ASISTENCIA Actividades asignadas por su jefe inmediato.

ETAPA DE ASISTENCIA TÉCNICA

1. Actividades asignadas por su jefe inmediato.

Las actividades que fueron asignadas por el jefe inmediato fueron realizadas con la mayor eficiencia posible, con la finalidad de buscar el beneficio de la institución; dentro de las realizadas se mencionan las siguientes:

• Revisión del código personal en los listados de los alumnos del nivel medio.

• Los códigos personales de los estudiantes se verifican por listados de grados y secciones; se corrobora si los datos obtenidos son correctos.

• Organización de la papelería de los estudiantes del nivel medio inscritos.

• Los expedientes revisados llevaban una lista de cotejo donde se verifica la papelería de los estudiantes y los documentos que deben llevar cada uno de los folders para llevar un control de que alumnos tienen completos,  incompletos, o pendientes de entrega de papelería al establecimiento.

• Revisión de formatos de diplomas de graduandos 2017.

• Los diplomas de graduandos se revisan en base a un formato autorizado, se verifica que no tenga errores ortográficos, de espacios o estén manchados para que realicen el siguiente proceso de firma, sellos de establecimiento y la departamental.

• Elaboración de hojas de servicio pendientes.

• Las hojas de servicio del personal docentes deben contar con ciertos datos los cuales fueron proporcionados por la coordinadora y directora para evaluar a cada docente de los cuales estaban pendientes de evaluar.

• Revisión y redacción de certificados generales del nivel medio pendientes.

• Los certificados generales de graduandos  que están pendientes fueron nuevamente redactados debido a que se borraron algunos datos en el sistema por virus, por esta razón se volvió a digitalizar toda la información perdida.

• Revisión de expedientes que necesitan equivalencias del nivel medio.

• Los expedientes de equivalencia se trabajaron por aparte, se realizó un listado de todos los estudiantes que necesitan equivalencias, especificando los grados que necesitan equivalencias, se sacaron dos copias del certificado de RENAP, dos copias de los certificados de los grados promovidos y copia de los acuerdos y artículos para realizar el proceso de equivalencia.

1. Actividades realizadas por iniciativa propia.

• Corrección de nombres y apellidos, códigos personales de los listados de los alumnos del nivel medio.

• Se verificó en una nueva lista, que los nombres completos de los estudiantes estuvieran bien escritos y que los códigos personales fueran los correctos, además se adjuntaron estudiantes que faltaban de enlistar en las nuevas listas de cada grado y sección.

• Organizar los expedientes de todos los grados y secciones del nivel medio.

• Los expedientes se organizaron siguiendo el orden alfabético de los listados y separando por grados y secciones ya establecidos por institución educativa.

• Realización de listado de alumnos pendientes de papelería.

• Se verifico que alumnos están pendientes de alguna papelería y se les envió circular a los padres de familia.

• Realización de listado de alumnos pendientes de inscripción.

• Se elaboró una lista de cotejo en la cual se lleva un control de todos los documentos que entran y salen de la oficina, y si es el caso de retiro de expedientes el encargado o padre de familia debe firmar  y dejar copia de DPI, para que quede una constancia de lo retirado.

• Identificación de todos los Leith

• Fueron identificados los Leith para que tuvieran una mejor presentación y evitar la pérdida de tiempo al estar revisando Leith por Leith para encontrar documentos administrativos que se requieren.

• Verificación de listados de alumnos ya inscritos en el sistema SIRE del MINEDUC.

• Se verificó que todos los estudiantes del nivel medio estuvieran inscritos en el Sistema de Registros Educativos del MINEDUC.

• Orden y Limpieza de la Dirección:

• En dirección se ordenaron documentos, folder, cajas, etc; se sacudió el polvo generado por la falta de una buena limpieza. También se despejo el área de trabajo en este caso escritorios ya que se encontraban llenos de papeles  esto le dio una mejor presentación y espacio para trabajar en la oficina de dirección y secretaria.

• Orden de datos en la Computadora:

• Se ordenaron los documentos de la computadora en carpetas para llevar un mejor control sobre los formatos y papelería con la que contaba.

• Atención al cliente, en este caso a los padres de familia y personas particulares.

• Cuando las personas se acercaban a la oficina de secretaria y dirección se les daba la atención necesaria por si necesitaban  información, dar solución a un posible caso, pagar alguna cuota pendiente o colegiatura, o si necesitaba alguna papelería se les proporcionaba.

1. Primera reunión con el personal para dar a conocer el proyecto y crear los medios de enlace (redes: material de apoyo) respectivas

En esta primera reunión se dio a conocer a la Licda. Lidia Aracely López Aguilar directora del establecimiento, a la Licda. Jaira Maribel Morales Aguilar sub-directora y a secretaria y coordinación sobre la necesidad de llevar una organización y control en la Implementación de los Expedientes En El Establecimiento Educativo.

Sensibilizando  al personal sobre la importancia de un buen manejo de documentación donde se encuentra almacenada toda la papelería de cada estudiante e información del establecimiento.

En dicha reunión se dio a conocer  el proyecto y lo que se pretende lograr a las personas mencionadas para poder ayudar a mejorar el funcionamiento de la organización de expedientes ya que estos documentos se deben conservar debidamente ordenados y clasificados; realizando un registro digital en Excel de lo que se encontrara archivado a través de listas de control para ingreso y egreso de papelería de los estudiantes, entre otras gestiones administrativas educativas que se realicen en la institución.

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