Acta de Entrenamiento y llamado de atención PJ BIMA

Acta de Entrenamiento y llamado de atención PJ BIMA

Siendo las 6:36 AM del día jueves 9 de julio de 2015, al llegar al punto de venta se evidencia que el dinero de la venta del día anterior se encuentra en el rack de corte al lado de las cajas de pizza, adicional se encuentra una chaqueta encima del rack y la papelería del día anterior fuera de los sobres y sin archivar, el cierre fue realizado por el administrador José Andres Guerra Guzmán, se procederá a realizar un fuerte llamado de atención al administrador, se retroalimentará y se hará plan de acción y recapacitación por escrito del administrador en la correcta realización de estos procedimientos, para poder garantizar la seguridad del punto de venta, el correcto manejo del efectivo del punto de venta y la pronta entrega de la papelería.

Realizo: Recibe:

Mario A .Melo José Andres Guerra Guzmán

Coordinador Zona Centro Administrador PJ BIMA

MANEJO DE EFECTIVO.

Buenas tardes, uno de los recursos más valioso y delicados de la compañía es el efectivo, el cual se comprende:

1. La base para cambio.

2. La base de caja menor.

3. La venta en efectivo del día.

4. Los vouchers originales firmados por los clientes.

5. Los bonos que afecten nuestras ventas.

El manejo del efectivo es una responsabilidad del administrador del punto de venta, él es la única persona que puede tener acceso a la caja fuerte y la clave de esta solo la deberá tener el adicional él debe velar porque todo el personal que este a su cargo:

• Conozca todas las normas y procedimientos del manejo del efectivo en el punto de venta.

• Realice todos los cursos de CORNERSTONE de manejo de dinero, servicio al cliente, dinero, ventas y entrega de pedidos.

• Realice todos los cursos de VA sobre el manejo de efectivo y uso de datafonos.

Al no hacer un buen uso del manejo del efectivo, podremos exponer la vida de nuestro personal y la de nuestros clientes, por eso es muy importante seguir al pie de la letra los siguientes procedimientos:

1. Base Para Cambio y Base Para Caja Menor.

La base para cambio de todos los puntos de PAPAJOHNS ES $1.000.000, esta base está destinada para realizar periódicamente pedidos de sencillo a nuestro proveedor autorizado, para en todo momento tengamos sencillo para darles vueltas a nuestros clientes, así mismo la base para caja menor es una base que está destinada para realizar compras pequeñas, las cuales todas tienen que estar autorizadas por el coordinador de zona, estas compras pueden ser de bombillos, suministro botiquín, extensiones, pintura, desechables y alimentos, pero todas deben ser autorizadas por el coordinador de zona antes de ser realizadas, estos dineros siempre deben permanecer en la caja fuerte y en custodia únicamente del administrador encargado del punto de venta.

2. Ventas del Día.

Las ventas del día son todos aquellos dineros en efectivo, vouchers originales firmados por los clientes y bonos que afecten nuestra venta; el manejo de estos recursos debe ser muy minucioso y no se deben desviar nunca los procedimientos para manejarlos:

• Los vouchers originales firmados por los clientes se deben enviar todos los días en el sobre de la papelería del dia en cuestión, se deben enviar con el original del cierre del datafono y se debe guardar siempre una copia de cada cierre y adjuntarla con el consolidado en la AZ del punto de venta de reportes diarios.

• Los bonos el original se deben enviar todos los días en el sobre de la papelería del día en cuestión y se debe guardar siempre una copia de cada bono y adjuntarla con el consolidado en la AZ del punto de venta de reportes diarios.

• El efectivo, siempre se debe depositar en la caja fuerte con un testigo y dejarlo relacionado firmado en la bitácora del punto con firma del testigo si no hay un banco abierto para consignarlo, está completamente prohibido dejar el dinero de la venta en las gavetas de las cajas, en la cajilla de seguridad, en los lockers en cualquier otro lugar que no sea la caja fuerte del punto de venta, la cual solo debe ser abierta por el administrador del punto de venta con un testigo que ratifique los dineros que encontró dentro de ella, y también deben dejar constancia por escrito de lo que encontraron con firma del testigo que ayudo en el conteo de estos dineros

3. Consignaciones.

El punto de venta debe consignar todos los días antes del mediodía, las ventas del día anterior en el BANCOLOMBIA más cercano, bajo ninguna circunstancia se pueden dejar de consignar diariamente las ventas del día, para consignar se deben seguir las siguientes indicaciones:

• Se debe consignar todos los días antes del mediodía las ventas del día anterior.

• Debe ir en taxi dos personas siempre a consignar, por ningún motivo puede ir solo una persona.

• Las personas que vayan a consignar antes de salir deben verificar a cantidad de dinero que lleven y que no haya ningún billete falso.

• Las personas que vayan a consignar deben estar capacitadas para llenar una consignación y/o para suministrar cualquier dato de la compañía (Número de Cuenta, Tipo de Cuenta, Código de Convenio, Referencia de Pago, Nit… etc.).

• De ser posible y si hay un Bancolombia cercano se debe realizar dos consignaciones, la de la mañana con las ventas del día anterior y otra en la tarde con las ventas del almuerzo.

• A las consignaciones debemos sacarle fotocopia, la original se debe enviar todos los días en el sobre de la papelería y la copia de cada consignación se debe adjuntar con el consolidado, en la AZ del punto de venta de reportes diarios.

• Adicional se debe enviar una imagen de la consignación ya sea por mail o por WHATSAPP al coordinador de zona todos los días inmediatamente después de que se haya realizado.

• De no seguir estas indicaciones el único responsable de lo que puede pasar con el dinero de la compañía es el administrador del punto de venta, ya que él es

...