CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Enviado por yelania sanchez • 7 de Noviembre de 2012 • Tesis • 2.954 Palabras (12 Páginas) • 522 Visitas
1. DEFINICIÓN
1.1. ¿Qué es un archivo?
1.2. ¿Qué es un documento?
2. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
2.1. Las tres edades de los documentos
2.2. La transferencia de documentos
3. EL SISTEMA DE ARCHIVOS
3.1. El sistema de archivos del Estado Español
3.2. El sistema de archivos de la Comunidad Autónoma de Canarias.
3.3. El sistema de Archivos de las entidades locales
Gestión de Archivos
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El sistema de archivos está configurado como una red de centros de
acogida de los documentos cuya titularidad sea de las instituciones de la
Comunidad Autónoma, corporaciones locales y demás entidades públicas y
privadas radicadas en el ámbito territorial canario.
Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias
A su vez los archivos se clasifican según las edades de los documentos
y estas en función del valor administrativo que tengan, es decir, en relación a los
trámites, resolución de los mismos y frecuencia de consulta .
Según se vayan perdiendo valores y adquiriendo otros, los documentos,
como si de seres vivos se tratara, van pasando por uno y otro tipo de archivo,
según el sistema de archivos al que pertenezca, y los paso entre uno u otro se
realizan a través del procediendo de transferencia. Con este procedimiento no
sólo los documentos cambian “de manos”, sino también la responsabilidad de su
custodia.
Sala del Archivo General de Indias (Sevilla).
Perteneciente al Sistema de Archivos del Estado
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1. DEFINICIONES
1.1. ¿Qué es un archivo?
Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el
ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de
cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.
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Diccionario de terminología archivística. Madrid. Dirección de Archivos Estatales. 1993
Destaquemos en esta definición su característica de conjunto orgánico, es decir, los
documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones, en
el caso que nos ocupa de unas funciones administrativas encaminadas al servicio
público.
Pero la expresión archivo hace referencia
a otros conceptos, así por archivo se
entiende el espacio físico donde se
conservan los documentos y la oficina en
donde se organizan para ponerlos al
alcance de los ciudadanos y de la propia
institución.
Recogiendo la definición arriba reseñada podemos destacar que los archivos están
formados por documentos independientemente de que éstos hayan sido creados ayer
o hace 100 años, por lo que no es correcto relacionar la palabra archivo con la palabra
historia como sucede en muchas ocasiones.
Lo que pasa es que los documentos, en función de su contenido informativo y de su
valor legal, pueden conservarse en las propias oficinas o en depósitos alejados de las
mimas. Pero tanto en el primer caso como en el segundo formarán el archivo de la
institución.
1.2. ¿Qué es un documento?
Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49.1), se entiende por documento
toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos.
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Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo
con unas características de tipo material o formal.
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Hay que diferenciar entre documento de archivo y documento de apoyo informativo.
Éstos últimos se encuentran en los archivos de las oficinas, sin embargo hay que tener
en cuenta que NO son documentos de archivo.
DIFERENCIAS
Documento de archivo Documento de apoyo informativo
Generados por una institución en el ejercicio
de sus funciones.
Recogida para informar sobre un asunto
concreto.
Gestión de una institución: como testimonio.
Apoyo a la gestión de una institución:
Los valores temporales administrativos, legal
y fiscal, tienen fijados los plazos por la
normativa legal. Tiene valor permanente.
Ejemplares únicos: reflejan una actuación o
conjunto de actuaciones encaminadas a la
resolución fe un asunto.
información exhaustiva.
No tiene los valores temporales, ni
administrativos, ni legal, ni fiscal. No tiene
valor permanente.
Ejemplares múltiples: dan información, no
son originales: editados o reprografiados.
Son o pueden ser patrimonio documental. No son patrimonio documental.
Son o pueden ser fuente primaria para la
historia
Forman expedientes.
Es o puede ser fuente secundaria para la
historia.
Forman Dossier: conjunto de documentación
ordenada según el asunto de que se trate,
cuyo fin único es proporcionar información
sobre dicho asunto.
Se conservan Se destruye
Pasan al archivo central. No pasan al archivo central.
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Gestión de Archivos
Existen diferentes tipos de documentación de apoyo informativo que pueden verse en el
siguiente cuadro:
TIPOS DE DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
Tipo Definición Ejemplos
De control
De Aviso o advertencia
Copias de documentos que
conserva una a efectos de
constancia y control del
trabajo desarrollado y cuyo
original se conserva en el
expediente.
Copias de documentos que
recibe una oficina para ser
advertida de alguna normativa
de régimen interior o de algún
acto administrativo.
De comunicación
Copias de documentos que
De propaganda u orientativo
recibe una oficina por cuanto
lo han de anotar o asentar en
registros de su competencia.
Originales de documentos
que recibe una oficina de sus
proveedores y casas
comerciales para proceder a
su adquisición
De auxilio legal
Fotocopias de disposiciones
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