Acces

& I In nt tr ro od du uc cc ci ió ón n: :

Dada la utilización de las aplicaciones de ofimática en la sociedad, y por tanto,

en particular en el mundo de la educación, se hace necesario los conocimientos básicos de tales aplicaciones, por parte de los docentes. Además, en el caso particular de los profesores de Secundaria, no solo se requieren conocimientos básicos para la tarea docente, sino que también, en ocasiones se debe de enseñar a los alumnos, bien sea con motivo de impartir la materia optativa de Informática, o bien, por la utilización de software en las distintas materias de Secundaria. Unas de las aplicaciones muy útiles, de las cuales los docentes pueden efectuar TAREAS DE ORGANIZACIÓN, son las bases de datos, y en particular, debido a la implantación del paquete de ofimática OFFICCE, conviene conocer el manejo y utilización de MICROSOFT ACCESS, que aunque actualmente se utiliza la versión 2007, para su aprendizaje puede valer cualquier versión anterior. La elaboración de los ejercicios prácticos contribuirá a la construcción de una sencilla base de datos, que estará compuesta por tablas, consultas formularios e informes.

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Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema

o actividad específicos. Así, se pueden utilizar BASES DE DATOS para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las

se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse

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RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una

, o . Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario. Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. Todos los elementos anteriores (y algunos más, como Macros y Módulos) están organizados en Access en la ventana Base de Datos. En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente.

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/ Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la

Base de Datos en uso. O en la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos.

Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión. No obstante, ya nos detendremos en éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categorías principales disponibles.

Por otra parte, dado que el funcionamiento de una base de datos, dependerá de la construcción y del tipo de datos elegidos, será necesario que planifiquemos previamente cuantas tablas tenemos que elaborar, que tipo de datos va a contener cada tabla, que relación va ha existir entre las tablas, etc. También sería conveniente construir las tablas y relaciones de forma que en la medida de los posibles nos evitara introducir los mismos datos muchas veces, y que podamos obtener en cualquier momento la mayor información posible, de modo que sea fácil de organizar y ordenar. Teniendo en cuenta la importancia de la elaboración y construcción del diseño inicial de la base de datos, en principio no tenemos que pensar en que tipo de consultas, formularios o informes vamos a necesitar posteriormente, si no que en la construcción inicial, tenemos que centrarnos en la construcción de tablas y relaciones.

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& & E Ej je em mp pl lo o: :

Imaginemos que impartimos tres cursos de Informática: WORD, EXCEL Y ACCESS, y que tienen 20, 22 y 19 alumnos respectivamente. Si conocemos sus nombres y sus teléfonos de contacto, lo ideal sería hacer tres tablas, denominadas WORD, EXCEL Y ACCESS, que contengan a los alumnos o alumnas, y sus números de teléfonos:

CURSO DE WORD

ALUMNOS/AS TELÉFONOS SANTAINES DIAZ SERGIO 644810437 ALVAREZ HEREDERO NOELIA 950524110 GONZALEZ ZARRANZ DANIEL 967895334 RICO RODRIGUEZ LAURA 967702714 BARTOLOME LOPEZ MARISA 967641198 SANCHEZ PASTOR ESTANISLAO 967747858 RODRIGO ZAMORA JOSE LUIS 967847111 MARTIN GONZALEZ LUIS MIGUEL 967514271 BALLESTEROS DUQUE MARIA 967141434 CORRAL VILLALBA MARTA 837235269 AGUILAR PEREZ ANTONIO JOSE 967674405 RUIZ RUBIO JOSE LUIS 967267732 HERNANDEZ SANZ JUAN DE 967985762 PIQUERAS SANZ ANA BELEN 967837264 ESCOLANO CID MIGUEL 967886818 FERNANDEZ CHANA JOSE MANUEL 967831248 MARTIN AROCA GEMA 967303084 FERNANDEZ MORILLAS FRANCISCO 967108423 GUTIERREZ MORENO CONSUELO 770617826 SANCHEZ BURELA REMEDIOS 967542034

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CURSO DE EXCEL

ALUMNOS/AS TELÉFONOS CORREA CARRASCO ANTONIO 967335448 GARCIA AMADOR ANGEL 967550186 TARANCON OLMEDO ISABEL 967148627 BAUTISTA NUÑEZ ROCIO 967483387 PARRES PEREZ REGINO 967997881

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