Contabilidad

La caja chica

Es un fondo en efectivo, fijo y reponible creado por la administración con la finalidad de suplir de efectivo para satisfacer necesidades de gastos misceláneos que por su urgencia y poca monta no ameritan la elaboración de un cheque u orden de compra.

La gerencia general aperturará tantas cajas chicas como la estructura de la organización amerite, respetando su autonomía y definiendo las aéreas que podrán hacer uso de ellas.

Con la finalidad de llevar un control para el uso correcto de estos recursos es preciso la adopción de un manual de procedimientos, la estructuración de políticas y normas los cuales deben de ser llevados a cabalidad para así garantizar el buen uso de dichos recursos.

Recomendaciones de control interno – Caja Chica

 la caja chica debe ser llevada por una persona que tendrá la responsabilidad de manejar los fondos y realizar los desembolsos cumpliendo con las políticas y procedimientos.

 El fondo debe de reponerse periódicamente cuando se haya agotado un porcentaje determinado, que puede ser entre el 60-80% del límite, esto dependerá del proceso para la elaboración del cheque de reposición.

 Se definirá un programa de arqueo para verificar su correcto manejo.

 Se prohíbe el cambio de cheques, prestamos, pagos de nomina y cambio de dinero por el fondo de caja chica.

 Cuando no se tengan que adquirir artículos cuyo valor se desconozca, se harán desembolsos provisionales, que deberán liquidarse a más tardar en 24hrs, exceptuando los fines de semana.

 Las facturas y/o recibos que soportan los comprobantes de desembolsos se anularan con un sello de pagado para evitar su duplicidad de pago.

 El custodio tendrá una relación de los conceptos u objetos del gasto a cubrir con el fondo de la caja chica, así como los funcionarios autorizados sobre el mismo.

 El desembolso máximo por cada concepto y/o factura no debe de exceder del 10% del monto del fondo.

 Se prohíbe la fracción en dos o más facturas para ajustar el desembolso al máximo aprobado para la compra de un bien o servicio.

 No se aceptan facturas ni recibos sin identificar el emisor, sin la firma y el sello del cajero, con borrones, tachaduras, en mal estado y sin el número del Comprobante Fiscal.

 Al cierre del periodo contable, se deberá elaborar una reposición de los valores amarados con facturas, sin importar el monto.La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

Procedimiento de la Caja Chica

Los tres aspectos básicos para el manejo y control de la caja chica son los siguientes:

a) Creación del fondo: Para la creación del fondo es necesario realizar un estudio que determine las necesidades de desembolsos de la empresa o departamento por un periodo no mayor a un mes. El valor resultante se incrementa en un 20-30% (dependiendo el tiempo que se toma hacer la reposición, elaboración del ck y el hacer efectivo el mismo).

Fecha Detalle Ref. Auxiliar Débito Crédito

13.09.2014 Caja chica RD$10 000,00

@

Bancos RD$10 000,00

Banco del Progreso RD$10 000,00

(Registro apertura caja chica Mercadeo)

b) Pagos realizados: El dinero en efectivo debe mantenerse dentro de la caja de seguridad en horas no laborables y entregarse al custodio al inicio de la jornada laboral, los usuarios de caja chica deben de completar una solicitud la cual debe de estar debidamente llenada y firmada por la persona autorizada, una vez completado este proceso se procede al desembolso del efectivo para que se proceda al pago o la compra. Nueva vez que el usuario retorne se procede ha hacer un comprobante definitivo anexandole la factura.

El comprobante definitivo debe de tener un original y una copia, el primero se anexa como soporte de la reposición de fondo y el segundo para un archivo númerico en poder del custodio.

c) Reposición

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