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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El director general de la empresa Multilateral Profesionales de la  administración SA de CV (MULPRO) el Ing. Alejandro Escudero López, cuyo objetivo central es el de importar y distribuir accesorios y refacciones para equipos de computación desde su creación en mayo de 1999, ha convocado a todos los integrantes de la empresa, con el propósito de invitarlos a iniciar un estudio de las condiciones en que se están desempeñando, ya que la competencia en el ramo ha crecido significativamente en el primer semestre del año, lo que ha minado las ventas de sus productos.

La reducción aunque mínima, del orden del 2% con respecto al año anterior, equivalente a $50,000.00, sumada a la disminución paulatina en el año, es ya del orden de los $250,000.00, esto es un 10% en comparación con el ejercicio anterior.

Actualmente Mulpro, ha enfocado sus ventas a distribuidores minoristas que operan en la zona centro de la cuidad. Sus productos, son adquiridos preferencialmente por micro y pequeñas empresas que cuentan con computadoras que requieren de estos materiales para su operación.

Para contar con el apoyo de sus clientes, la empresa otorga líneas de crédito que van de los 30 a los 90 días naturales circunstancia que ha influido en la lenta recuperación de la inversión, lo que sumado a los problemas de cobranza, han repercutido en una falta de liquidez para reinvertir en nuevos pedidos, ocasionando retraso en el cumplimiento de los pedidos, amén del efecto negativo con sus proveedores, al espaciar las compras y ampliar los plazos para cubrir el importe de los productos que adquieren.

Existe un consenso en el sentido de que la empresa necesita revisar su composición actual, un vez que se estima que en parte la falta de competitividad ha sido resultado de la perdida de oportunidades de negocio por lo lentitud de reaccionar ante la competencia.

Para afrontar esta situación, ha tomado la decisión de efectuar una revisión general del comportamiento de la empresa en todos sus ámbitos y niveles, para implementar un estudio de la organización que le permita derivar las medidas necesarias para superar la situación por la que atraviesa la empresa.

Justificación

Conforme a la observación que se ha realizado en las funciones de Mulpro S.A de C.V, la cual se dedica a distribución de accesorios y refacciones para equipo de computación; el Ing. Alejandro Escudero López convoco a todos los integrantes de la empresa, con el propósito de iniciar un estudio de las condiciones en que se están desempeñando las funciones, por esta razón se ha autorizado la realización de la presente auditoria para identificar donde se encuentran las causas de los inconvenientes y dar soluciones oportunas para optimizar las fallas de la empresa; a la vez encontrar las oportunidades de mejora que le permitan ofrecer un excelente servicio a sus clientes. La realización de esta auditoría se lleva a cabo con el fin de mejorar el desempeño de la empresa y lograr el crecimiento de las ventas y hacer frente de manera objetiva a las demandas del mercado.

Objetivo General:

- conocer la razón por la cual las ventas han disminuido del 2% al 10% anual.

Objetivos Específicos:

-Establecer mejoras para la administración y así llegar al cumplimiento de las metas y objetivos.

-analizar el entorno externo envase a los precios de la competencia.

-conocer el porqué de la disminución de las ventas.

-reducir el tiempo de línea de crédito.

PLANEACION:

Se realizara una auditoria administrativa en la empresa  Mulpro S.A. de C.V. esta auditoría se hará debido a la concurrencia de ciertos conflictos que generan una baja en las ventas, en comparación con años anteriores.

Se trata de buscar el bienestar de la empresa, basándose en las necesidades y requerimientos que la misma tiene para poder dar posibles soluciones y recomendaciones a los problemas encontrados en el transcurso de la auditoría, que desembocaran en el aumento de la productividad.

Objetivo General:

Se establecerán los métodos que se van a utilizar de manera ordenada tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos por la empresa.

Objetivos específicos:

• Identificar claramente la estructura de los procesos básicos de la organización
• Conocer el merito individual, el comportamiento y el rendimiento de los empleados
• Evaluar las responsabilidades asignadas a cada trabajador
• Facilitar la comunicación
• Entrevistas con el personal y administrador
• Observación del personal
• Evaluación del personal

Factores a revisar:

primeramente se van a determinar los factores que se consideran esenciales para el estudio de esta empresa en función del proceso administrativo.

PLANEACION:

• Visión
• Misión
• Objetivos
• Metas
• Estrategias
• Procesos
• Políticas
• Procedimientos

Propósito estratégico: Marco de actuación de la organización.

ORGANIZACIÓN:

• Estructura organizacional
• División y distribución de funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos

Propósito estratégico: Diseñar e instrumentar la estructura para el funcionamiento de la organización.

DIRECCION:

• Liderazgo
• Comunicación
• Motivación
• Grupos de trabajo
• Toma de decisiones
• Creatividad e innovación

Propósito estratégico: Toma de decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización.

CONTROL:

• Naturaleza
• Sistemas
• Procesos
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad

Propósito estratégico: Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

OTROS FACTORES IMPORTANTES A ANALIZAR:

• La competencia
• El lapso de las líneas de crédito
• Falta de liquidez
• El proceso de cobranza y gestores
• Estructura Organizacional

Investigación preliminar:

Para entrar en esta etapa se necesita tener mente clara y abierta, así mismo ser observadores, perceptivos y constructivos. Se revisara la información técnica como la información de campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados.

Para poder realizar esta tarea se debe de tener en cuenta ciertos aspectos de suma importancia:

• Determinar necesidades especificas
• Identificar los factores que requieren atención
• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue
• Estimar el tiempo y recursos necesarios

Propuesta técnica:

Naturaleza: La auditoria que se realizara  en la organización es administrativa, ya que se involucran y se analizan las diferentes áreas de la empresa.

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