Clasificación de los Manuales

¿Qué es un Manual?

Es un libro de instrucciones realizado por expertos que contiene lo más importante y básico de un tema o área en específico, y son los que vienen junto aquellos productos electrónicos que nos orientan no solamente acerca de cómo hacerlos funcionar, sino también de las principales funciones del producto.

¿Para qué sirven?

Sirve como guía ya que permite saber utilizar o manejar adecuada¬mente una actividad, un proceso o darle un buen funcionamiento a un producto o máquina ya creada porque contiene paso a paso como funciona éste, y saber como aprovecharlo al 100%. En una organización, los manuales sirven para regular la conducta y relaciones de los colaboradores con sus compañeros ya que también nos pueden indicar como debe de ser nuestro comportamiento.

¿Quiénes lo utilizan?

En una organización suelen utilizarlos los empresarios, directivos, coordinadores, colaboradores, operarios y todo empleado de la empresa. En realidad creo que todos pueden utilizar un manual ya que en algún momento de nuestra vida ya sea corto o largo el manual todos hemos utilizado uno, cuando hemos comprado algún aparato como un celular, un microondas, una lavadora o cuando hemos querido saber como armar un mueble que trae sus piezas y tornillos aparte.

¿En qué áreas se utilizan?

En una organización se pueden utilizar en las áreas de ventas, finanzas, en el área de manejo de información pero principalmente en el área de producción y hasta en el área de servicio al cliente. En lo científico se usa en las matemáticas, historia, geografía, etc. Y nosotros que los utilizamos en el hogar, en el taller o en la oficina.

¿Por qué se hacen?

Porque ayuda a transmitir conocimientos a las personas y las ayuda a tener un mejor dominio en cualquier área que ne¬cesite o le interese, para buscar y aclarar dudas y porque transmiten experiencias acumuladas hasta ese momento dentro de la organización. También se hacen para que en una empresa todos los colaboradores sepan que hacer en cada una de sus áreas y todos sigan el mismo lineamiento y orden e instruir al personal.

Clasificación de los Manuales:

• Por su contenido:

Se clasifican así por el tipo de información que posee el manual.

1. Manual de Historia

2. Manual de organización

3. Manual de políticas

4. Manual de procedimientos y Normas

• Por su función específica:

Se refiere a las áreas funcionales de la empresa en las que se desea especificar las operaciones de cada una.

1. Manual de producción

2. Manual de compras

3. Manual de ventas

4. Manual de Finanzas

5. Manual de contabilidad

6. Manual de crédito y cobranzas

7. Manual de personal

8. Manual técnico

9. Manual de adiestramiento o instructivo

• General:

Es el que abarca a toda la organización y a todo lo que lo conforma.

1. Manuales generales de organización

2. Manual general de procedimientos

3. Manual general de políticas

• Específico:

Está enfocado en describir detalladamente a la integración, funciones, políticas de operación y procedimientos de cada área de la empresa sin omitir ningún dato.

1. Manual específico de reclutamiento y selección

2. Manual especifico de auditoria interna

3. Manual específico de políticas de personal

4. Manual específico de procedimientos de tesorería

Tipos de Manuales:

Comúnmente en las organizaciones se elaboran seis tipos de manuales:

1. Manual de Organización.

2. Manual de Políticas.

3. Manual de procedimientos y normas.

4. Manual de Inducción.

5. Manual Departamental.

6. Manual del especialista.

7. Manual del empleado.

8. Manual de Propósito múltiple.

9. Manual de usuario.

10. Manual de Calidad.

1. Manual de Organización:

Son los que describen la formalidad de cada puesto de trabajo, los objetivos, la responsabilidad, funciones y autoridad de la organización y un gran instrumento que no pueden faltar para describir cada puesto son los organigramas. Las responsabilidades deben de ir acompañadas de la autoridad correspondiente para poder realizar éstas responsabilidades.

Partes:

 Contenido: también lo podemos llamar índice. Contiene todas las demás partes que conforman éste manual con el número de páginas en el que se encuentran.

 Objetivo del Manual: Contiene lo que se desea alcanzar con éste manual, como definir las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo de la organización.

 Objetivos y políticas de la organización: Indica los fines que desea alcanzar la organización con su trabajo.

 Autoridad: Indica los distintos tipos de autoridad existentes en la organización.

 Control: Define los distintos tipos de control dentro de la organización.

 Misiones y Funciones: Indica las funciones de cada uno de los puestos de la organización y que desea alcanzar cada uno de éstos.

 Atribuciones: es definir y establecer las actividades que pueden realizar los responsables de la organización.

 Delegación: Se refiere a las actividades que los niveles jerárquicos más altos pueden asignar a sus subordinados.

 Reemplazo: Define como es el proceso de reemplazo entre los responsables de un cargo de la organización.

 Información: Presenta la información general de la organización.

 Relaciones: Indica los tipos de relaciones que existen entre los distintos puestos de trabajo tanto internos como externos de la organización.

 Responsabilidades: Define las obligaciones que surgen de cada puesto de trabajo.

 Organigramas: Es la representación gráfica de la estructura de la organización.

 Régimen de autorizaciones: Es el establecimiento de normas que rigen las autorizaciones para la toma de decisiones o firma de documentos importantes.

2. Manual de Políticas:

Es el manual que rige posibles acciones generales flexibles de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Su propósito es describir de manera general y específica el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.

Partes:

 Índice: El índice es una lista de temas que se encuentran en el manual. Es como un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia para que los temas sean más fáciles de encontrar.

 Introducción: Esta parte debe incluir una breve explicación del manual de políticas. Tiene como propósito dar a conocer al colaborador que lee el manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

 Organigrama: En ésta parte se presentara gráficamente la estructura organizacional de la empresa.

 Declaraciones de Políticas: se deberán presentar por escrito las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate que tenga la empresa. Es una lista de políticas por función operacional, donde determina que políticas tienen prioridad y cuáles son los límites de otras.

3. Manual de Procedimientos y Normas:

Describe con detalles la secuencia de los procedimientos o actividades que normalmente se ejecutan en una empresa, de igual forma las normas a cumplir por los integrantes de la organización y que están relacionadas con cada uno de los procedimientos. Además también contiene los puestos de trabajo administrativos que intervienen en cada proceso precisando su responsabilidad y participación. Ayudan como guía del puesto y al aprendizaje y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Partes:

o Identificación: Debe de contener los siguientes datos:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

o Índice o contenido: Es la Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

o Prólogo o Introducción: Es una breve explicación de lo que dará a conocer el manual como su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

o Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar

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