Contabilidad

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios:

Inventario de Mercaderías

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.

Inventario de Productos Terminados.

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas.

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de materiales:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, madera etc.).

Sistemas de Inventario

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:

Inventario periódico.

Su característica principal es que al final del ejercicio económico se realiza un inventario físico que consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de sus valores. Sin la realización del inventario físico es imposible saber cuantas unidades se vendieron y por ende es imposible conocer el costo de las mercaderías vendidas.

Las unidades vendidas se determinan de la siguiente manera: Inventario Inicial (Inventario Fina practicado el año anterior)

Más: Compras realizadas durante el año

Menos: Inventario Final (Inventario practicado al final del año)

Total: Unidades vendidas durante el año.

De este modo, se obtiene el número de unidades vendidas durante el año. De lo anterior, es posible inferir que el asiento por el costo de las ventas, se realiza sólo una vez al año, cuando se practica el inventario físico.

Por lo tanto al momento de la venta se genera solo el asiento de la venta al valor en que se entregó la mercadería.

Entonces, al momento de la venta:

________________X_______________

Caja / Clientes

Ventas

IVA DF

_______________X________________

Este es el único asiento que debe realizarse.

Sin embargo, al momento de realizarse el inventario físico, usualmente, una vez al año:

________________X_______________

Costo de Ventas

Existencias

_______________X________________

Inventario Perpetuo o Permanente.

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad y valoración del inventario en existencia, así como que en cada momento que se produzca una venta, sea posible conocer el costo de venta y realizar el registro contable correspondiente. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario.

Como se expresó anteriormente al vender mercaderías, se requieren dos asientos contables:

1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)

2.- Por la disminución en el inventario (registrada al costo).

Por lo tanto, cada vez que se realiza una venta, se deben hacer los siguientes asientos:

______________X_______________

Caja / Clientes

Ventas

IVA DF

_______________X________________

Y en el mismo momento, debe reflejarse el costo de ventas:

________________X_______________

Costo de Ventas

Existencias

_______________X________________

Supuestos de Flujos de Inventario

Como una forma de obtener el costo de venta, se recurre a los supuestos de flujo de inventario, que consisten en suponer un orden en que salen los inventarios de la empresa, esto surge porque durante el año hay precios de compra distintos entonces las unidades no valen todas lo mismo, pero resulta imposible o al menos muy costoso, realizar la asociación física con los costos de los inventarios. Por lo anterior, se recurre a los supuestos de flujo de inventario, cuando los inventarios poseen unidades homogéneas.

Existen tres supuestos de flujos de inventarios:

- El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Este método, si se supone que los precios van subiendo en el tiempo, determina un costo de venta relativamente bajo. Sin embargo, el inventario que aparece en el balance de los inventarios, en general aparece a precios más recientes o de mercado.

Unidades Valores

Fecha OperaciónEntradaSalida Saldo EntradaSalida Saldo Control

01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10

03-feb Compra 100 200 2000 3000 `100*10+100*20

10-feb Venta 50 150 500 2500 `50*10+100*20

Al momento de la venta, considerando el método FIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:

________________X______________

Caja/ Clientes

Ventas

IVA DF

______________X_________________

______________X_________________

Costo de Ventas 500

Existencias 500

_____________X__________________

I 54

- El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercadería que entra último es la que primero sale. En este caso los costos son más altos, dado que los inventarios siempre van saliendo a precios más altos.

Y por el contrario, el inventario siempre aparece subvaluado.

Unidades Valores

Fecha Operación Entrada/Salida Saldo Entrada/Salida Saldo Control

01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10

03-feb Compra 100 200 2000 3000

`100*10+10

0*20

10-feb Venta 50 150 1000 2000

`100*10+50

*20

Al momento de la venta, considerando el método LIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:

________________X______________

Caja/ Clientes

Ventas

IVA DF

______________X_________________

______________X_________________

Costo de Ventas 1000

Existencias 1000

_____________X__________________

- El Método del Promedio Ponderado: Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los valores totales entre el total de las unidades.

Unidades Valores

Fecha OperaciónEntradaSalida Saldo Entrada Salida Saldo Control PMP

01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 10

03-feb Compra 100 200 2000 3000 `200*15 15

10-feb Venta 50 150 750 2250 `150*15 15

Al momento de la venta, considerando el métodoFIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:

________________X______________

Caja/ Clientes

Ventas

IVA DF

______________X_________________

______________X_________________

Costo de Ventas 750

Existencias 750

_____________X__________________

Es necesario notar que los tres métodos arrojan un costo de ventas distinto, y esto es por el supuesto que se realiza acerca de cómo salen las existencias desde la empresa. Es necesario hacer hincapié en que esto constituye sólo un supuesto y el movimiento físico que se haga de las existencias en general va a diferir de estos supuestos.

Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa, es decir contribuyen al desarrollo de la actividad principal de la empresa, pero no son del giro y se adquieren con la finalidad de mantenerlos en la empresa por un periodo largo de tiempo. Los activos fijos son bienes físicos, como por ejemplo: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc.

La proporción del activo fijo con relación al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeño debemos conocer las características y el objeto fundamental de la empresa.

Compra de Activos Fijos

Al adquirir el activo fijo se registrará en los libros contables a su valor de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir, se debe cargar directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra. Entonces, se deben considerar todos los desembolsos que se realizan hasta el momento de la puesta en marcha en la empresa.

En el caso que se hubieses obtenido un descuento por la compra del mismo, éste se debe rebajar del costo del activo fijo.En el caso de bienes inmuebles, la contabilidad deberá registrar separadamente el valor asignado al terreno y a las construcciones, de haberlas, utilizando un método apropiado en las circunstancias. Si las construcciones existentes en los inmuebles comprados han de ser demolidas con el objeto de dejar el bien en condiciones de uso para el comprador, deben asignarse al valor del terreno el costo total de dichos inmuebles, más los costos de demolición, deduciendo los valores que se obtengan de la venta de los materiales de demolición.

Al construir una planta de la fábrica no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación:

Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc.

Es importante mencionar en este punto, el especial caso de los intereses cancelados por un préstamo para adquirir el activo fijo, pues bien, existe una gran discusión al respecto, dado que algunos estiman que deben formar parte del costo y otros consideran lo contrario. La respuesta es ambos tienen algo de razón, porque se deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados hasta el momento en que el bien se pone en marcha, tal como las situaciones anteriores.

El asiento que se hace por la compra del activo fijo y por todos los desembolsos hasta el momento de la puesta en marcha del bien es:

________________X_______________

Activo Fijo

IVA CF

Caja

_______________X________________

La idea es cargar siempre la cuenta de activo fijo, ya sea máquinas, terrenos, vehículos u otra, y cargar además, la cuenta IVA cuando corresponda; por otro lado se debe abonar la forma cómo se está cancelando el Activo Fijo.

Mantención de Activo Fijo

Según señala el Boletín Técnico Nº 33 del Colegio de Contadores: "Para efectos de este Boletín, se denominan costos de mantención aquéllos en que se incurre en forma programada para mantener un bien en operación normal.

Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada ejercicio, para mantener el bien en operación normal durante su vida útil estimada originalmente, deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se incurren.

Los costos de mantención mayor, que dadas las características de algunos bienes es necesario efectuar cada cierto número de ejercicios, tales como carena de buques, revisión técnica (overhaul) de aviones, cambio de refractarios en hornos, etc., deben contabilizarse siguiendo alguna de las dos alternativas señaladas a continuación, atendida la política de depreciación adoptada por la empresa:

(a) Si la vida útil asignada al bien, o a alguno de sus componentes que se deprecien en forma separada (ejemplo, refractarios de altos hornos), corresponde al período de tiempo que mediará entre su puesta en funcionamiento y la fecha en que se programe efectuar la mantención mayor requerida para extender su vida útil, se deberá activar el costo de dicha mantención y depreciarse en el período que mediará entre la fecha de reincorporación del bien a la actividad productiva o de servicio y la fecha en que se programa efectuar una nueva mantención mayor para que el bien pueda continuar en funcionamiento.

(b) Si la vida útil asignada al bien corresponde al período máximo de utilización del mismo, para cuyo cumplimiento se requerirá efectuar una o más mantenciones mayores, el costo de ellas deberá provisionarse linealmente en cada ejercicio con cargo a resultados, de tal forma que a la fecha en que se efectúe cada una de ellas se cuente con una provisión adecuada que cubra dicho costo."

En la literatura, suelen distinguirse dos tipos de erogaciones o desembolsos que afectan al Activo Fijo, ellas son:

- Erogaciones Capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que afectan el costo del activo fijo y/o aumentan su vida útil. Son ejemplos de éstas las adiciones y mejoras.

De la misma forma, es posible mencionar que un desembolso capitalizable es una erogación que hace la empresa de la que se espera que genere beneficios en un periodo de tiempo mayor de un año. Los desembolsos en activos fijos son desembolsos capitalizables.

Los motivos básicos para un desembolso capitalizable son los de adquirir, reemplazar o modernizar activos fijos o para obtener beneficios menos tangibles en un periodo largo de tiempo.

En presencia de una erogación capitalizable, el asiento que refleja esa situación es el siguiente:

________________X_______________

Activo Fijo

Caja / Cuentas por cobrar

_______________X________________

- Erogaciones no capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que no afectan el costo del activo fijo, por ser menores u ordinarios.

Por esta razón no se contabilizan junto con el costo del activo fijo, sino que como gasto del periodo.

En presencia de una erogación no capitalizable, se debe reflejar esta situación directamente en una cuenta de gasto:

________________X_______________

Gastos de Reparación (por ejemplo)

Caja / Cuentas por cobrar

_______________X________________

Costos de Reparación

Al respecto, el Boletín Nº 33 del Colegio de Contadores señala lo siguiente: "Se denominan costos de reparación aquéllos en que se incurre en forma imprevista, para solucionar el desperfecto de algún bien y restituirle sus condiciones normales de operación.

Los costos de reparación deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se incurren, dado que ellos no aumentan la vida útil estimada originalmente para el bien".

Costos de Adiciones y Mejoras

El Boletín Nº 33 del Colegio de Contadores señala lo siguiente: "Se denominan costos de adiciones y mejoras aquéllos en que se incurre con el objeto específico de extender significativamente la vida útil, o incrementar significativamente la capacidad productiva o eficiencia original del bien.

Los costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo fijo. En el caso que dichos costos modifiquen la vida útil del respectivo bien, deberá procederse a depreciar el valor neto del bien, más los costos de adiciones y mejoras, en el período de vida útil restante que técnicamente se haya determinado. Si no se producen modificaciones en el período de vida útil con motivo de las adiciones y mejoras, el costo de estas deberá depreciarse en el período de vida útil restante del bien respectivo."

Depreciación

La depreciación es un proceso mediante el cual se asignan los costos de los activos fijos a los resultados del período, en función de los beneficios que presta en ese periodo. Este proceso se realiza con el fin de cumplir con el principio contable de asociación

La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.

Los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte, son los que no debe asignarse la depreciación, pues estos bienes no se desgastan en el tiempo y experimentan generalmente un proceso de apreciación.

Los elementos de la depreciación son los siguientes:

a. Costo del Activo Fijo.

Está determinado por el valor en libros del activo fijo, es decir el valor de adquisición, más todos aquellos desembolsos para poner en marcha el activo fijo y más las mejoras y adiciones, si es que las hubieren.

b. Vida útil

Es el período durante el cual se espera que un activo despreciable sea usado por la empresa, que se puede medir en tiempo o en unidades de producción del activo fijo. Para determinar la vida útil de un bien deberían considerarse, entre otros, los siguientes factores: intensidad de utilización del bien (1,2 o más turnos), obsolescencia técnica, programa de mantención, etc.

c. Valor residual

Es el valor que se estima tendrá el activo al final de su vida útil.

Métodos de Contabilización de la Depreciación.

Existen dos métodos mediante los cuales es posible contabilizar la depreciación:

a. Método Directo

Mediante este método el importe por depreciación es cargado a la cuenta de gastos de depreciación y se abona la cuenta del activo fijo.

Por ejemplo:

_______________X________________

Depreciación

Máquinas

____________X___________________

c.2 Método Indirecto

Mediante este método, la depreciación es cargada en la cuenta de gasto, del mismo modo que en el método anterior, pero, se abona una cuenta denominada depreciación acumulada, que es una cuenta complementaria.

Por ejemplo:

_______________X________________

Depreciación

Depreciación Acumulada Máquinas

____________X___________________

Este método es más utilizado y es el recomendado por el Colegio de Contadores, en el Boletín Nº 33, pues entrega mayor información acerca de la situación del activo fijo.

Métodos de cálculo de depreciación

Hay varios métodos para distribuir los costos del activo fijo depreciables a cada período contable durante la vida útil del mismo. Cualquiera que sea el método de depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a otro.

Los métodos habituales de depreciación son los siguientes:

(a) Método directo o línea recta:

La depreciación de línea recta se calcula por la fórmula:

útil Vida

sidual V Costo Dep

Re . -

=

(b) Método de unidades de producción:

El método de depreciación por unidades de producción relaciona la depreciación con la capacidad productiva estimada del activo y se expresa en una tasa por unidad de producción u hora.

La fórmula es:

periodo od

total od

sidual V Costo Dep . Pr *

_ Pr

Re . -

=

El cargo por depreciación para cada período se determinará multiplicando la tasa por unidad, calculada según la fórmula anterior, por las unidades reales de producción o tiempo de utilización de ese mismo período.

( c) Método Suma de Dígitos

digito

digitos Suma

sidual V Costo Dep *

_

Re . -

=

Este método asigna el costo del activo fijo, a los gastos de los periodos que comprende su vida útil, en forma creciente o decreciente, según se estime que el bien reportará beneficios a la empresa. Si se desea aplicar el método decreciente, se multiplicará el resultado obtenido del costo menos el valor residual dividido por la suma de los dígitos, por el dígito mayor; y, en caso contrario, es decir, cuando se requiera utilizar el método creciente, se multiplicará desde el menor al mayor dígito.

¿Cuándo debe comenzar a depreciarse el bien?

La depreciación se inicia cuando el bien comienza a ser utilizado normalmente.

Si una instalación se construye por etapas, la depreciación de la parte del activo que corresponde a cada etapa debe comenzar cuando ella entre en uso normal.

Ventas de Activo Fijo o Desincorporación

Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un número predeterminado de meses o años de vida útil probable para desarrollar la función para la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o después de cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operación puede ocurrir tres casos:

1. El Valor Contable es igual al Valor Real

2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real.

3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.

Ventas al valor contable

En este caso, en primer lugar es necesario determinar el valor neto libros o valor contable del activo fijo, que se ha vendido; este valor se determina restando al costo del activo fijo, la depreciación acumulada que existe al momento de la venta.

El valor neto libros se debe restar al valor al cual fue vendido el activo fijo, si la diferencia es cero, entonces el activo fijo se ha vendido en su valor contable.

El asiento contable es el siguiente:

_________________X_____________________

Depreciación Acumulada

Máquinas

G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.

________________X_____________________

_________________X____________________

Caja/Cuentas por cobrar

Máquinas

________________X_____________________

Ventas a un valor superior al contable

Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el valor neto libros es positiva, entonces se habrá obtenido una ganancia en la venta del activo fijo.

El asiento contable es el siguiente:

_________________X_____________________

Depreciación Acumulada

Máquinas

G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.

________________X_____________________

_________________X_____________________

Caja/Cuentas por cobrar

Máquinas

Utilidad en venta Máquinas

________________X_____________________

Ventas a un valor inferior al contable

Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el valor neto libros es negativa, entonces se habrá obtenido una pérdida en la venta del activo fijo.

El asiento contable es el siguiente:

_________________X_____________________

Depreciación Acumulada

Máquinas

G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.

________________X_____________________

_________________X_____________________

Caja/Cuentas por cobrar

Pérdida en venta máquinas

Máquinas

________________X_____________________

Reemplazos de Activos Fijo

Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de características más modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.

Ejemplo: Un camión con un costo de M$60.000, Depreciación Acumulada de M$40.000, se entrega en parte de pago en M$25.000, en la compra de un nuevo camión cuyo costo total es de M$100.000 y por el resto de la deuda se aceptan letras por pagar.

_________________X_____________________

Depreciación Acumulada 40.000

Máquinas 40.000

G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.

________________X_____________________

_________________X____________________

Vehículos 100.000

Vehículo antigüo 20.000

Utilidad en reposición vehículo 5.000

Letras por pagar 75.000

G. Entrega de vehículo antigüo en parte de pago, para comprar uno nuevo; saldo es cancelado con letras por pagar.

________________X_____________________

Activos Intangibles

Son Derechos que posee la empresa que no poseen consistencia física, y permanecen por más de un año en la empresa y son necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa.

Las cuentas principales que representan este grupo de activos suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, derecho de llave, etc.

Las principales cuentas que se encuentran en el activo intangible, se definen a continuación:

Concesiones: licencias otorgadas por organismos públicos para la explotación de una actividad en una zona determinada.

Propiedad industrial: patentes industriales

Propiedad intelectual: derechos de autor, etc.

Derecho de Llave o Fondo de Comercio: sobreprecio que se paga en la adquisición de una empresa y que representa el valor que se le reconoce a su marca, su clientela, su prestigio, etc.

Un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta es que el activo intangible sólo se puede reconocer contablemente si es que ha existido un precio, que ha sido cancelado o se adeuda por la empresa y si a partir de él la empresa va a obtener un beneficio.

¿Cómo se contabiliza su adquisición?

Los activos intangibles se contabilizan al costo de adquisición. El coste de adquisición incluye el precio pagado por el mismo, más los diversos gastos generados en la operación: seguro, aduana, licencia, etc.

Se realiza el siguiente asiento contable: (supongamos que se adquiere una patente al contado):

_______________X______________

Patentes

Caja

___________X_________________

Amortización

Se utiliza este concepto para indicar la disminución del derecho que tiene la empresa sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.

El concepto es similar al de la depreciación, en el sentido que se pretende asignar parte del costo del activo al resultado de cada periodo en que éste es capaz de generar beneficios.

Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación, que forman parte del activo intangible, (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) es concedido a la empresa por un tiempo limitado, por cuyo motivo es necesario recuperar la inversión realizada dentro de los límites de ese tiempo, en el cual el activo realmente reporta beneficios a la empresa.

Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente entre el número de años que faltan para que caduque la misma y el resultado indicará la cuota de amortización. No obstante es importante examinar si el producto que se producirá o la explotación que se realice tendrá el mismo éxito durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artículos y patentes tienen un éxito momentáneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares o mejores.

En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de duración para amortizar el costo de la patente de la forma en que es capaz de reportar beneficios a la empresa. En el caso antes mencionado, se podría utilizar un método decreciente por ejemplo.

Contabilización de la amortización

Hay dos sistemas para reflejar las amortización en la contabilidad de la empresa, al igual que en el caso de la depreciación:

1. Método Directo

Consiste en abonar directamente la cuenta del activo intangible que se esta amortizando, y cargar la cuenta amortización que es una cuenta de pérdida.

El asiento contable queda de la siguiente forma:

_________________X______________

Amortización

Patentes

_______________X________________

En todo caso, este es el método más utilizado.

2. Método Indirecto

Consiste en abonar la cuenta amortización acumulada, en vez del activo intangible principal, y cargar la cuenta amortización que es una cuenta de pérdida. El asiento contable queda de la siguiente forma:

_________________X______________

Amortización

Amortización Acumulada Patentes

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