Auditoria De Cuentas Por Cobrar

AUDITORIA DE

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoria a estas cuentas.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata: CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO.

CORTO PLAZO: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.

LARGO PLAZO: Su disponibilidad es a más de un año.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Patrimonial como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:

a) A cargo de Clientes y

b) A cargo de Otros Deudores

EL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR

• Facturación

• Pagos

• Nota de Crédito

•Cuentas Incobrables

FACTURACION

Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente.

PAGOS

Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza turna la información correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.

NOTA DE CRÉDITO

Se emiten cuando la empresa concede un descuento o existe la devolución de algún producto.

CUENTAS INCOBRABLES

Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionarios de mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro. Estas funciones las analizaremos en el siguiente capítulo que es el que corresponde al departamento de Crédito y Cobranza.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR

▪ Se registran todas las transacciones efectuadas. (Integridad)

▪ Se registran en la misma fecha en que se efectuaron. (Integridad, Existencia Ocurrencia)

▪ Las transacciones registradas se efectúan y autorizan y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. (Existencia, Integridad)

▪ Contienen operaciones aritméticas correctas. (Medición)

▪ Se registran por los importes que se efectúan. (Existencia, Medición)

▪ Las transacciones se registran en cuentas y subcuentascorrespondientes. (Valuación, Presentación)

▪ Los principios y normas de contabilidad son aplicados adecuadamente. (Valuación, Presentación, Revelación)

▪ Comprobar si hay una valuación permanente, respecto de intereses y reajustes del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. (Valuación, Medición)

▪ Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable. (Existencia)

▪ Obtener un análisis de vencimientos de los créditos comerciales a la fecha del balance y cruzar el total con la sumaria respectiva y el auxiliar de cuentas por cobrar, verificando la validez de todas las partidas de conciliación, de ser pertinente. (Integridad)

PRUEBAS ANALÍTICAS

Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.

• Partidas expresadas en moneda de igual poder adquisitivo.

• Examinar las variaciones de saldos o cuentas por cobrar a través del tiempo, para un periodo comparativo.

• Compare las deudas incobrables contra el porcentaje de ventas y compare contra períodos anteriores.

• Análisis del método de cálculo de la provisión.

• Corte de facturas y guías.

• Determinación y comparación de índices económicos-financieros respecto de los registrados en ejercicios anteriores, investigando las fluctuaciones anormales o poco usuales:

Razones de Liquidez

La liquidez de una organización es juzgada por la capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que éstas sevencen. Se refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes.

Rotación de las cuentas por cobrar

Mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de su rotación.

Ventas anuales a crédito = 30 000

Promedio de cuentas pendientes de cobro = 3000

Rotación de Cuentas por Cobrar = 30 000 / 3 000 = 10

El resultado representa el número de veces que las cuentas por cobrar rotan durante el año comercial.

Periodo Promedio de Cobranza

Días en el año = 360

Rotación de Cuentas por Cobrar = 10

Días de venta por cobrar = 360

Días de Venta por cobrar = 360 / 10 = 36 días.

El índice nos esta señalando, que las cuentas por cobrar están circulando 36 días, es decir, nos indica el tiempo promedio que tardan en convertirse en efectivo.

PRUEBAS DE CONTROL

Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno.

• La facturación y el registro deben ser lo más inmediato posible a las salidas de almacén por concepto de ventas.

• Conciliación mayor vs. Auxiliar.

• Aprobación de límites de crédito.

• Conciliación de compañías relacionadas.

• Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

• Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

• Comprobar que las facturas que se efectuaron al contado sus valores hayan sido depositados a la cuenta de la compañía para que esta no aparezca como pendiente y se genere unacuenta por cobrar.

PRUEBAS SUSTANTIVAS

Las pruebas sustantivas las debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas deben ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor.

La aplicación de pruebas sustantivas o pruebas a los saldos.

Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Están dirigidas usualmente a verificar el sustento de los saldos o cifras que aparecen en los estados financieros, así por ejemplo:

• Prepare y envíe las solicitudes de las confirmaciones considerando para ello saldo de las cuentas, antigüedad de saldos, volúmenes de ventas, etc. (Existencia).

• Si no se lleva a cabo el envío de confirmación de cuentas por cobrar comerciales, seleccionar una muestra de saldos de créditos comerciales y verificar los recibos de caja posteriores al cierre, la orden de entrega, las órdenes válidas de los clientes u otro procedimiento pertinente. Realizar la prueba de cobros posterior. Emplear este mismo procedimiento de comprobación para las confirmaciones no recibidas. (Existencia).

• (Valuación) Obtener un análisis de los cargos a resultados de cuentas incobrables en el período y:

- Determinar que todos los cargos a resultados significativos,sean válidos y estén autorizados.

- Revisar la corrección de las recuperaciones posteriores de créditos incluidos en la provisión.

• Revisión de la conciliación entre el libro mayor y contabilidad.

• Documentar tendencia de cobro y solicitar a la administración el porcentaje histórico de cobrabilidad sobre la facturación.

• Revisión de la suficiencia de la provisión de cuentas por cobrar de difícil recuperación.

• Evaluar la necesidad de una provisión por descuentos en ventas.

• La revisión de las guías de remisión y la verificación de las firmas de recepción de parte de los clientes.

MUESTREO DE AUDITORIA

Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (población o universo).

Aleatorio: Cuando todos

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