ARCVCHIVO CENTRAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO CENTRAL

Regular todo el acervo documental producido y recibido en la institución, en el Cumplimiento de sus funciones; así como el asesoramiento en la organización y Administración de los archivos de gestión de cada oficina.

Velar por la protección, y conservación del patrimonio documental centralizado en el archivo.

MISIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL:

Administrar el acervo documental de todo, Para promover la reducción de costos en espacio físico en la entidad, para la defensa institucional, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.

DISPOSICIONES GENERALES

El archivo central es una unidad administrativa, dependiente de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa.

FUNCIONES OPERATIVAS:

1. Transferencias o remisiones

2. Organización de los Fondos (clasificar, ordenar, identificación o signatura)

3. Descripción (inventarios, índices).

4. Administración Computarizada de Información.

5. Conservación.

6. Administración y Servicio

7. Selección y Eliminación.

NORMATIVAS:

1. Establecer normas y directrices en materia archivística en la institución, Mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.

2. Implantar un Sistema de Archivo Unificado Orgánico funcional y Por asunto.

3. Brindar capacitación en materia archivística a los Archivos de Gestión y Central.

4. Establecer el plan de conservación y eliminación documental Conocido como Programa de control documental, o bien Tablas de Plazos de conservación documental), mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación.

FUNCIONES GENERALES DEL ARCHIVO CENTRAL

Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley y su reglamento.

Centralizar todo el acervo documental, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos establecidos en las Tablas de retención y de Conservación Documental de cada oficina.

Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y

Facilitar la documentación producida con menos de 20 años de haberse originado

En las diferentes unidades y dependencias.

Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio, preparando índices, guías e inventarios.

Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina

Que conforma la empresa a partir de los cinco años anteriores al actual, de conformidad con la vigencia establecida en las Tablas de Plazos de Conservación.

Obtener copias o reproducciones de documentos editados por algunos departamentos o dependencias de completar las series de documentales.

Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.

Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES

En el archivo central se presentarán dos procesos: el administrativo y el archivístico. Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro del objetivo del archivo.

PROCESO O FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

Las políticas administrativas del Archivo Central las dictará la Dirección

Administrativa y Financiera, en concordancia con las políticas que dicta la

Dirección.

PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

PROCEDIMIENTOS

ACOPIO O REUNION:

1. Mediante las listas de remisión las oficinas del Ministerio

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