Auditoria

1. La administración estratégica comprende la evaluación así como el análisis profundo de la organización que permita definir una serie de componentes que logren contemplar armónicamente a la organización en un entorno ambiental, social, político y de mercados.

Es esta etapa se definen criterios tan esenciales en el desarrollo organizacional como la Misión, Visión, Objetivos de corto y largo plazo, políticas y planes. Todo esto para establecer una estrategia y asegurar de este modo el adecuado uso de los recursos, financieros, físicos y humanos que se desempeñan en la empresa.

Estos aspectos son de vital importancia ya que establecen criterios únicos de acción por parte de los colaboradores, igualmente define las acciones que se deben ejecutar para alcanzar las metas establecidas por la organización.

En cuanto a la Auditoría interna, influye de manera decisiva ya que define claramente los lineamientos administrativos y operacionales que se deben seguir en la ejecución de los procesos así como definir el ambiente de control inherente al interior de la organización.

La cultura organizacional permite en el proceso de auditoría interna entender de manera más detallada la ejecución de procesos, identificación y análisis de riesgos y por ende la planeación de un adecuado marco de control.

2. Es de vital importancia que la administración se asegure de comunicar a todo nivel los objetivos de la compañía así como las metas establecidas para que los colaboradores entiendan el por qué se dirigen los recursos y esfuerzos hacia un horizonte que para algunos no puede ser tan claro. Esto permite unificar los criterios de evaluación de procesos y encamina todos los esfuerzos hacia un bien común.

En cuanto a las metas mensurables, entendida como el traslado de los objetivos generales a unos más gerenciales definidos por indicadores, es necesario que se trasladen a los niveles intermedios y superiores, ya que estos son los encargados de traducir las cifras en hechos.

3. En cuanto a este aspecto, se considera que el gerente se debe encargar de planificar la estrategia administrativa y operativa, definir metas y objetivos con sus respectivos planes de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos. Esta planeación debe ser integral y cubrir los aspectos más básicos de cada componente ubicado en la estructura organizacional de la empresa, área o departamento.

La gerencia tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización.

4. La actividad gerencial implica la toma de decisiones de alto nivel, bajo grandes niveles de incertidumbre, cuestión por la cual es indispensable que delegue y sepa delegar las funciones que en un criterio objetivo puedan ser desarrolladas por personas con las competencias adecuadas para ello.

Lo anterior aplica a decisiones operacionales, es decir sobre actividades sobre las cuales el riesgo sea controlable y le impacto de un error sea mínimo. Pero definitivamente en la correcta delegación esta la adecuada gestión de un área. Ya que descentraliza las tareas, asigna responsabilidades y la medición de la gestión es más oportuna.

La delegación de funciones no implica una salvedad sobre las responsabilidades, es decir que el gerente es tan responsable como el colaborador que tomo la decisión, lo que debe existir es una sinergia que permita por medio de procesos de comunicación trasladar la información y asegurar un adecuado proceso de toma de decisiones.

5. Indudablemente la estructura de la organización debe ser definida por su objeto social ya que es esta la que establece propiamente en cuanto al recurso humano se refiere las necesidades en cargos y funciones que intervienen en el desarrollo de la operación.

Por ejemplo si se tuviera un departamento de Panadería, para una empresa que vende automóviles, bajo esta perspectiva la operación misma se encarga de definir áreas, perfiles, procesos y tareas que de manera clara identifiquen el tipo de organización que se debe procurar para desarrollar de manera adecuada el objeto social.

6. Los manuales de funciones y de procedimientos se convierten en un documento de consulta permanente para orientar a colaboradores de cualquier nivel en cuanto a la descripción general de cada cargo. Es por esto que debe ser lo más detallado y claro posible para que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo a fin de no causar diferencias de criterios. El objetivo de dicho manual es dar la visión detallada de un proceso o actividad y en cuanto más clara sea se delimitaran mejor los alcances de cada empleado dentro de las actividades allí registradas. Lo cual para efectos de control interno es importante al establecer límites es las funciones.

7. La alta rotación de personal es un síntoma grave en la administración del recurso humano al interior de la compañía. Este factor puede estar siendo gestado por inconformismos de los colaboradores a las políticas establecidas en matera de gestión humana y dicho malestar afecta considerablemente y directamente el ambiente de control.

Es muy importante tener trabajadores motivados que cumplan a gusto su labor en vez de aquellos que lo hacen desmotivados. Por lo cual Se considera apropiado establecer programas de promoción y ascenso, así como planes de capacitación en las áreas administrativas como mecanismo de fortalecimiento del control interno. Lo anterior como resumen de los inconformismos y deficiencias sentidas por los empleados.

Otro aspecto que es importante mencionar, es el hecho de que en ocasiones las personas que se retiran de la compañía generalmente son las únicas que saben sobre un proceso, dejando descubierta la actividad, mientras que una nueva persona toma la ejecución de las labores. Esto causa traumatismo al interior de las empresas y en un mínimo grado crea dependencia por el trabajo de las personas.

8. El posicionamiento de una empresa en el mercado se convierte en un objetivo de las organizaciones, que procuran por medio del óptimo desarrollo de su actividad en tener la mayor participación de la cuota del mercado.

Esto no solo corresponde a una eficiente gestión de mercado si no también al uso eficiente y eficaz de todos los recursos de la compañía, desde el financiero hasta el humano.

Frente a los competidores es importante tener en cuenta que la competencia es factor decisivo en el desarrollo normal de la economía, y que de la actividad comercial y de libre mercado nacen oportunidades de mejora que permiten establecer nuevos criterios y estrategias

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