La Clasificación Del Archivo

La oficina es el lugar donde las secretarias deberán realizar sus funciones de la mejor manera, para ello tienen diferentes responsabilidades, entre ellas, la clasificación y el archivo de toda la documentación que ingresa, que sale, que tienen movimiento dentro de la oficina.

Para esta tarea de clasificación de archivos, existen numerosas maneras de organizarse y de archivar la documentación, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de clasificación y archivo que conoceremos en esta oportunidad.

- El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

- Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos Numéricos, Archivos Alfa Numéricos.

- Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca, folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentación es mejor utilizar un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en folders o subarchivos,

- El sistema alfabético es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendrá un proveedor y un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor tienen un nombre que empieza con la letra “A” usted lo archivará en la letra “A” de su gavetero y así en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores, ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted colocará el archivo de todo lo referente a él, como ser fechas de compra, fechas de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del gavetero o archivador deberá colocar una guía para indicar los archivos que se guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra “A” se guardan a las empresas: Abdías, América, etc.,

- El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él.

- El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

- El archivo General está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que si deben ser archivadas; por ejemplo pueden ser oficios recibidos para contribuir a la mejora de un jardín, etc. entonces usted podrá optar por archivar en correspondencia recibida dentro de un sistema de archivo escogido, del mismo modo para la correspondencia que sale de la oficina y no hay relación directa con algún proveedor o comprador, usted la archivará en correspondencia saliente y de igual manera bajo el sistema elegido.

- En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

También puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y sobre todo para

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