Administracion

1- Concepto de Organización. Importancia.

Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los objetivos de la organización. Este proceso presenta tanto, dos facetas: establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y como va a hacer la coordinación dentro y entre los departamentos de la misma.

Importancia.

- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2- ¿Cuáles son las funciones que cumple la unidad de O y M en la empresa?

- Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

- Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

- Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

- Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

- Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

- Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

- Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

- Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

- Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

- Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo.

3- ¿Por qué se considera compleja para la administración la unidad de O y M?

El avance incesante de la complejidad en la administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

4- Comenta la siguiente afirmación: “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimiento y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”

Este sistema que se utiliza para la mayor eficiencia y simplicidad es una teoría de la organización y métodos, la cual hace que los trabajos sean más fáciles de realizar y con mayor rapidez.

5- ¿Qué estudia la organización y métodos en la estructura de la empresa?

La organización y métodos estudian los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

6- Pregunta de compresión: ¿Por qué es necesario emplear la unidad de organización y métodos, si el deber de los administrativos es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados?

Mediante esta unidad los administradores adquieren conocimientos necesarios de la organización y métodos y así sean capaces de dirigir un departamento si ayuda, haciéndose responsables totalmente de sus actividades.

7- Citar las ventajas principales que otorga la unidad de organización y métodos en la estructura de la empresa.

- La Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

- Desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el porqué de ello.

- Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.

- Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

- Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

- Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa

8- Citar

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