ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS.

ANÁLISIS DE CARGOS

El análisis de cargos es el primer paso en el proceso de construcción de la estructura salarial.

CONCEPTO.- El análisis de cargos es el proceso por medio del cual se establece la información pertinente relativa a un trabajo específico mediante la aplicación de métodos para tal fin. Incluye  la determinación de las tareas que componen un trabajo y los conocimientos, habilidades y responsabilidades requeridas por parte del trabajador para su adecuada ejecución, así como también las condiciones de trabajo inherentes a cada puesto en particular.

OBJETIVOS.- El análisis de cargos nos proporciona , no solo en forma primaria la información para la valoración de los cargos, sino también la información que puede ser utilizada en los demás procesos de administración de personal, a saber:

1. Definición de funciones.- La observación directa que realiza un investigador en los sitios de trabajo permite apreciar y después definir las funciones propias de un cargo. Determinar tales funciones se convierte en una fuente de información muy valiosa para diseñar estudios conducentes a eliminar tareas innecesarias o la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de los mismos.
2. Selección de personal.- El análisis de cargos nos puede arrojar una adecuada información y elementos de juicio  suficientemente amplios y objetivos que permitan determinar los requisitos que una persona precisa para ejercer un cargo.
3. Programas de capacitación.- Estos deben elaborarse con base en un previo conocimiento de las exigencias del trabajo. Una vez que éstas hayan sido determinadas, es posible establecer las necesidades de entrenamiento y capacitación para el personal de la empresa, por grupos, según la naturaleza de los cargos. Por ejemplo, diferirán las necesidades de capacitación de un grupo de auxiliares de contabilidad a las de un grupo de auxiliares de laboratorio.
4. Programas de salud ocupacional.- El análisis de cargos examina en cada una de sus partes las condiciones de riesgos que el trabajador puede estar sometido. Con base en esta información pueden implementarse programas de salud ocupacional tendientes a proporcionar las medidas preventivas o correctivas necesarios.
5. Valoración de los cargos.- El análisis de cargos, proporciona también la información básica para determinar el valor relativo de los trabajos, ya que en él se puede especificar el grado de complejidad e importancia entre un trabajo y otro.
6. Revisión de la valoración.- El análisis de cargos es de especial importancia para la revisión de la valoración que de un trabajo se haya hecho.
7. Evaluación de desempeño.- Para poder determinar el mayor o menor nivel de desempeño o la eficiencia del trabajador, primero se debe conocer en qué consiste el trabajo que éste realiza.
8. Distribución de planta y oficinas.- Para llevar a cabo una buena distribución del personal en las instalaciones físicas de la empresa (planta y oficinas) es necesario conocer la relación existente entre cada uno de los puestos, los materiales empleados, el equipo utilizado, etc., información que se obtiene a través del análisis de cargos.
9. Estructura organizacional.- El análisis de cargos sirve también para definir las relaciones de autoridad, responsabilidad y niveles jerárquicos. Además sirve para definir los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de acuerdo con la estructura de la empresa.
10. Manual de procedimientos.- El análisis de cargos proporciona la información básica sobre las operaciones y procedimientos seguidos en el desarrollo de una tarea.
11. Mejora de las relaciones humanas.- Este propósito se logrará en la medida en que se obtengan resultados satisfactorios en los objetivos anteriormente descritos.

MÉTODOS PARA ELABORAR UN ANÁLISIS DE CARGOS

                 Observación                                                                   Cuestionario

                 Entrevista                                                                       Mixto

1. MÉTODO DE OBSERVACIÓN

Consiste en observar directamente al trabajador en el momento en que éste ejecuta su trabajo. El analista debe tomar nota de todo lo que observa, en especial de aspectos previamente determinados (duración, intermitencia, esfuerzo, etc.) de una labor que realice una persona en un área de trabajo, teniendo especial cuidado de registrar todo aquello que a primera vista puede parecer secundario pero que en la práctica ejerce una notable influencia al definir los requisitos exigidos por el trabajo.

VENTAJAS:

• Los datos obtenidos son más objetivos porque no están influenciados por el trabajador y además porque son descritos por un analista capacitado para tal fin.
• Evita que sean los mismos trabajadores quienes describan su propio trabajo, ya que esto acarrearía inconvenientes de tipo técnico que hacen más difícil la labor de análisis de los datos obtenidos, ya que no existe uniformidad en los criterios del objeto de investigación.
• Permite que el analista valore la importancia de la información eliminando lo innecesario.

DESVENTAJAS.

• No suministra una información completa.
• Generalmente el método requiere demasiado tiempo tanto en la recolección de la información como en el ordenamiento de la misma.
• Los trabajadores no toman parte activa en el análisis y ello impide su colaboración para enriquecer la información requerida.
• El carácter subjetivo de la interpretación del analista puede convertirse en un aspecto negativo en el desarrollo de las etapas siguientes.

2. MÉTODO DE CUESTIONARIO

En este método los datos se obtienen mediante la respuesta directa que el trabajador, supervisor o ambos, dan un cuestionario sistematizado que incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza.

La labor del analista es interpretar, ordenar y normalizar toda la información consignada en el cuestionario. La naturaleza de este método exige que los trabajadores que intervengan sepan expresarse correctamente por escrito (requisito que no siempre se logra) y, además, que las preguntas sean entendidas de la misma forma por los cuestionados.

VENTAJAS:

• La información puede obtenerse con mayor rapidez en relación con cualquier otro método.
• Permite la participación de un gran número de empleados, ya que cada supervisor o el trabajador mismo pueden diligenciar el cuestionario, asegurándose de parte de ellos una activa participación.
• Permite a quienes llenan el formulario ver el trabajo en forma integral, así como en sus detalles específicos.

DESVENTAJAS:

• La elaboración y diligenciamiento mismo del formulario es una tarea dispendiosa.
• Es difícil obtener una interpretación consistente y uniforme del formulario por la diversidad de funciones y condiciones en que se realizan los trabajos.
• Para muchos empleados resulta difícil responder por escrito, y aún en los casos en que esto no suceda, las grandes diferencias conceptuales que existen entre los trabajadores, implica que no es posible valorar en la misma forma todos los análisis.
• El poco contacto personal entre quienes proporcionan la información y quienes la solicitan, se traduce en falta de comprensión y de buena voluntad hacia el programa por parte de los empleados.

3. MÉTODO DE ENTREVISTA

En este método el analista obtiene todos los datos necesarios mediante preguntas pertinentes que hace a la persona elegida para obtener la información. La entrevista se efectúa con uno de los empleados que realiza el trabajo.

En general, éste método constituye un complemento a cualquiera de los otros dos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la información previamente obtenida.

VENTAJAS

• Se puede obtener la información de manera más completa y precisa que con los métodos anteriores.
• Se obtiene un alto grado de participación por parte de los trabajadores.
• Elimina buena parte de los aspectos subjetivos que hay entre entrevistador y entrevistado.

DESVENTAJAS

• El método requiere mucho tiempo.
• Es relativamente costoso.
• Pueden despertarse expectativas infundadas entre los trabajadores respecto a aquello que realmente es el objetivo de la investigación.

4. MÉTODO MIXTO

Es la combinación de los métodos anteriores. Pueden combinarse la observación- entrevista y el cuestionario-entrevista.

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