Clasificación de los archivos

1. Clasificación de los archivos

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

• Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

• De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

• De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

• TIPOS DE ARCHIVOS: Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función

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• SEGÚN SU FUNCION:

Se define por:

a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

2. Categorización de archivos

• El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos resultados de una búsqueda. Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: Nombre y Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan la categoría con algún significado para el usuario.

• Artículo 7: Integración al patrimonio documental del país. Los documentos de archivo de conservación permanente según lo establecido en las tablas de retención documental, o declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC), dado su valor histórico, científico, técnico o cultural, hacen parte del patrimonio documental del país y deben ser protegidos adecuadamente en el respectivo archivo institucional hasta cuando se realice su transferencia al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales departamentales, distritales o municipales, según el caso.

• Artículo 8: Inspección, control y vigilancia. De conformidad con la dispuesto en el artículo 32 de la Ley 592 de 2000, el Archivo General de la Nación o los Consejos territoriales de archivo de su respectiva jurisdicción adelantarán en cualquier momento visitas de inspección a los archivos históricos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, la Ley 1185 de 2000, la Ley 594 de Decreto 763 de 2009, el presente decreto y demás normas reglamentarias

• Artículo 9: Los organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por cualquier razón se supriman, liquiden, dividan o fusionen deberán entregar sus archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales de su jurisdicción.

3. Tipos de Archivadores

• Vertical: Conjunto de material bibliográfico de valor efímero que ordenado alfabéticamente por conceptos se guarda en un archivador vertical a disposición de los lectores de una biblioteca

• Horizontal: son

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