Aduanera Capricornio

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

E.A.P. ADMINISTRACION

[pic 3]

Contenido

1.        DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA        

2.        PROCESOS CANDIDATOS        

PRIMER PROCESO: PROCESO DE SELECCIÓN DE CLIENTES        

SEGUNDO PROCESO: PROCESO DE REQUERIMIENTO DE SISTEMAS        

TERCER PROCESO: PROCESO DE REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO        

3.        SELECCIÓN DEL PROCESO        

4.        MISIÓN DEL PROCESO ACTUAL        

5.        AMEBA DEL PROCESO ACTUAL        

6.        CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS        

7.        PROBLEMAS PRINCIPALES DEL PROCESO ACTUAL        

8.        DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO ACTUAL        

9.        FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO ACTUAL (ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN)        

10.        FLUJOGRAMA DE SUB PROCESO: REGISTRO DE FACTURAS CANCELADAS        

11.        DIAGRAMA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ACTUAL (DAP)        

12.        ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SOPORTE AL PROCESO ACTUAL        

13.        INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL        

14.        CONCLUSIONES DEL PROCESO ACTUAL        

15.        RECOMENDACIONES DEL PROCESO ACTUAL        

16.        PROCESO MEJORADO        

NUEVA MISIÓN DEL PROCESO        

IDENTIFICAR LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS        

BENCHMARKING A INTER ANDEAN TRADING S.A.C.        

NUEVO DIAGRAMA DE BLOQUES Y NIVELACIÓN        

NUEVO MODELO DEL SUB-PROCESO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS        

NUEVO DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS        

DESCRIBIR HABILITADORES DEL NUEVO PROCESO        

PLAN DE IMPLEMENTACION        

EVALUACIÓN FINANCIERA        

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

EMPRESA ADUANERA CAPRICORNIO

Aduanera Capricornio S.A. se encuentra ubicada cerca del Terminal Marítimo del Callao y a escasos 15 minutos del Terminal Aéreo por lo que podemos brindar cualquier tipo de servicio, ya sea de exportación o importación

Estamos asociados a entes gremiales de nuestro país tales como La Cámara de Comercio de Lima, La Asociación de Agentes de Aduanas del Perú (AAAP), entidades que promueven el comercio exterior del Perú. 

[pic 4]

DATOS DE LA EMPRESA

• Razón Social: ADUANERA CAPRICORNIO S.A AG DE ADUANA
• Nombre Comercial: ADUANERA CAPRICORNIO S.A.
• Registro Único del Contribuyente (RUC): 20269413931
• Tipo de Empresa: SOCIEDAD ANONIMA
• Estado/Condición: ACTIVO
• CIIU - Sector Económico: 74996 - OTRAS ACTIVIDADES EMPRESA.
• N° de Trabajadores: 94

1. PROCESOS CANDIDATOS

PRIMER PROCESO: PROCESO DE SELECCIÓN DE CLIENTES

Este proceso consiste en realizar la respectiva prospección  y evaluación de las características de los clientes para poder seleccionar al más adecuado para la empresa.

[pic 5]

[pic 6]

[pic 7]

SEGUNDO PROCESO: PROCESO DE REQUERIMIENTO DE SISTEMAS

En este proceso se realiza el mantenimiento respectivo y soporte técnico al área de sistemas para su posterior análisis y evaluación.

[pic 8]

[pic 9]

[pic 10]

TERCER PROCESO: PROCESO DE REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Este proceso consiste en el adecuado transporte y archivo de la documentación recibida para realizar las gestiones correspondientes con los documentos de los clientes.

[pic 11]

[pic 12]

[pic 13]

1. SELECCIÓN DEL PROCESO

[pic 14]

1. MISIÓN DEL PROCESO ACTUAL

Control y seguimiento de los documentos emitidos por la empresa para los clientes, para un buen manejo de cuentas posteriores con los mismos. Así de esta manera gestionar un proceso de cobranzas rápido y efectivo, que creara buenos lazos de próximas negociaciones.

1. AMEBA DEL PROCESO ACTUAL

[pic 15]

1. CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS

[pic 16]

REQUERIMIENTOS

• CLIENTES INTERNOS: Información de facturas, así como también la información sobre pedidos con sus respectivas fechas ordenada por cliente
• CLIENTES EXTERNOS: Las empresas que han cancelado sus facturas pueden necesitar dicha documentación y es obligación de Aduanera Capricornio entregárselo a la brevedad posible.

1. PROBLEMAS PRINCIPALES DEL PROCESO ACTUAL

[pic 17]

1. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO ACTUAL

[pic 18]

1. FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO ACTUAL (ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN)

[pic 19]

1. FLUJOGRAMA DE SUB PROCESO: REGISTRO DE FACTURAS CANCELADAS

[pic 20]

1. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ACTUAL (DAP)

[pic 21]

1. ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SOPORTE AL PROCESO ACTUAL

Lo que realmente distingue una empresa de otra es la atención que ofrece a sus clientes. Ahí es donde se ve que empresa se está comprometida con lo que hace pero sobretodo con lo que ofrece.

Es por esto que en nuestra opinión, sobre el soporte técnico es algo importante a la hora de dar un servicio de esta categoría.

Antes de entrar a detallar el problema con la tecnología veamos los problemas más comunes que nos podemos encontrar cuando escribes al soporte técnico de muchas empresas:

• Respuestas equivocadas.
• Personal no cualificado.
• Falta de empatía con los problemas de los clientes.
• Sensación de abandono, emails ignorados.
• Abandono total los fines de semana y las fiestas.

Por eso, desde estas perspectivas podemos decir que la empresa Aduanera Capricornio, en lo que respecta el área de archivo no trabaja con un soporte tecnológico todo se da de forma manual y he ahí el problema.

Basándonos en eso el grupo decidió que se implementaría el uso de tecnología básica como la del scanner para obtener un proceso más rápido y ordenado que ayudara en los futuros inconvenientes que tenga la empresa.

Los Escáneres son rápidos, productivos y de alto rendimiento, perfectos para marketing digital, conversiones de archivos o proyectos especializados. Ahorrando así de esta manera en tiempo y costos.

1. INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL

• Número de carpetas regularizadas e ingresadas en el archivo general de la empresa.
• Control de entrega de carpetas por coordinador ingresada a archivo.
• Inexistencia de indicadores de calidad.

1. CONCLUSIONES DEL PROCESO ACTUAL

• Se observa que el proceso genera costos innecesarios con el personal encargado, ya que este utiliza tiempo en actividades innecesarias.
• Mal manejo del registro y archivo de documentos.
• Pérdida de tiempo para ordenar los documentos por cuentas de bancos y por número de movimiento, cuando solo el 1% de las empresas que solicitan sus facturas canceladas proveen datos como estos para su reconocimiento.

1. RECOMENDACIONES DEL PROCESO ACTUAL

• El equipo de investigación recomienda implementar una reingeniería para acortar tiempos y disminuir costos en el proceso.
• Evaluar la posibilidad del uso de tecnología para reemplazar los procesos manuales.

1. PROCESO MEJORADO

NUEVA MISIÓN DEL PROCESO

Tener un buen control y archivo de los documentos emitidos por la empresa para los clientes, optimizando los tiempos y costo  así de esta manera gestionar un proceso de registro rápido y efectivo, que creara buenos lazos de próximas negociaciones.

...