ASPECTOS Y RASGOS QUE CONFORMAN EL ORGANIGRAMA

ASPECTOS Y RASGOS QUE CONFORMAN EL ORGANIGRAMA

El área comercial presenta una estructura de departamentación combinada, en la que se desarrollan varias formas de departamentación a razón de las necesidades que han ido siguiendo con el crecimiento de la empresa. Partiendo del nivel más elevado, La Dirección comercial se apoya en los órganos que dirigen las distintas funciones del departamento con la autoridad suficiente para no bloquear el proceso de toma de decisiones. Es decir, cada órgano puede decidir sobre aquello que le compete liberando tiempo para otros asuntos que posiblemente serán tratados en comité, pues normalmente las estrategias elaboradas por el departamento de marketing precisan de la visión e información de los responsables de ventas, delegados de zona, subzonas, gerentes de actividad y estado de la logística en cuanto al nivel de servicio y aceptación.

Todo ello, y teniendo en cuenta que la empresa en cuestión queda enmarcada en la gran empresa multinacional y no en la pequeña ni mediana, la concentración o el grado de autoridad mantiene un nivel justo y equilibrado. Tal observación no es fruto de meras suposiciones, sino de la motivación y el espíritu emprendedor de los responsables en sus distintas áreas.

Departamento comercial y vínculos

Inicialmente se dio paso a la división territorial de la geografía española en un total de ocho zonas. Cada una de estas áreas geográficas abarca un grupo de provincias que por su situación de proximidad, su nivel de riqueza, las vías de comunicación y estructura así como los rasgos característicos en cuanto a clientes se refiere, han sido enmarcadas dentro de un área u otra. A título de ejemplo, podemos nombrar una, la zona de Baleares, la cual queda incluida conjuntamente con la de Cataluña aunque puede resultar raro si se contempla tal zona como a un mercado un tanto aislado (generalmente vía marítima o aérea como medio de logística para las fábricas de la península a las islas) aunque con gran actividad del sector de la construcción lo cual implica gran consumo de producto eléctrico.

Las grandes zonas se denominan delegaciones y a cada una se le asigna un delegado o responsable. También se determinarán unas subdelegaciones casi solapadas con las provincias españolas, cuyo objetivo persigue (siempre teniendo en cuenta que la subdelegación trabaja con la delegación):

• Un conocimiento casi local del territorio.

• Trato más personalizado con los clientes.

• Mejora efectiva de la tasa de servicio en cuantos casos específicos.

• Facilidad y mejora en la agilidad de visitas por parte del subdelegado y comerciales

• Conocimiento de la presencia de competidores en la zona

• Posibilidad de acceder a información constatada directamente respecto a clientes y sus evoluciones u actividades con sus clientes. Es decir, acciones de nuestros clientes distribuidores hacia los suyos (cliente final) que nutren al departamento de marketing.

Los equipos de ventas disponen de comerciales que se encargan del mantenimiento de la relación con aquellos clientes que están clasificados como distribuidores de nuestras marcas, es decir casi fidelizados.

Por otra parte, cuentan con los promotores que con acciones muy directas en la oferta a posibles clientes o cualquier proyecto de obra que llegue a su conocimiento, dedican la mayor parte de su tiempo a la captación de éstos (clientes potenciales) procurando ganar mercado.

Otro aspecto a destacar, es el apoyo de personal muy bien cualificado que no figura dentro del equipo comercial pero si como “personal de producto” que asesora al distribuidor mediante jornadas de formación para sus empleados o bien explicación y exposición de los nuevos productos. Pues es primordial que el distribuidor pueda vender y promocionar (también) sus productos y para ello debe tener empleados bien formados y al corriente de las innovaciones.

El departamento de distribución tiene un papel trascendental en el organigrama comercial. La relación con el comercial es intensa, pues los delegados responden ante el responsable de la distribución de toda España en cuestiones de relaciones con los clientes y demás que nombraremos más adelante.

Los clientes están clasificados por grupos y categorías que ayudan a distinguirlos a la hora de negociar con ellos, los nuevos descuentos entre otras cosas. Básicamente las siguientes premisas nos darán una visión de la importancia de la relación entre un departamento y otro:

• El responsable de marketing de distribución necesita toda la información posible para emprender y analizar el mercado y comportamiento del sector. A parte de la propia información y la conseguida con la ayuda de consultorías externas, los comerciales facilitan aquella que por su carácter subjetivo, normalmente no obra en posesión de todos los profesionales.

• Los objetivos de ventas o compromisos que adoptan los distribuidores con la empresa, acerca de las cifras o el volumen de compra que alcanzarán son gestionados y determinados por distribución.

• La política de Rappel otorgado a aquellos clientes que son conceptuados distribuidores de nuestras marcas y no compradores “no fieles”, dependerá del volumen de compra alcanzado durante el año anterior.

• Las delegaciones tienen asignadas unas cuotas o niveles de facturación que deberán alcanzar, por ello, el delegado como responsable de zona que es, puede a veces consultar y necesitar ayuda de apoyo por parte del director de distribución.

• Las bases de datos registran las propuestas de pedido que realizan los comerciales desde su delegación.

• El registro de las condiciones de pago y apertura de fichas de nuevos clientes o bien modificaciones de las mismas se realizan con la aprobación del director de distribución, de las propuestas remitidas por la delegación.

Por otro lado, existen departamentos y funciones que son de vital importancia para dar fuerza al equipo de ventas, por ejemplo, un buen servicio de logística. El departamento comercial debido a que guarda una relación directa con el cliente, también debe cuidar que cada uno de los compromisos adoptados para con los clientes, se mantengan. Algunos de los aspectos logísticos que hay que cuidar para no dificultar las relaciones comerciales, son los siguientes:

• Cumplir los plazos de entrega.

• Cuidar el embalaje de los productos.

• Evitar desperfectos producidos por el transporte, es decir contar con un buen transportista.

• Evitar confusiones en el destino de la entrega.

• Conseguir una logística flexible (dentro de lo posible) para responder a necesidades que le puedan surgir al cliente.

Actualmente, los sistemas informáticos son imprescindibles no sólo para la gestión de pedidos y para las bases de datos de los clientes, sino para los nuevos métodos comerciales. En algunos casos al comercial se le asigna un ordenador portátil en el que puede incluso llevar material informático, CDs en los que llevan catálogos de muestras con fotos escaneadas, las tarifas e incluso programas de aplicación para productos industriales (demostraciones). Pero además para evaluar su rendimiento pueden utilizar programas adecuados a sus necesidades a nivel de Software y también, normalmente cuando están en la delegación, para grabar los pedidos y abrir nuevas fichas en la base de datos común a toda la empresa, se conectan a la red informática de ésta.

En definitiva, el departamento comercial consulta a los informáticos cualquier duda o problema con la red o base de datos, así como aquellas propuestas de los comerciales u de otros departamentos que trabajen en algún proyecto en comité para elaborar un programa que las acoja.

El departamento comercial sobre todo la dirección comercial, a veces precisa la colaboración del departamento de comunicación, cuya función en la empresa además de las básicas, puede consistir en preparar jornadas o convenciones de los distribuidores clientes de la empresa y en algunas fechas señaladas, hacer los preparativos para las ferias de material eléctrico. También la publicidad compartida entre fabricante y distribuidor, la expuesta en el lugar de venta o almacén del cliente y el merchendasing se realizan en colaboración con otros departamentos, en estos casos con el departamento de distribución y comunicación en ocasiones.

Como es el proceso de selección de los vendedores? Elaborar / estudiar el perfil del vendedor.

Para cualquier empresa, resulta importante tener una buena plantilla de vendedores, pero destacar en particular, aquellas que se encuentran en el sector industrial. Los productos mayoritariamente que provienen de tal sector suelen tener una especialización y caristia del producto a vender superior que cualquier producto que provenga de otro sector. Con esta breve introducción queremos dar a entender que evidentemente no tendrán las mismas características por ejemplo: no es lo mismo una persona que vende coches con otra que venda prendas de vestir.

S.E.I. se encuentra dentro del primer sector citado (el sector de la industria). Cuando nosotros requerimos una nueva persona como vendedor en plantilla la organización funciona de siguiente manera:

Esquema:

Presidente.

Vice-presidente.

Asesor financiero.

Vendedor más) R.R.H.H. (Recursos humanos)

Responsable de ventas y dirección comercial (Acuden a)

Por lo tanto, el monopolio de selección de personal es llevado por el departamento de R.R.H.H. de la delegación central establecida en Barcelona.

Los procedimientos de selección son distintos según

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