AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y PUBLICA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración de documentos que se da a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, hace referencia a la generación de información y producción de documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y PUBLICA

Actividad Privada.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel, aunque en la actualidad se complementan con los soportes electrónicos (Disketes, CD). De acuerdo a esto, considera a la oficina “como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde el producto puede estar representado por una póliza o por un cheque”. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre las diferentes direcciones. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son datos que se registran, procesan y se utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y se comunica.

FUNCIONES

Preparación de registros e informes.

Archivo de los registros y demás documentación.

Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos

los niveles de una empresa. Luego que se registra y procesa la información, esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, y controlar las actividades, además como fuente de información para la toma de decisiones.

De acuerdo al autor Alberto Lardent, la oficina es una función y para este caso específico, ofrece servicios de organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir y organizar la acción siguiente.

FUNCIONES:

Las funciones de la oficina se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información de la que se dispone y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de la toma de decisiones. Específicamente, las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla a fin de que la misma produzca un resultado. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. En tal sentido, se plantea el problema del almacenamiento y sobredimensión de información, no obstante, para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales de que se dispone.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente, cuyo propósito es proporcionar los datos e información que se requieren, a fin de alcanzar el objetivo deseado. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Estos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control y Retroalimentación.

Entre los insumos o Recursos tenemos: Recursos Humanos, Recursos Materiales, Recursos Financieros e Información. En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

Uno de los más importantes dentro de esta gamma es el Recurso Humano que constituye un insumo básico de un sistema de información, ya que permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse dentro del sistema. Además genera los elementos para programar y poner en ejecución el sistema diseñado, asimismo, se puede realizar un seguimiento de la implantación del mismo y a través del cual puede controlarse el producto real del sistema y realizar los ajustes necesarios que lleven a alcanzar los objetivos esperados.

En cuanto a los Recursos Materiales, están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se diseña y se pone en práctica el sistema. Es decir, se refiere a la instalación del sistema, los equipos y el local donde funcionará la organización.

Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos.

En lo que se refiere a la Información, de acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elaboración ésta puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. La información como insumo va a llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados para transformarse en materia prima. Con esta información previamente detectada como necesaria se pueden realizar los informes de las ventas totales que se realizaron durante el mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual).

Los canales y portadores de información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO

PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el resultado esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las unidades jerárquicas.

Estas unidades en los distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación, análisis, sistematización y elaboración y distribución de la información, teniendo siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de informaciones parciales.

PRODUCTOS

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para Inversiones.

CONTROL

Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).

RETROALIMENTACIÓN

Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.

La negativa se refiere al flujo de información sobre

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