Cuales son las Funciones basicas del departamento de protocolo

Listado de funciones del departamento de protocolo

• Realización de la  solicitud de confección de pasaporte diplomático para los Diputados y sus familiares directos vía cancillería.
• Tramitación de la solicitud de visados en pasaportes diplomáticos vía cancillería.
• Tramitación de la  solicitud de viáticos y emisión boletos aéreos  que son previamente autorizados en Presidencia.

Caso 1

• Diputado/a  envía a Presidencia carta documentada solicitando pasaje y  viático.
• Presidencia envía a protocolo carta con firma de autorización.
• Director/a recibe y asigna a un colaborador para trabajar expediente.
• Colaborador asignado procede a la tramitación correspondiente.

• Procede a llamar diputado/a  para coordinar fecha de viaje,
• Llama a varias agencias para hacer cotización de itinerario de vuelo,
• Hace carta dirigida a secretaria general administrativa con firma de Presidencia solicitando viatico y pasaje,
• Anexa itinerario de vuelo a expediente,
• Hace un juego de copia de expediente completo,
• Expediente original del diputado/a  y copia de carta de presidencia es llevador por mensajero/a interno con hoja de acuse a Secretaria Gral. Administrativa, cuyo acuse es entregado a colaborador asignado,
• Entrega copia de expediente y carta original de Presidencia al director quien procede a llevarlo a Presidencia para firma.

• Una vez firmado Director/a entrega expediente a colaborador.
• Colaborador saca copia a carta firmada y entrega a mensajero/a quien la lleva a Secretaria Gral. Administrativa
• Mensajero/a  interno entrega acuse de recibo a colaborador a cargo, quien procede a anexar la misma a la copia del expediente completo y archiva.
• Colaborador encargado llama a diputado/a y confirma itinerario con el mismo para fines de emisión de boleto. Una vez autorizado por diputado/a se analiza itinerario en agencia con mejor precio y se solicita la emisión del mismo.

Caso 2

• Diputado/a envía a Presidencia carta documentada solicitando viático.
• Presidencia envía a protocolo carta con firma de autorización.
• Director/a recibe y asigna a un colaborador para trabajar expediente.
• Colaborador asignado procede a la tramitación correspondiente:

• Carta dirigida a secretaria general administrativa con firma de Presidencia solicitando viatico,
• Se hace un juego de copia de expediente completo,
• Expediente original del diputado/a y copia de carta de Presidencia es llevador por Mensajero/a interno con hoja de acuse a Secretaria Gral. Administrativa, cuyo acuse es entregado a colaborador asignado,
• Entrega copia de expediente y carta original de presidencia al director/a quien procede a llevarlo a Presidencia para firma,

• Una vez firmado Director/a entrega expediente a colaborador.
• Colaborador/a saca copia a carta firmada y entrega a mensajero/a interno quien la lleva a Secretaria Gral. Administrativa.
• Mensajero/a interno entrega acuse de recibo a colaborador a cargo, quien procede a anexar la misma a la copia del expediente completo y archiva.

Caso 3

• Diputado/a envía a Presidencia carta documentada solicitando pasaje.
• Presidencia envía a protocolo carta con firma de autorización.
• Director/a recibe y asigna a un colaborador para trabajar expediente
• Colaborador asignado verifica solicitud y procede según pedido.

• Procede a llamar diputado/a para coordinar fecha de viaje,
• Llama a varias agencias para hacer cotización de itinerario de vuelo,
• Hace un juego de copia de expediente

• Mensajero/a  interno lleva expediente completo con copia de carta de presidencia y hoja de acuse a secretaria Gral. Administrativa
• Entrega acuse a colaborador asignado
• Colaborador asignado llama a diputado y confirma itinerario con el mismo para fines de emisión de boleto.
• Una vez autorizado por diputado/a se analiza itinerario en agencia con mejor precio y se solicita la emisión del mismo.
• Se archiva copia de expediente.

• Solicitud de reserva de salón de Embajadores.
• Diputado remite carta solicitando el uso del Salón de Embajadores con los detalles del vuelo.
• Director recibe y remite carta a encargado de eventos
• Encargado de eventos designa a oficial/ supervisor de protocolo para tramitar la solicitud
• Oficial/supervisor redacta carta dirigida al Delegado Aeroportuario a la firma del director/a
• Director/a firma y sella y remite a encargado de eventos
• Encargado de eventos escanea  y envía carta. Luego confirma recibo de carta y aprobación o rechazo de la misma.
• Encargado de evento informa al diputado el estatus de su solicitud de salón. ( Aprobación o rechazo)

• Análisis de cotización de los boletos aéreos con las diferentes agencias de viajes que trabajan con la institución.

• Secretaria Gral. Administrativa envía carta de cada  boleto emitidos a la fecha a fines de pago.
• Director/a recibe y entrega a supervisor de protocolo quien a su vez le entrega expediente a colaborador asignado de la emisión del boleto.
• Colaborador asignado hace cuadro  de excel con cotización con los itinerarios solicitados a las agencias en proceso de solicitud de pasaje e imprime y  anexa itinerarios.
• Es entregado a Director/a  para que proceda a firmar cuadro.
• Colaborador encargado arma expediente con una copia de la hoja del cuadro para fines de acuse de recibo.
• Mensajero/a interno lleva expediente con acuse de recibo a Secretaria Gral. Administrativa
• Entrega acuse a Colaborador asignado y este archiva.

• Ceremonial de actos fúnebres.

• Secretaria Gral. Legislativa envía notificación de fallecimiento de legislador o ex legislador al Dpto.
• Directora se comunica con familiares del fallecido y solicita información sobre funeraria donde será expuesto, horario en que será trasladado a congreso, nombre cementerio y hora de sepultura.
• Directora instruye  a coordinador, encargado de ceremonial y encargado de eventos.
• Encargado de ceremonial procede a redactar e imprimir carta solicitando honras fúnebres a la FF. AA. a la firma de directora y sello del Dpto.
• Mensajero externo lleva carta y copia como acuse a la FF. AA.
• Entrega acuse a supervisor de protocolo  quien procede a archivar.
• Coordinador de protocolo coordina horario y tipo de honores tanto en el congreso como el en cementerio con el personal asignado de las FF. AA. y notifica a encargado de ceremonial.
• Encargado  de eventos solicita corona fúnebre a suplidores autorizados.

• Encargado ceremonial redacta cartas solicitando colaboración de diversos departamentos a la firma de directora y sello del Dpto.
• Mensajera interna lleva cartas a los dptos. Correspondientes con acuse el cual luego es entregado a Supervisor de protocolo  para ser archivado.

• Encargado de ceremonial elabora programa del acto y se lo entrega a director quien lo verifica y remite a la presidencia y a los bloques partidarios
• Encargado de ceremonial en coordinación con supervisor y oficiales de protocolo establece la presidencia en el salón de la asamblea.
• Coordinador instruye a supervisor para seleccionar comisión de diputados para recibir y cargar el féretro.
•  Director/a de protocolo acompaña al presidente/a  al Salón de la Asamblea a fines de esperar al féretro en compañía de los demás diputados.
•  Encargado de ceremonial designa a 2 oficiales de protocolo para colocar bandera en el féretro y dirigir a los familiares directos al Salón de Asamblea.
• Supervisor de protocolo dirige  la comisión de diputados designada para recibir el féretro en la explanada frontal del Congreso e indica al batallón de las FF- AA cuando iniciar la diana de honor.
• Una vez entra el féretro a la asamblea, el encargado de ceremonial junto a los oficiales de protocolo invita a la presidenta, vicepresidente y expresidentes presentes para que inicien la primera guardia de honor.
• El encargado de ceremonial va  indicando el tiempo de la guardia de honor y el supervisor  y oficiales de protocolo organizan a los diputados para colocarse en filas y  hacer dicha guardia.
• Una vez todos los diputados presente han hecho la guardia, el encargado de ceremonial invita a la presidenta, vicepresidente, ex presidentes así como la comisión de diputados designada para que dirijan el féretro a la explanada frontal.
• El encargado de ceremonial junto con supervisor y oficiales de protocolo establecen la precedencia de los diputados y familiares en la explanada frontal.  
• Encargado de ceremonial  indica al batallón de las fuerzas armadas iniciar las honras militares (lanzamiento de los cañonazos).
• Una vez concluye la honra militar (cañonazos), los dos oficiales de protocolo designado proceden a doblar la bandera y se la entregan a la presidenta, quien procede a hacerle entrega de la misma a la viuda/o del fallecido/a.
• Una delegación militar procede a subir el féretro al carro fúnebre para su posterior traslado, quedando concluido el acto.

• Ceremonial de rendición de cuentas Presidenciales en coordinación con el Senado.
• Ceremonial de juramentación Presidencial y Congresual en coordinación con el Senado.
• Recepción de personalidades  internacionales invitadas por la Presidencia o las comisiones permanentes a algún evento concerniente a la Cámara de Diputados.
• Recepción de personalidades nacionales que asisten a las diferentes comisiones.
• Organización y Ceremonial  de eventos institucionales.
• Montaje floral de las actividades que lo requieren.
• Ambientación de despacho.
• Compra de presentes y regalos que son ofrecidos  por la Presidencia.
• Envoltura de libros que son entregados a Diputados y visitas de Presidencia y las comisiones.
• Etiqueta de vestimenta para las diferentes actividades que se realizan.

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