APUNTES PARA LA ASIGNATURA ADMINISTRACIÓN III

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APUNTES

PARA LA ASIGNATURA

ADMINISTRACIÓN III

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Contenido

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Introducción        7

Objetivos generales de la asignatura        11

Unidad 1. La organización: conceptos fundamentales y la división de trabajo        13

Objetivos particulares de la unidad        15

Unidad 2. Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales        37

Objetivos particulares de la unidad        39

Unidad 3. Elaboración de organigramas        61

Objetivos particulares de la unidad        63

Unidad 4. Criterios básicos para la reorganización administrativa        73

Objetivos particulares de la unidad        75

Unidad 5. Asistencia técnica y servicio de consultoría        83

Objetivos particulares de la unidad        85

Unidad 6. Manuales administrativos        103

Objetivos particulares de la unidad        105

Unidad 7. Elaboración del manual de organización        113

Objetivos particulares de la unidad        115

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Unidad 1. La organización,

conceptos fundamentales y la

división del trabajo

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1. La división del trabajo

1. Conceptos

1. Principios

1. Objetivos

1. La organización formal

1. La organización informal

1. Estructuras

1. Cultura organizacional

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Objetivos        particulares   de   la

unidad

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El alumno analizará los conceptos y principios básicos de las teorías de la organización, así como las diferentes estructuras organizacionales. Valorará el papel del analista de sistemas administrativos.

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1.1. La división del trabajo

Los orígenes del concepto de división del trabajo están en el libro La riqueza de las naciones (1776), de Adam Smith. En este texto, el autor expone su doctrina a partir de un ejemplo, la industria de fabricación de alfileres. El economista concluye que la división del trabajo origina un incremento en la productividad y grandes ventajas monetarias para las organizaciones y la sociedad en general.

Como función administrativa, la organización se basa, en primer lugar, en el principio de división del trabajo, cuyo propósito es maximizar la producción de los trabajadores y máquinas, dividiendo grandes tareas entre varias personas en lotes más pequeños de trabajo.

La división del trabajo facilita dominar un procedimiento en el tiempo más corto con un mínimo de habilidad; es decir, el empleado puede ocupar varios puestos y contribuir más a la eficiencia organizacional (esto implica –y más en compañías pequeñas– la especialización del trabajador). En otras palabras, este proceso consiste en fragmentar el trabajo en varios pasos, que realiza el trabajador de manera independiente. Así, se logra una mejora en la eficiencia de la producción en masa.

Hay varias reglas para hacer una división del trabajo eficiente, entre las que destacan las propuestas por George Terry, que mencionamos a continuación.

1. De acuerdo con los objetivos y planes que se pretenda realizar, se debe escribir una lista de todas las funciones requeridas (debe ser lo más amplia posible con el fin de no olvidar ninguna función).

1. Cada una de las funciones debe definirse en forma clara y sencilla, para que podamos identificar aquellas que se refieran a la misma actividad, y unificarlas para evitar duplicaciones.

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1. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de la misma manera, hasta fijar todas las funciones para cada departamento o división.

1. Se repite la operación anterior hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desee analizar.

1. Cuando la división es funcional, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas, mediante una carta de organización que indique a cada persona las distintas tareas que se le han asignado; o conservando la carta de organización estructurada con las tareas que debe haber (en este caso, las funciones deben estar separadas en los cuadros y niveles que les correspondan, cuidando de colocar en cada cuadro, debajo del nombre de la función, el de la persona que la realizará, aunque aparezca repetido en dos o tres cuadros, e inclusive niveles).

1.2. Conceptos

Desde hace mucho tiempo, el hombre ha estado consciente que la única forma de ser eficiente es a través de la organización de los recursos que tiene un organismo social. La palabra organización proviene del griego organon (‘instrumento’). En realidad, la organización es el instrumento más importante dentro del proceso administrativo. En esta etapa, el administrador establece funciones y responsabilidades, además de coordinar todos los elementos que intervienen en la creación de una estructura y un escenario de trabajo eficientes.

El concepto organización tiene dos acepciones:

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1. Como sinónimo de institución, organismo o empresa. Así, decimos que Organización Radio Centro es una institución radiofónica de gran aceptación nacional.

1. Como función. Hace referencia a la estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

El propósito de este curso es estudiar la organización como función. Con este fin, presentamos a continuación varias definiciones sobre la dimensión administrativa de la organización, que seguramente ofrecerán un margen amplio para comprenderla.

Samuel L. H. Burk dice que la organización es el análisis y agrupamiento de todas las actividades fundamentales para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, con el propósito de proporcionar una estructura de responsabilidades y deberes. O. Sheldon afirma que es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecución; de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles. Por su parte, Koontz y Weihrich la califican como una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos. Terry y Franklin la definen como el acto de establecer relaciones óptimas de comportamiento entre las personas, de modo que puedan trabajar juntas eficientemente, y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas en condiciones ambientales dadas, con el propósito de alcanzar alguna meta. Petersen y Plowman sostienen que es un método de distribución de la autoridad y responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos de comunicación entre los grupos. Por último, Guillermo Gómez Ceja dice que es la función de crear o proporcionar las condiciones y relaciones básicas previas a la ejecución efectiva y económica del plan.

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