Concepto, objetivos, importancia y características de la administración

Concepto, objetivos, importancia y características de la Administración

Figura 1: El concepto de administración fue practicado por los egipcios en la construcción de sus pirámides

Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió entonces administración, y, en este aspecto, los antiguos egipcios fue ron excelentes administradores, dado que organizaron y controlaron a más de cien mil trabajadores por más de veinte años en la construcción de sus pirámides (1).

Etimología y concepto. El termino Administración proviene de los vocablos latinos Ad (dirección, tendencia), y Minister (obediencia, subordinación), significando por lo tanto "aquel que realiza una función para otro o aquel que presta un servicio a otro" (2).

Varios entendidos han conceptualizado esta disciplina según su propio criterio, de tal manera que en la actualidad existen varias definiciones al respecto. La administración es " el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales (3). Otros autores sostienen que es " el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos" (4); o bien que "consiste en planear, organizar dirigir, y controlar diversas actividades que permite a cualquier organización alcanzar el o los objetivos mediante la optimización de los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos" (5).

Figura 2: El francés Henri Fayol (1841-1925), padre de la administración moderna

En cierta bibliografía se define a la Administración como " la manera en que se van a lograr los objetivos o las metas propuestas con el esfuerzo de los miembros de la organización, con la ayuda de recursos tecnológicos, financieros y físicos a través de un proceso de planeación, organización, dirección y control (6). Henry Fayol, el padre de la Administración moderna, afirmo que administrar es simplemente "prever, organizar, mandar, coordinar y controlar" (1). Este personaje ejerció e interpreto la Administración como una manera de prever o ver el futuro y trazar la acción, organizar o construir el organismo material y social, dirigir o guiar al personal, coordinar o ligar todos los actos, y controlar o verificar que todo suceda según lo previsto o planificado.

Objetivos. Toda ciencia, disciplina y proyecto plantea sus objetivos, y la Administración pretende alcanzar los siguientes (7):

- Eficacia. Para que la empresa alcance sus metas.

- Eficiencia. Para lograr los objetivos con el mínimo de recursos.

- Permitir a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.

- Asegurar que la empresa produzca y/o preste sus servicios.

Importancia. Mediante el ejercicio de la Administración, la humanidad ha logrado desarrollo económico, político y social; por lo que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad; e incluso, en la vida diaria es necesaria la administración (3).

Figura 3: Tipos de desarrollo que genera la Administración

Resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre, por lo que es necesario apuntar la importancia de esta disciplina (8):

- Universalidad. Esto valida que la Administración es imprescindible para el adecuando funciona -miento de cualquier organismo social.

- Simplificación del Trabajo. Esto se logra al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad.

- Productividad y Eficiencia. Ambas están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

- Bien común. Con los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, pues ello proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

Características. La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras disciplinas (3):

- Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, etc.

- Valor instrumental. Como su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: a través de esta se busca obtener determinados resultados.

- Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir, que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.

- Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

- Especificidad. Aunque se auxilia de otras ciencias, tiene características propias que le dan un carácter específico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.

- Interdisciplinariedad. La administración se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo.

- Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz.

CARACTERÍSTICAS DESCRIPCIÓN

Universalidad Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicar-

se lo mismo en una empresa industrial, el ejército, un hospital, una escuela, etc.

Valor Instrumental Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la adminis tración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado.

Unidad Temporal Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que exis tan aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen simultáneamente.

Amplitud de ejercicio Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organi -zación formal.

Especificidad Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técni- cas, tiene características propias que le proporcionan su carác ter específico.

Interdisciplinariedad La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

Figura 4: Matriz de las características de la Administración

Elementos administrativos

El fin de todo empresario es obtener utilidades, pero el de la empresa es producir a partir de sus componentes de producción (9):

- Bienes materiales. Es la infraestructura de la empresa.

- Hombres. Son los recursos humanos de la empresa.

- Sistemas. Son los procesos de entradas y salidas; sistemas contable, administrativo y de producción.

Con estos componentes, la empresa establece todo un aparato productivo que es direccionado por los elementos administrativos siguientes (3):

- Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr determinados fines o resultados.

- Eficacia.Los objetivos se deben lograr satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.

- Eficiencia. Esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.

- Grupo social. Es necesario que exista un grupo social para que se dé la administración.

- Coordinación de recursos. En la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.

- Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Lo anterior confirma que la administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

Figura 5: Elementos del proceso administrativo

Tipos de administración

Ciertos autores clasifican todos los tipos de Administración en dos grandes grupos: Administración Pública y Administración Privada. Pero dado que la Administración o- pera en distintos ámbitos empresariales y organizacionales, estos tipos han ido ampliándose cada vez más a medida que se avance en el aprendizaje de conocimientos, habilidades y destrezas que el administrador puede poner en juego para lograr que la administración alcance un alto grado de eficiencia. Por esto, existen distintos tipos de administración y su significado va de acuerdo al calificativo que lo acompañe, como los siguientes (10):

- Administración Internacional. Se centra en la operación de empresas internacionales en países extranjeros. Trata temas administrativos que se relacionan con el flujo de personas, mercancías y dinero con el propósito final de administrar en mejor forma.

- Administración por objetivos. Se practica en todo el mundo; sin embargo, y a pesar de sus extensas aplicaciones no siempre resulta claro lo que significa. Algunos autores siguen considerándola con una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; por ultimo hay quienes la consideran

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