La Clasificación Del Archivo

La oficina es el lugar donde las secretarias deberán realizar sus funciones de la mejor manera, para ello tienen diferentes responsabilidades, entre ellas, la clasificación y el archivo de toda la documentación que ingresa, que sale, que tienen movimiento dentro de la oficina.

Para esta tarea de clasificación de archivos, existen numerosas maneras de organizarse y de archivar la documentación, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de clasificación y archivo que conoceremos en esta oportunidad.

- El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

- Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos Numéricos, Archivos Alfa Numéricos.

- Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca, folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentación es mejor utilizar un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en folders o subarchivos,

- El sistema alfabético es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendrá un proveedor y un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor tienen un nombre que empieza con la letra “A” usted lo archivará en la letra “A” de su gavetero y así en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores, ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted colocará el archivo de todo lo referente a él, como ser fechas de compra, fechas de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del gavetero o archivador deberá colocar una guía para indicar los archivos que se guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra “A” se guardan a las empresas: Abdías, América, etc.,

- El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él.

- El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

- El archivo General está destinado para aquella documentación que no está inmersa

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