ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EMPRESA

ENSAYO

LA FUNCIÓN DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA

La información en una empresa se convierte en una herramienta de total importancia, siendo esta utilizada para tomar las decisiones correspondientes a todas las áreas funcionales. Hoy en día las empresas en el mundo han comprendido que la administración documental es de carácter prioritario ya que por medio del trato de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización porque se ahorra tiempo, dinero y sobre todo permite tener mayor conocimiento del cliente que es parte fundamental dentro del proceso empresarial. De esta forma, la información para una empresa, sin importar el tamaño de esta, los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural e identidad de la empresa. Es por esto, que se desarrolla la Administración Documental, como una herramienta y como un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que se procesan (Recepción y Orientación), Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan (Registro y Distribución), realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan (Archivo).

Dentro de la empresa donde laboro se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependencias, por ejemplo, en la parte administrativa, en ventas, contabilidad; dentro de estas áreas se obtienen se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la empresa, el cual cada una de ellas se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada. En mi concepto, esta clase de manejo de la información tiene ventajas porque cada área tiene un especial cuidado con la información y documentos obtenidos para facilitar su trabajo, y presenta una desventaja porque los empleados con responsabilidad de un archivo pierden mayor tiempo otorgando información y descuidando su trabajo funcional, a veces incurriendo en la demora de la entrega de información.

Por otra parte, el administrador documental es la persona que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener actualizada y organizada a disposición de la empresa; es decir el administrador documental tiene a su cargo la función probatoria, de garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la empresa.

En consecuencia y tomando como referencia final, la función de la Administración Documental dentro de las organizaciones, sin importar el tipo o tamaño, se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos; es decir que se debe tener un cuidado especial y casi que receloso con los documentos, archivos, recibos y demás documentación que es única y exclusiva para la empresa; los documentos son los soportes de toda actividad, por ello es tan importante que esté organizada, para que en el momento de ser requerida no haya inconvenientes, de ahí nace la importancia de contar con el Administrador Documental, él procura el mantenimiento de la información en las optimas y mejores condiciones tanto en tiempo y en espacio.

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