CICLO VITAL DE LA FACTURA

CICLO VITAL DE LA FACTURA

FACTURA DE VENTA:

Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, estable su ciclo vital y especifica:

Factura de compraventa: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

He tomado como ejemplo la factura de compra venta porque es el documento que más se maneja en el archivo de la empresa, la cual tiene como actividad la comercialización de productos para ferretería y construcción.

Estas se pueden elaborar de forma manual, por computador y/o electrónicamente.

En mi compañía la elaboramos en computador ya esta cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, además que permite al software calcular los impuestos sobre las ventas correspondientes y de igual manera esta ya queda cargada a la contabilidad y a la cartera de la compañía.

1.GESTION (EDAD 1)

1.1 PLANEACION: Se empieza a crear desde la solicitud del cliente cuando desea adquirir algún producto nuestro.

Como este es un documento facilitativo la información que debe contener, cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio, para las facturas de contabilidad el soporte elegido es el papel contando con cuatro hojas una original y tres copias las cuales se distribuyen por las diferentes personas que las necesitan.

1.2 ELEBORACION: Se elabora en computador el cual nos informa el numero de consecutivo. A este documento lo rige la normatividad Archivística Jurídica.

Las normas que lo rigen son:

• Código de Comercio Art. 51, Art. 124 D.R 2649/93

La factura optimiza el proceso de venta desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía.

Este documento debe presentar unos requisitos básicos que están establecidos por la ley y estos son:

 COMPOS GENERALES: Fecha, Nit y/o CC, Razón social, Dirección, Teléfono, código del cliente, zona a la que pertenece, plazo de pago.

 COMPOS DE TRANSACCIONES: Producto, Descripción, Cantidad, Valor unitario, Valor total, Valor de descuento, Impuestos, Fecha de Vencimiento.

1.3 TRAMITE: Se le toma el pedido al cliente, el cual el acepta la información, posterior a esto se entrega a la Gerencia para que sea autorizado y aprobado de ahí pasa al Dto. De Facturación para ser ejecutad.

Ya cuando la factura esta generada se entrega la original al Almacén para que sea preparada y despachada a sus diferentes destinos.

2. EDAD INTERMEDIA

2.1 MOMENTO DE VIGENCIA: Aquí se cumple con el objetivo ya que está firmada y entregada al cliente.

En ella se comprueba lo que se le vendió, el valor a pagar y la aceptación de las condiciones de pago.

Dicho documento pasa hacer conservado en tres partes diferentes uno es en los asientos contables los cuales van mes por mes, la otra copia va a la carpeta del cliente y la última copia va la cartera de los vendedores para ser cobrada en la fecha de vencimiento.(Lo anterior según Articulo

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