Carta De Recomendación

Buenas Prácticas de Documentación

1. OBJETIVO

Garantizar que los formatos de se diligencien correctamente y los registros sean almacenados y mantenidos en optimas condiciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de

3. DEFINICIONES

Formato: Es un tipo especial de documento diseñado para la recolección de información.

Registro: Son la constancia que las actividades de los procesos se llevan a cabo de acuerdo a los estandares establecidos (procedimientos). Sirven de guía para conocer la historia del producto o proceso. Ejemplo de registro: Formatos diligenciados, fotos, videos.

4. CONDICIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

No Aplican en este procedimiento

5. CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES

No aplican en este procedimiento

6. CONDICIONES PREVIAS DE OPERACION

Cada proceso debe determinar y estandarizar los registros necesarios para realizar un adecuado control. El personal a cargo de los registros debe seguir las Buenas Prácticas de Documentación, establecidas en el presente procedimiento de manera que:

• Se tenga la información histórica de los procesos.

• Se conozca el comportamiento de los procesos

• Se cumpla con las Buenas Practicas de Manufactura

• Se Conozca la trazabilidad de los productos

• Se tomen las acciones correctivas efectivas.

7. DESCRIPCIÓN

7.1 Características de Un Registro Adecuado:

1. Permanente: La información no puede ser borrada o Cambiada

2. Legible: La información se puede leer

3. Exacto: Los cálculos son correctos y cualquier otra información es registrada con cuidado

4. Puntual: La información es registrada inmediatamente despuésde su generación; nunca antes.

5. Claro: Todos los que leen el documento lo comprenden/entienden de la misma manera.

6. Consistente: Información como fechas, abreviaturas, debe estar estandarizada.

7. Completo: Toda la información que se requiere se incluye.

8. Directo: La información se registra directamente en el formato

9. Real: La información es un suceso real del conocimiento y habilidades del autor.

7.2 Diligenciamiento Completo y Correcto

Se deben diligenciar los formatos llenando todos los espacios con la información correspondiente. Si un campo no aplica o no se va a diligenciar, se debe escribir "NA" o rayas horizontales o rayas diagonales.

Para los casos en que se registre un mismo dato en todas o varias casillas en linea, se deben escribir los datos tantas veces como se requiera. No deben usarse chulos, flechas, lineas, comillas, etc.

7.3 Firmas y Fechas

La firma debe ser fácilmente rastreable para lo cual se pide: iniciales del nombre y apellido completo. La firma debe ir acompañada de la fecha en que se firmó el registro.

7.4 Correcciones

Uso de Correctores: No es permitido el uso de correctores sobre la documentación y formatos. Debemos usar lapicero para diligenciar los formatos.

Sobre escritura: es escribir sobre lo que ya está escrito. Debe evitarse ya que causa duda / confusiones. Lo que debemos hacer es una corrección.

Remiendos: Evitar hacer remiendos a los documentos utilizados. Ejemplo: cinta transparente, grapadora, cintas de color blanco remplazando el corrector líquido.

Corrección de Errores: Se debe trazar una línea sobre el dato incorrecto y junto a el colocar el dato correcto, la inicial del nombre y apellido completo y la fecha.

7.5 Registros Anulados

Se anula un registro cuando hay demasiados errores, que afectan la estética y la comprensión del mismo. Se puede reemplazar el registro, elaborando uno nuevo para lo cual se anula el anterior escribiendo "anulado"

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