Auditoria

Boletín 5170 Pasivos

Control interno

El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto en el boletín 3050 “estudio y evaluación del control interno” de esta comisión. Consecuentemente, debe cumplirse los objetivos relativos a autorización y procesamiento y clasificación de transacciones, verificaciones y evaluaciones, incluyendo los que sean aplicables a los controles relativos al proceso electrónico de datos (PED).

Aspectos a considerarse den la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los pasivos, en forma enunciativa más no limitativa, son los controles internos claves en cuanto a:

a) Segregación adecuada de las funciones de autorización, compra, recepción, enajenación, verificación de documentación, registro y pago.

b) Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos.

c) Uso y control efectivo de órdenes de compra y notas de recepción pre numeradas para todo gasto y compra.

d) Revisión de facturas, precios y cálculos y cotejos contra las ordenes de compras y notas de recepción.

e) Determinación del monto de los pasivos por concepto de impuestos.

Importancia relativa y riesgo de auditoria

El auditor debe conocer y comprender los procedimientos y métodos que utiliza la administración para el registro de los pasivos, incluyendo el ambiente de control relativo a tales procedimientos y métodos. La estructura del control interno contable de una entidad puede reducir la posibilidad de errores en el registro de los pasivos, de ahí, la necesidad del auditor de conocerla y evaluarla con objeto de estar en posibilidad de determinar el alcance, naturaleza y oportunidad de sus procedimientos de auditoria

Al diseña r sus pruebas de auditoría en el área de pasivo, el auditor debe considerar aquellos factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente como al riesgo de los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no lo descubra. Ejemplos de estos factores puede ser los siguientes:

- Naturaleza y características propias del pasivo.

- Falta de segregación adecuada de funciones.

- Ausencia de diferentes niveles de autorización para controlar pasivos y garantizarlos.

- Registros auxiliares poco confiables.

- Ausencia de controles para verificar facturas, precios y cálculos, y asegurar que las órdenes de compra se cotejen contra las notas de recepción.

- Falta de controles para asegurar que los servicios contratados fueron recibidos.

- Ajustes de frecuentes en las cuentas de pasivos.

- Ausencia de procedimientos para la revisión o actualización de pasivos en monedas extranjeras.

- Falta de comunicación adecuada entre el departamento que contrata el pasivo y el de contabilidad

- Restricciones financieras originadas por pasivos contraídos y,

- Falta de controles adecuados que aseguren que los pasivos por concepto de impuestos se calculan a las tasas y por los montos que corresponden

Procedimientos de auditoria

De acuerdo con el boletín 3040 “planeación y supervisión del trabajo de auditoría” de esta comisión, el auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría.

En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las características de los pasivos, tales como vencimientos, tasas de interés, moneda en la que fueron contratados, descuentos por volúmenes de compra, etc. Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información (manual o PED), políticas de registro, estructura y calidad de la organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoría interna, etc., y, en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y el efecto en su opinión.

Revisión analítica

El auditor utiliza los procedimientos de revisión analítica durante el proceso de planeación para conocer el negocio de su cliente, identificar la posibilidad de que ciertas cuentas contengan errores y ayudarse en la determinación del alcance, naturaleza y oportunidad de sus procedimientos de auditoría. Generalmente en la etapa de planeación, los utiliza como “llamadas de atención” y posteriormente como pruebas sustantivas para verificar los saldos de las cuentas durante el proceso de la auditoria.

Algunos de los procedimientos de revisión analítica utilizados por el auditor son las siguientes:

- Análisis de variaciones de un periodo a otro y contra el presupuesto

- Pruebas globales de impuestos, intereses devengados no pagados, comisiones, etc. Con objeto de verificar el pasivo correspondiente

- Comparación del número de días del crédito con la cifra equivalente del año anterior, con el objeto de identificar problemas potenciales en el cumplimiento de los vencimientos de los pasivos

- Comparación de la lista de proveedores de un periodo a otro con objeto de identificar si existen cambios importantes, por ejemplo: ausencia de saldos por pagar a proveedores importantes del periodo anterior.

Estudio y evaluación preliminar del control interno

Consiste en llevar a cabo el estudio y evaluación del control contable existente en la localización de controles clave para el manejo del pasivo. Lo anterior incluye la evaluación de loa controles internos en ambientes de PED, particularmente en aplicaciones importantes donde la información se procesa sin dejar huellas visibles. En su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea alrededor o a través del computador.

Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable, a través del seguimiento

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