Clasificacion Y Archivo

CLASIFICACION Y ARCHIVO

1. Establezca diferencias entre la clasificación numérica y alfabética.

La clasificación alfabética puede realizarse:

Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con más frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a éstas. La palabra ordenatriz sigue unas normas:

• Nombres de personas individuales: la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.

• Cuando hay apellidos compuestos: Si están separados o no por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.

• Cuando incluyen artículos o alguna otra partícula complementaria:

• Cuando son nombres españoles las partículas gramaticales no se tendrán en cuenta.

• Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para su clasificación.

• Nombres de empresas o instituciones:

• Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas físicas y si van acompañados de hijos de… viuda de… no se tendrá en cuenta.

• Palabras genéricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelería, tampoco se tendrá en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa.

• Nombres de organismos oficiales o instituciones: sí tomamos como ordenatriz en nombre genérico, Ministerio de Trabajo, Banco Central-

• Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarán por las mismas.

• Nombre de empresas extranjeras tomaremos como palabra guía la primera que aparece en el nombre.

El sistema numérico, igualmente, admite varias subdivisiones, como son:

a). Numéricos consecutivos, que no debe confundirse (aunque lo parezca) con la numeración ordinal, sino progresiva 1, 2,3,4,5,6,7,8,9, y que empezando por el cero, puede – a su vez- subdividirse nuevamente, como en: 0-1, 0-2, 0-3

b). Numéricos de materia o de Dewey, anotando las clases y subclases en grupos de los diez números dígitos, dando a cada una de su valor absoluto y exclusivo, aunque dentro de el admita subdivisiones.

Es el sistema utilizado por todas las bibliotecas públicas, los grandes almacenes y casas comerciales con muchos departamentos de materiales diversos. Todos los registros van clasificados bajo diez o menos títulos principales, los cuales van numerados de 000 hasta 900.

2. Explique la clasificación por orden Geográfico, cronológico y por materias.

Clasificación Geográfica

Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle.

Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocará por delante del resto de las poblaciones.

Clasificación por Materias

- Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico…

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Clasificación por orden cronológico

El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.

Este sistema reclama la distribución de los documentos de acuerdo con la fecha de cada uno de ellos, partiendo de la base de su emisión o de su recepción. Como “grupos principales” se consideran los doce meses del año y, dentro de cada uno de ellos, se establecen las secciones constituidas por los días. La documentación suele clasificarse:

La aplicación de las clasificaciones cronológicas se reserva normalmente para fines especiales de documentos financieros.

- Cronológico- alfabético

- Cronológico-numérico. Ejemplos:

3. ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartografías, planos y gráficos?

Clasificación de dibujos y cartografías

- Su clasificación y archivo puede hacerse por los distintos sistemas alfabéticos-numérico, numérico por asuntos, por símbolos o mixtos.

Su archivo depende de sus medidas. Como, por lo común ultrapasan las medidas tradicionales, es preferible acomodar un mueble o armario con diversos estantes para su archivo. La clasificación se detalla mediante títulos adheridos al margen más visible o clasificados en un índice adosado al margen de su situación.

Clasificación de planos y gráficos

- este moderno sistema permite ahorrar espacio y lograr una localización rápida de planos, gráficos y toda clase de documentos de mayor volumen y cuyas medidas impiden clasificarlos dentro de los archivadores normales.

4. ¿Qué es archivo y archivista?

Archivo

- Un archivo es un conjunto de información binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres almacenados en forma de octetos

-En informática, un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algún medio y pueden ser usados por las aplicaciones.

La forma en que una computadora organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se denomina sistema de archivos y suele depender del sistema operativo y del medio de almacenamiento (disco duro, disco óptico, etc.).

- Archivística

La archivística es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la investigación operativa sobre las organizaciones que producen documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con fines materiales o culturales.

Por tanto tiene como objetivo resolver doctrinalmente como se forman, organizan y conservan los archivos, a fin de conseguir economía de espacio en la conservación de los documentos, economía de tiempo en la investigación sobre los documentos, economía de personal en el trabajo y dirección del archivo. La metodología archivística radica en el carácter orgánico del archivo. Esta organicidad viene determinada por el vinculo que une los documentos entre si y a estos con la institución que los ha generado, de modo que el documento es parte de una todo estructurado.

5. ¿Qué tipos de archivo conoce y cuales considere más prácticos?

- Archivos Centrales.

- Archivos Verticales.

- Archivo Rotativo “Wheedex”.

- Archivos Automáticos.

 Considero que los Archivos Centrales son más prácticos porque es el departamento donde se centralizan todos los materiales generales y las copias de ciertos registros e informes.

6. ¿Dónde ubicaría los archivos de su empresa?

- Los ubicaría en ARCHIVOS CENTRALES. El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la empresa.

7. ¿En que consiste la clasificación numérica consecutiva?

-Consiste en que no debe confundirse con la numeración ordinal, sino progresiva y que empezando por el cero, puede a su vez subdividirse nuevamente como en 0-1, 0-02, 0-3.

Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.(conjunto de documentos que tienen relación entre sí.

Ventajas Inconvenientes

Método sencillo

Es ilimitado, como los propios números.

Una vez asignada una clave numérica es imposible confundir con otro.

Cuando se toma un documento su falta es evidente, no hay que dejar ninguna señal. Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.

Obliga a tener índices o fichas adicionales

No permite intercalar nuevos documentos.

No todos los documentos se adaptan a este método.

8. ¿Qué particularidades ofrece el “sistema de Dewey”?

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