Clasificación de los archivos

1. Clasificación de los archivos

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

• Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

• De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

• De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

• TIPOS DE ARCHIVOS: Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función

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• SEGÚN SU FUNCION:

Se define por:

a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

2. Categorización de archivos

• El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos resultados de una búsqueda. Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: Nombre y Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan la categoría con algún significado para el usuario.

• Artículo 7: Integración al patrimonio documental del país. Los documentos de archivo de conservación permanente según lo establecido en las tablas de retención documental, o declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC), dado su valor histórico, científico, técnico o cultural, hacen parte

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