Concepto Y Objetivo De La Administración De Las Compras

1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS.

A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la propia compañía.

Objetivos:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del siguiente modo:

o Mantener la continuidad de abastecimiento.

o Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

o Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

o Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

o Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

o Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

1.1.1 Características del área de compras.

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias.

Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. Encaso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante

La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación.

1.1.2 OBJETIVOS DEL ÁREA

a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma

b) Elegir, tratar y negociar con proveedores

c) Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.

d) Poner en circulación órdenes de compra y su seguimiento

e) Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones

f) Aseguramiento de la calidad

g) Medios de transporte (búsqueda de soluciones y costos)

h) Control de proveedores (cuentas por pagar)

i) Control de inventarios y almacenes

j) Logística de compras y almacenes

k) Otros menores

1.1.3 Organigrama

1.1.4 Funciones

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras.

1.1.5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO

1.2 RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.

1.2.1 INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN.

Ingeniería: éste departamento diseña los procesos de fabricación del producto y realiza los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del producto. Indican qué materiales deben comprarse y da información importante como son las especificaciones.

Producción: el personal de ésta área está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual cuenta con grandes suministros en términos de inventarios. Los trabajadores se acostumbran a trabajar con determinado material y prefieren no cambiarlo; en cambio compras, debe minimizar los costos del inventario y vencer los prejuicios al abastecer y tener flexibilidad.

1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIÓN.

Un presupuesto de ventas se hace oficial después de que las altas autoridades y el departamento de mercadotecnia y ventas hacen un análisis del mercado, sobre la participación que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender están dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.

Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con la calidad y en las cantidades correctas al menor costo.

1.2.3 INVENTARIOS Y ALMACÉN.

El almacén es el responsable de guardar y cuidar de las materias primas y todo lo que se necesita para producir. El personal de esta área es encargado de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega.

Cuando un material o producto esta terminándose deben avisar al departamento de compras.

1.2.4 FINANZAS.

El departamento de compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder vender lo establecido en el presupuesto, por tanto el departamento de finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos.

El departamento de compras remite su plan de compras al departamento de finanzas con el propósito de que ellos elaboren su presupuesto de efectivo para el período correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habrá efectivo para pagar compromisos, la gestión que deben hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga.

Cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la orden de compra, el departamento de compras, remite al departamento de finanzas los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente.

1.2.5 CONTABILIDAD

La Contabilidad es la Ciencia que proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, “transacciones y eventos”, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados.

1.2.6 MERCADOTECNIA

Para Philip Kotler, autor del libro "Dirección de Mercadotecnia", el concepto de mercados nos remite directamente al concepto de mercadotecnia, y a criterio del mencionado autor, "ésta es una actividad humana que está relacionada con los mercados, significa trabajar con ellos para actualizar los intercambios potenciales con el objeto de satisfacer necesidades y deseos humanos"

En otro de sus libros (Dirección de Marketing, Conceptos Esenciales), Philip Kotler afirma que el concepto de marketing (mercadotecnia) se apoya en cuatro pilares: 1) mercado meta, 2) necesidades del cliente, 3) marketing integrado y 4) rentabilidad; por ello, (el concepto de mercadotecnia) adopta una perspectiva de afuera hacia adentro; es decir, comienza con un mercado bien definido, se concentra en las necesidades de los clientes, coordina todas las actividades que afectarán a los clientes y produce utilidades al satisfacerlos .

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

La organización de compras es una unidad organizativa que procura artículos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa.

Utilización

Una transacción de compras se procesa completamente mediante una única organización de compras. Las autorizaciones para actualizar datos maestros y procesar transacciones de compras se asignan por organización de compras.

La organización de compras se utiliza en las áreas siguientes:

•Cuando se crea un pedido de traslado (clase de orden UB), todos los centros (tiendas) que realizan el pedido conjuntamente deben pertenecer a la misma sociedad. Esta sociedad también debe ser la definida para la organización de compras especificada.

Si no se asigna ninguna sociedad a la organización de compras, SAP Retail utiliza la sociedad asignada a los centros solicitantes. Como alternativa, puede introducir una sociedad manualmente. El sistema verifica si la organización de compras está autorizada a realizar pedidos para los centros especificados. El sistema no utiliza datos del centro suministrador en el pedido, ni tampoco datos de la combinación de centro suministrador y centro receptor (excepto para calcular los costes indirectos de adquisición).

Cuando se crea un pedido de traslado entre dos sociedades, la organización de compras no puede asignarse a ninguna sociedad fija si debe realizar un pedido para el centro suministrador.

•En los pedidos de compra estándar (clase de orden NB), el sistema también verifica si la organización de compras solicitante está asignada al proveedor. Esto es importante para la determinación de precio de compra, por ejemplo.

•Otras verificaciones similares

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