Auditoria Interna

III. ESTRUCTURA Y ADMINISTRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

III.1 UBICACIÓN

La ubicación del departamento debe ser la más alta ya que entre más alto mayor será la aceptación y respeto a esta función y concomitantemente mayor será la interacción con los niveles de toma de decisiones y mejor será el servicio a prestar a la organización.

El departamento de auditoría interna debe estar dentro de los primeros niveles de la organización, como posición jerárquica que le permita asegurar el cumplimiento de las responsabilidades de auditoría que le son asignadas, así los mismos niveles colaterales donde se ubique y hacia los inferiores.

La aseveración para… que se adopten acciones apropiadas con base en las recomendaciones de auditoría refuerza el contenido del comentario que antecede. A mayor nivel jerárquico el departamento de auditoría interna, mayor peso dentro de las organizaciones, y mayor respecto y autoridad encontrara sobre los hallazgos u observaciones detectadas como producto de su trabajo, así como, la aceptación a las recomendaciones o sugerencias propuestas.

En conclusión que entre más alto sea el nivel en que se ubique al departamento de auditoría interna dentro de la organización, mayor será la aceptación y el respecto a esta función, en concomitancia mayor será la interacción con los niveles de toma de decisiones, y por supuesto, mayor y mejor será el servicio que prestara a la organización.

Reportando al Contralor

En primer orden debe quedar claro que un Director general es responsable por el sistema de control interno instaurado en su entidad. Le corresponden al contralor la instauración de, seguimiento, respecto y vigilancia para que ese sistema de control interno sea necesario y eficaz.

¿Cómo lograrlo?

Una estructura organizacional ideal de contraloría estará integrada por las siguientes áreas:

Organización y métodos: en donde, entre otras actividades, se le encargara la elaboración de manuales de organización, de sistemas y procedimientos en los que invariablemente se incluyan temas relativos al control interno a observar en las funciones y actividades que regulan y norman esos manuales.

Contabilidad general: la contabilidad general es el mayor y mejor elemento de control interno de una entidad. La contabilidad capta, compendia, registra e informa todos los resultados de operación de una entidad por un periodo dado, y dice cual es su situación financiera a una fecha dada. Una entidad sin contabilidad es una entidad sin control, por tanto, depende del contralor para controlar. Por contabilidad genera se entenderá el proceso contable al que se incorpora el control presupuestal (elaborar el presupuesto corresponde al área de finanzas), vía la comparación resultados-presupuesto, y la contabilidad de costos.

Contabilidad de costos: Es la captación, compendio, derrama, registro e informe de los costos de producción. Una buena contabilidad de costos, y control de los mismos, que depende del contralor, es la que informa el costo unitario de fabricación, las desviaciones o variaciones a los costos estimados o estándares previos, identifica el porqué de esas variaciones o desviaciones, y en la que coinciden sus registros analíticos con registro mayores de contabilidad general.

Auditoría interna: es una función que cierra el ciclo de control a ejercer por el contralor. Y su justificación para ubicarla dentro de la contraloría obedece a esta función.. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles. En términos llanos, un control de controles, suena adecuado o razonable que dependa del contralor.

III.2 RECURSOS HUMANOS

Está conformado por el director, gerente, supervisor, encargado y auxiliar de auditoría. Las funciones de cada uno son: planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditorías a todas las unidades administrativas, disponer la ejecución de auditorías a las unidades administrativas y actividades de la organización que le fueron asignadas, llevar a cabo todos los trabajos de auditoría a la unidades administrativas y actividades de la organización y atender instrucciones especiales de revisión, recibir por parte del auditor encargado instrucciones específicas respecto al propósito de su revisión y como llevar a cabo el trabajo respectivamente.

Director de auditoría:

1. Descripción del puesto

a) perfil del puesto: planear, coordinar y dirigir la ejecución de auditorías a todas las unidades administrativas (direcciones, departamentos, secciones y oficinas) que conforman la organización, así como, a las funciones que dependen de ellas.

b) Principales obligaciones y responsabilidades:

 Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoría interna, lo cual incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades.

 Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoría interna.

 Planear a corto, mediano y largo plazo (de cero a una año, uno o tres años, mas de tres años, respectivamente) las actividades de auditoría interna.

 Disponer la práctica de auditorías y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a la administración y a la solución de sus problemas.

 Disponer las practica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos, en estrecha coordinación con los abogados designados para tal efecto.

 Disponer la revisión permanente a la eficiencia con que está operando el sistema de control interno establecido en la organización.

 Desarrollar un efectivo programa de desarrollo personal de auditoría interna que incluya reclutamiento, entrenamiento, evaluación de desempeño y promoción.

 Asistir a la administración con reportes individuales y resúmenes periódicos de hallazgos y observaciones de auditoría.

 Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas de auditoría, y determinar la adecuación de las acciones tomadas para su solución.

 Monitorear la preparación del presupuesto para el departamento de auditoría interna y hacerse responsable de su ejercicio.

 Coordinar la planeación de las auditorias y otras actividades de auditoría interna con los auditores externos.

 Vigilar que el comportamiento, desempeño y trabajos de sus subordinados se lleven a cabo dentro de los más altos niveles de conducta, honradez, ética personal y profesional, apego a los lineamientos y disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios institucionales.

 Ser responsable por la administración del departamento de auditoría interna a su cargo.

c) Superior jerárquico. Reporta única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido dentro del cuadro de organización.

1. Reclutamiento y selección. Las fuentes más comunes de reclutamiento de un director de auditoría inician con la propia promoción de un gerente de auditoría con los meritos, capacidades y cualidades suficientes para merecer un ascenso. Los despachos de auditores externos son una importante fuente de captación, en especial los de aquellos auditores que ya trabajaron y conocen la organización reclutante. Directores de auditoría de otras compañías que buscan un cambio o una mejora, las agencias especializadas en reclutamiento.

2. Atributos y cualidades: Contador Público, preferentemente con estudios de posgrado; técnicamente actualizado; experiencia previa indispensable; con madurez personal y profesional; casado; sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado, objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones; comentarios y observaciones; con independencia de criterio y acción; no influenciable. Don de mando y excelente relaciones humanas; alta capacidad de interacción. Probada honradez.

Gerente de auditoria

1. Descripción del puesto

a. Perfil del puesto: Disponer la ejecución de auditorías a las unidades administrativas y actividades de la organización que le fueron asignadas para auditar, de conformidad con el plan o programa general de auditoría, e instrucciones especiales o extraordinarias que reciba del director de auditoría. Mantener permanente informado al director de auditoría sobre los avances de las auditorias y los problemas principales que se van presentando.

b) principales obligaciones y responsabilidades:

Asistir al director de auditoría en el cumplimiento de sus obligaciones; cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los gerentes de auditoría.

Prever requerimientos de carga de trabajo a corto, mediano y largo plazo en las unidades administrativas y actividades que le son asignadas a auditar.

Prever requerimientos de personal para cubrir sus asignaciones de auditoría, asegurándose de que sea capaz y esté disponible para efectuar los trabajos.

Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeño de aquel segmento del plan general de auditoría que está bajo su responsabilidad.

Proporcionar asistencia técnica en la resolución de problemas especiales o complejos, que puedan surgir durante la auditoria.

Proporcionar los reportes finales de auditoría, asegurándose de que se cumplió con la normatividad y los estándares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.

Participar, evaluar y recomendar acciones apropiadas, a requerimientos específicos,

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