro de mensaje que aparece.

o En el cuadro de mensaje de error, escriba el valor permitido sólo para la celda A1 son a, b o c. Este es el cuerpo del mensaje que aparece y está limitado a 225 caracteres.

o Haga clic en Aceptar.

• Introducir manualmente p en la celda A1.

El mensaje de alerta de información que ha creado aparecerá preguntándole si desea aceptar o rechazar el valor especificado.

• Haga clic en Aceptar.

El valor no válido de "p" se introduce en la celda A1.

• Comprobar entradas incorrectas mediante la barra de herramientas Auditoría

• Se introducen los datos, puede buscar entradas que están fuera de los límites establecidos. Cuando haga clic en Círculo datos no válidos en la barra de herramientas auditoría, círculos aparecen alrededor de las celdas que contienen las entradas incorrectas. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá.

Continuando con el ejemplo anterior, siga estos pasos:

• En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar.

• En el cuadro de diálogo Personalizar, haga clic en la ficha barras de herramientas.

• En la lista barras de herramientas, active la casilla de verificación de auditoría (si aún no está seleccionada) y, a continuación, haga clic en Cerrar.

• En la barra de herramientas auditoría, haga clic en el control de Círculo datos no válidos. La celda A1 está en un círculo.

• Seleccione la celda A1.

• Haga clic en la flecha junto a la celda A1 y, a continuación, haga clic en uno de las entradas de la lista. El círculo desaparecerá.

• Establecer un valores de intervalo de numérico que pueden introducirse en una celda

• Puede colocar límites en los datos que pueden especificarse en una celda, puede establecer los valores mínimos y máximos o comprobar el efecto de una entrada que haya en otra celda.

• Seleccione la celda A5.

• En el menú datos, haga clic en validación y haga clic en la ficha configuración.

• En la lista de admitidos, haga clic en número entero.

• En la lista de datos, haga clic en entre.

• En el cuadro mínimo, introduzca 1.

• En el cuadro máximo, introduzca 10.

Nota: puede utilizar referencias de celda para los pasos 5 y 6 para especificar las celdas que contienen los valores mínimos y máximos.

• Haga clic en Aceptar.

• Escriba el valor 3 en la celda A5. El valor se introduce sin errores.

• Escriba el valor 33 en la celda A5.

Porque la configuración de validación de datos creada para la celda A1 (alerta de una información) no se aplican a los de la celda A5, recibirá un mensaje Stop alerta (que es el valor predeterminado) y las opciones sólo están clic en Reintentar o en Cancelar .

• Haga clic en Cancelar. El valor de 3 aparece en la celda.

• Determinar si la entrada es válido según el cálculo en otra celda

• En el cuadro de diálogo validación de datos puede utilizar una fórmula, una expresión o una referencia a un cálculo en otra celda para determinar si la entrada que es válida.

• Escriba el valor 1 en la celda B10.

• Seleccione la celda A10.

• En el menú datos, haga clic en validación y haga clic en la ficha configuración.

• En la lista de admitidos, haga clic en Personalizar.

• En el cuadro fórmula, escriba la siguiente fórmula:

=IF (A10>B10, TRUE, FALSE)

Nota: la fórmula que especifique debe comenzar con un signo igual y debe evaluar como true o false. No se limita a la función sí.

• Haga clic en Aceptar.

• Escriba el valor -1 en la celda A10.

• Recibe un mensaje Stop alerta que indica que el valor es no válido.

• Haga clic en Reintentar.

• Escriba el valor 3 en la celda A10. No se recibe cualquier mensaje de error dado que este valor es mayor que el valor especificado en la celda B10.

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