Cuadro Sinoptico

EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN

La función que desempeñan los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, esto es formando parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Comparativamente la planeación y el control que son funciones fundamentales en la gestión administrativa, son rasgos esenciales del proceso que se sigue para elaborar un presupuesto. A su vez la organización, la coordinación y dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con un solo fin: alcanzar los objetivos propuestos. (Figura 1.3).

PLANEACION

LA PLANEACION Y EL PRESUPUESTO: VENTAJAS Y LIMITACIONES

POR LA PLANEACIÓN

1. Se piensa en todas las actividades que se puedan realizar en un futuro.

2. Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar ante Determinadas situaciones

3. Se fijan estándares respecto a la actuación futura.

4. Se planean las actividades y actuación de personal.

POR EL PRESUPUESTO

• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.

• Se escogen aquellas decisiones que traigan mayores beneficios a la empresa.

• Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (de uso de materiales y costo, de mano de obra y costos indirectos de fabricación)

• Se pondera el valor de estas actividades.

1. Según la flexibilidad

 Rígidos, estáticos, fijos o asignados

 Flexibles o variables

2. Según el período de tiempo que cubran

 A corto plazo

 A largo plazo

3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

 De operación o económicos

 Financieros (tesorería y capital)

4. Según el sector en el cual se utilicen

 Sector público

 Sector privado

ASPECTOS GENERALES

En las reuniones que efectúan algunos empresarios de importantes firmas colombianas, en ocasiones hablan del interesante tema de los presupuestos y afirman que manejan sus negocios con gran éxito sin ellos; pero estas personas no se dan cuenta que para lograrlo, por lo menos tienen incorporados los elementos esenciales de los mismos aunque no cuentan con un departamento de presupuestos en su empresa.

Para aquellas personas que se desempeñan en la dirección de una empresa bajo las orientaciones de los buenos presupuestos, para aquellos que no los utilizan y para quienes deseen implementar el sistema en cualquier empresa, se formulan algunas orientaciones que reportan buenos beneficios. Tales son:

1. Ejercer una labor de concientización haciendo notar tanto ventajas como limitaciones.

2. Determinar las características propias de la empresa. Análisis del entorno

3. Definir las actividades que realizaran las personas encargadas de formular el presupuesto. Designar el comité de presupuestos.

4. Definir las etapas a seguir en su preparación.

5. Elaborar un manual de presupuesto

6. Conocer las herramientas a las cuales puede recurrir en primer término.

LABOR DE CONCIENTIZACIÓN

Deberá darse tanto a nivel operativo como administrativo. Esta labor en el personal operativo es clave pues en él descansa la ejecución de lo que la dirección se ha propuesto. En cuanto a la dirección, si ésta no usa el presupuesto, será conveniente tratar de convencer al gerente para que efectúe el control de su empresa por medio del mismo. Deberá resaltar las ventajas del sistema, los beneficios que reporta tanto a mediano como a largo plazo y sus limitaciones

Esta es la labor más difícil, pues la mayor parte de las personas convive con sistemas tradicionales y son renuentes al cambio.

En esta primera etapa es importante tener presente lo siguiente:

1. Quienes planean y quienes ejecutan deben tener claros los objetivos que se pretenden alcanzar por parte de los directivos de la organización.

2. Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas y seleccionar las más adecuadas evaluando los criterios, posibles consecuencias y aceptación por parte de los encargados de ejecutar esos planes.

Quienes planean deben conocer las habilidades de las personas y procurar que se comprometan con las tareas a realizar.

El plan propuesto debe ser flexible, permitiendo en lo posible la iniciativa de sus ejecutores. Definitivamente ningún plan es bueno si no admite modificaciones.

El plan debe generar compromiso y cumplimiento de parte de quienes planean así como de los ejecutores. Para que esto se dé, los objetivos deben ser claros, los planes no deben ser ambiguos; debe haber confianza en lo que se está realizando y en quienes lo van a ejecutar, así como en las comunicaciones.

Se debe procurar la participación de todas las personas de la organización: sólo así se logrará mayor responsabilidad y confianza y se utilizan de manera óptima los recursos humanos disponibles, evitando además la competencia entre quienes formulan los planes y quienes los ejecutan.

Por último se debe tener presente a los seres humanos que trabajan para la organización, sus fortalezas y debilidades. Así se logrará el éxito.

DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LA EMPRESA. ANÁLISIS DEL ENTORNO

El punto de partida de dichos análisis es hacer un diagnóstico general sobre la empresa en la cual se planearán sus actividades.

La figura 2.1 muestra las partes importantes que son objeto de investigación y evaluación por parte de las personas encargadas de formular los planes y cuantificarlos en el presupuesto.

Hay dos elementos importantes a considerar al tratar definir este paso en nuestro intento de establecer una metodología para hacer que un presupuesto sea más funcional.

1.-La empresa y lo que en su interior se desenvuelve (medio interno).

2. La región, el país o el continente donde ella actúa (medio externo).

Mencionaremos primero a la empresa porque es nuestro objetivo. En ella analizaremos aspectos que le pertenecen por su forma peculiar de ser y que la hacen diferente de otras de su mismo género.

Sus condiciones económicas y financieras, su rentabilidad, políticas administrativas y financieras respecto a compras, ventas, precios y contratación de personal, así como los sistemas de control interno, son elementos que no podrá dejar de analizar quien se decida por usar los presupuestos como herramienta adicional de control. Pero no podríamos olvidar los aspectos externos a la misma: la aceptación del producto en el mercado, el buen nombre de la empresa, el gusto del consumidor, el ciclo de la vida del producto, el porcentaje de participación en el mercado, la competencia ya sea nacional o internacional, la inflación y la estabilidad política económica y monetaria son variables que inciden grandemente en los resultados reales de un negocio y que por lógica influyen en los resultados de un presupuesto.

Se conjugan por tanto dos tipos de variables que inciden fundamentalmente en el comportamiento de la empresa. Unas que son del dominio territorial de la administración llamadas variables controlables y otras que no lo son, llamadas variables no controlables. En el siguiente cuadro mencionaremos algunas de cada tipo:

CONTROĿABĿES

1. Objetivos

2. Políticas

3. Estrategias adoptadas

4. Calidad del producto

5. Canales de distribución

6. Campañas publicitarias

NO CONTROLABLES

1. Gustos del consumidor

2. Disposiciones del gobierno

3. Competencia

4. Comportamiento de la economía

5. Inflación

6. Ingreso percápita del consumidor

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