CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1. DEFINICIÓN

1.1. ¿Qué es un archivo?

1.2. ¿Qué es un documento?

2. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

2.1. Las tres edades de los documentos

2.2. La transferencia de documentos

3. EL SISTEMA DE ARCHIVOS

3.1. El sistema de archivos del Estado Español

3.2. El sistema de archivos de la Comunidad Autónoma de Canarias.

3.3. El sistema de Archivos de las entidades locales

Gestión de Archivos

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El sistema de archivos está configurado como una red de centros de

acogida de los documentos cuya titularidad sea de las instituciones de la

Comunidad Autónoma, corporaciones locales y demás entidades públicas y

privadas radicadas en el ámbito territorial canario.

Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias

A su vez los archivos se clasifican según las edades de los documentos

y estas en función del valor administrativo que tengan, es decir, en relación a los

trámites, resolución de los mismos y frecuencia de consulta .

Según se vayan perdiendo valores y adquiriendo otros, los documentos,

como si de seres vivos se tratara, van pasando por uno y otro tipo de archivo,

según el sistema de archivos al que pertenezca, y los paso entre uno u otro se

realizan a través del procediendo de transferencia. Con este procedimiento no

sólo los documentos cambian “de manos”, sino también la responsabilidad de su

custodia.

Sala del Archivo General de Indias (Sevilla).

Perteneciente al Sistema de Archivos del Estado

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1. DEFINICIONES

1.1. ¿Qué es un archivo?

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de

cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.

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Diccionario de terminología archivística. Madrid. Dirección de Archivos Estatales. 1993

Destaquemos en esta definición su característica de conjunto orgánico, es decir, los

documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones, en

el caso que nos ocupa de unas funciones administrativas encaminadas al servicio

público.

Pero la expresión archivo hace referencia

a otros conceptos, así por archivo se

entiende el espacio físico donde se

conservan los documentos y la oficina en

donde se organizan para ponerlos al

alcance de los ciudadanos y de la propia

institución.

Recogiendo la definición arriba reseñada podemos destacar que los archivos están

formados por documentos independientemente de que éstos hayan sido creados ayer

o hace 100 años, por lo que no es correcto relacionar la palabra archivo con la palabra

historia como sucede en muchas ocasiones.

Lo que pasa es que los documentos, en función de su contenido informativo y de su

valor legal, pueden conservarse en las propias oficinas o en depósitos alejados de las

mimas. Pero tanto en el primer caso como en el segundo formarán el archivo de la

institución.

1.2. ¿Qué es un documento?

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49.1), se entiende por documento

toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora

o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes

informáticos.

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Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo

con unas características de tipo material o formal.

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Hay que diferenciar entre documento de archivo y documento de apoyo informativo.

Éstos últimos se encuentran en los archivos de las oficinas, sin embargo hay que tener

en cuenta que NO son documentos de archivo.

DIFERENCIAS

Documento de archivo Documento de apoyo informativo

Generados por una institución en el ejercicio

de sus funciones.

Recogida para informar sobre un asunto

concreto.

Gestión de una institución: como testimonio.

Apoyo a la gestión de una institución:

Los valores temporales administrativos, legal

y fiscal, tienen fijados los plazos por la

normativa legal. Tiene valor permanente.

Ejemplares únicos: reflejan una actuación o

conjunto de actuaciones encaminadas a la

resolución fe un asunto.

información exhaustiva.

No tiene los valores temporales, ni

administrativos, ni legal, ni fiscal. No tiene

valor permanente.

Ejemplares múltiples: dan información, no

son originales: editados o reprografiados.

Son o pueden ser patrimonio documental. No son patrimonio documental.

Son o pueden ser fuente primaria para la

historia

Forman expedientes.

Es o puede ser fuente secundaria para la

historia.

Forman Dossier: conjunto de documentación

ordenada según el asunto de que se trate,

cuyo fin único es proporcionar información

sobre dicho asunto.

Se conservan Se destruye

Pasan al archivo central. No pasan al archivo central.

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Existen diferentes tipos de documentación de apoyo informativo que pueden verse en el

siguiente cuadro:

TIPOS DE DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

Tipo Definición Ejemplos

De control

De Aviso o advertencia

Copias de documentos que

conserva una a efectos de

constancia y control del

trabajo desarrollado y cuyo

original se conserva en el

expediente.

Copias de documentos que

recibe una oficina para ser

advertida de alguna normativa

de régimen interior o de algún

acto administrativo.

De comunicación

Copias de documentos que

De propaganda u orientativo

recibe una oficina por cuanto

lo han de anotar o asentar en

registros de su competencia.

Originales de documentos

que recibe una oficina de sus

proveedores y casas

comerciales para proceder a

su adquisición

De auxilio legal

Fotocopias de disposiciones

2. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

y textos legales.

2.1. Las tres edades de los documentos

Informes

Resoluciones

Acta de Pleno

Circulares

Comunicaciones

Hojas de Caja

Correspondencia de salida

Catálogos

Anuncios

Propaganda varia

Boletines Oficiales

Libros y normativas

Formularios.

El aumento exagerado de la producción documental obliga a fijar un ciclo de 3 “edades”

aplicado a todos los documentos, que se asemejan con las etapas de la vida:

1. Infancia = archivos administrativos o de oficina = archivo activo. Manejan

documentos que son fruto de la tramitación de los asuntos propios de cada oficina.

2. Madurez = archivos

centrales o intermedios = archivo semiactivo. Contienen

documentos que ya han cumplido su función.

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3. Vejez = archivos históricos o definitivos = archivo inactivo. Guardan los

documentos “antiguos”, solemnes, que sólo valen para el recuerdo de tiempos

pasados.

LAS TRES EDADES / TIPOS DE ARCHIVOS

1ª EDAD

Archivos Administrativos

Archivo de Gestión o de oficina

2ª EDAD Archivos Central / Archivos Intermedios

3ª EDAD Archivos Históricos

1ª EDAD

2ª EDAD

3ª EDAD

Documentos

en trámite

de 0 – 5 años

Documentos recibidos

en el año

Documentos finalizados

año/s anterior/es.

Consulta frecuente

y valor administrativo legal-fiscal.

Documentos sin

vigencia administrativa

de 5 a 30 años

Consultas a veces

(administración-ciudadanos)

Documentos con vigencia

legal o fiscal

Documentos con valor

cultural o de investigación.

Archivo

de Oficina

Archivo

Central o

intermedio

+ de 30 años

Archivo

Histórico

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De acuerdo con la Ley 16/1985, en su art. 49.2 Forman parte del Patrimonio

Documental los documentos de Cualquier época generados, conservados o reunidos

en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por

las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras

entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios

públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.

Esto quiere decir que la conservación es de obligado cumplimiento en todas las edades

y por tanto en todos los tipos de archivo.

Para facilitar la conservación y garantizar los derechos

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