Administracion. Concepto de Organización. Importancia

1- Concepto de Organización. Importancia.

Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los objetivos de la organización. Este proceso presenta tanto, dos facetas: establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y como va a hacer la coordinación dentro y entre los departamentos de la misma.

Importancia.

- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2- ¿Cuáles son las funciones que cumple la unidad de O y M en la empresa?

- Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

- Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

- Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

- Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

- Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

- Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

- Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

- Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

- Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

- Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo.

3- ¿Por qué se considera compleja para la administración la unidad de O y M?

El avance incesante de la complejidad en la administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

4- Comenta la siguiente afirmación: “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimiento y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”

Este sistema que se utiliza para la mayor eficiencia y simplicidad es una teoría de la organización y métodos, la cual hace que los trabajos sean más fáciles de realizar y con mayor rapidez.

5- ¿Qué estudia la organización y métodos en la estructura de la empresa?

La organización y métodos estudian los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

6- Pregunta de compresión: ¿Por qué es necesario emplear la unidad de organización y métodos, si el deber de los administrativos es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados?

Mediante esta unidad los administradores adquieren conocimientos necesarios de la organización y métodos y así sean capaces de dirigir un departamento si ayuda, haciéndose responsables totalmente de sus actividades.

7- Citar las ventajas principales que otorga la unidad de organización y métodos en la estructura de la empresa.

- La Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

- Desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el porqué de ello.

- Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.

- Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

- Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

- Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa

8- Citar las desventajas principales que otorga la unidad de organización y métodos en la estructura de la empresa.

- La carencia de un programa de Organización y Métodos en las dependencias públicas y muchas veces en las privadas, no permite el desarrollo de las actividades con la máxima eficiencia.

- Hay una gran escasez de personal calificado para trabajar en el departamento de Organización y Métodos.

- La resistencia al cambio del personal que labora en las organizaciones.

9- Comenta la siguiente afirmación: “El termino organización y métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración en cada empresa”

El término O y M consiste en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios practico para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, la facultad de adaptarse a los cambios. Y por otro lado conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

10- ¿Cuáles son los objetivos de la organización y métodos?

Servir: de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

Analizar: los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

11- Exponer brevemente el origen de la organización y métodos, y su aplicabilidad en las empresas.

La primera fase (1917-1964): se inicia con la creación de los departamentos administrativos, y termina con la instalación de las unidades de O y M en toda la administración.

Segunda fase (1965): Se dedican a modernizar la Administración e Introducen las técnicas administrativas Experimentales en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de La estructura como el funcionamiento.

Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1) Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.

2) Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.

3) Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.

12- ¿Cómo se divide las fases que va a desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización?

a- Fase de desarrollo (Inicio): Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b- Fase de desarrollo (Intermedio): En este nivel de actividad recurren las

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