DEFINICIÓN DEL PROYECTO

FASE I

DEFINICIÓN DEL PROYECTO

Consiste en lograr el registro o la formación de un sistema mecanizado para facilitar el trabajo de registro de todos los concejos comunales del municipio San Carlos del estado Cojedes, ya que el mismo se realiza de forma manual y se hace difícil la entrada y salida de documentos con los que se trabajan en esta cede principal la cual denominamos FUNDACOMUNAL

SISTEMA MECANIZADO PARA LLEVAR EL REGISTRO DE LOS CONSEJOS COMUNALES DEL MUNICIPIO SAN CARLOS ESTADO COJEDES

1.1- ESTUDIO PRELIMINAR DEL PROYECTO

Un consejo comunal es una forma de organización de la comunidad donde el mismo pueblo es quien formula, ejecuta, controla y evalúa las políticas públicas, asumiendo así, el ejercicio real del poder popular, es decir, poniendo en práctica las decisiones adoptadas por la comunidad.

Una organización más avanzada que se puede construir entre vecinos de una misma comunidad, para afrontar problemas comunes en lo social, en lo político, en lo económico, etc., desarrollando proyectos de hábitat, complejos agro productivos, industriales, granjas integrales, vialidad, núcleos de desarrollo endógeno, factorías, plantas procesadoras, viveros, centros recreacionales, etc.

Es la base sobre la cual se construye la democracia participativa y protagónica que plantea la Constitución Bolivariana.

También se le define como un órgano de participación y protagonismo del pueblo, de articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos que conforman y hacen vida común.

El fin de este proyecto es determinar el desarrollo de un nuevo Sistema de Información de tal manera que las unidades interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto de diseño de un sistema automatizado para el registro de los concejos comunales del municipio San Carlos estado Cojedes.

1.1.1.- RECONOCER EL PROBLEMA

En la administración pública siempre deben estar presentes los principios de supervisión y control de las gestiones administrativas que permitan mantener unos estándares apropiados que dejen huellas positivas y transparentes. Es por ello, que dentro de los procesos que conllevan a un control eficiente de los recursos, juegan un papel muy importante los procesos de automatización de las organizaciones. En tal sentido, el control automatizado le permite a la gerencia dirigir, orientar y reorientar las metas y objetivos de la organización. De esta forma se garantiza el buen funcionamiento de la gestión pública, el cumplimiento de los objetivos propuestos y el continuo mejoramiento del proceso administrativo.

Actualmente los consejos comunales de San Carlos estado Cojedes, no cuenta con un sistema de proyectos automatizado, que le permita un desarrollo de las actividades de forma eficiente. Cabe destacar que todos los procesos de control de recaudación, son llevados en forma manual, toda la información manejada que es llevada en una hoja Excel no permite un control total de la información.

Los procedimientos están basados en forma manual para el control de las operaciones y registros administrativos por lo que se considera atrasado en cuanto a las innovaciones y avances tecnológicos que se viven en nuestro país.

Estos procesos se ven muchas veces afectados por la lentitud en el desarrollo de las actividades, el cual genera redundancia en le manejo de la información, retardo en los PROYECTOS, reflejando los beneficios que va a obtener la organización a corto, mediano y largo plazo.

1.1.2.- FORMULAR EL PROBLEMA

En la sede de los consejos comunales del Estado Cojedes se presenta el requerimiento de un Software que mejore la situación actual existente, para el control de recaudación, que se lleva manualmente lo que genera problemas en cuanto a rendimiento; debido a que el tiempo de respuesta es bastante prolongado entre las operaciones de registro, impidiendo que la información requerida por los entes de la organización en el momento oportuno no sea suministrada.

En lo que respecta a información, el sistema manual presenta dificultad en cuanto a salidas ya que la información necesaria no se encuentra disponible en el instante. Por otra parte, las entradas al sistema manual presenta inconvenientes en la búsqueda de algunos registros e información, estas se encuentran asentadas en libros, generando errores debido a que se debe acudir a los archivos y revisar pagina a pagina los proyectos, y las deudas de los beneficiarios para la localización de una información, este proceso se torna muchas veces muy engorroso y lento, además existen extravíos al momento en que se requiere para cualquier efecto bien sea legal o de referencia. De igual manera, el sistema manual no proporciona seguridad por cuanto los documentos se encuentran desordenados en un archivo las cuales pueden confundirse y la información se expone a perdidas y es imposible recuperarlas, por lo cual se considera el sistema actual en la mayoría de los casos del todo ineficaz, ya que la respuesta esperada es a largo plazo.

Nos basamos en lo anteriormente presentado, se crea conveniente diseñar e implementar un Sistema mecanizado paa el registro y control de los consejos comunales del municipio San Carlos del Estado Cojedes, el cual permitirá solventar todos los inconvenientes antes mencionados para disminuir el tiempo de respuestas en las operaciones y en la espera de las personas que acuden ante esta prefectura a solicitar o realizar registros, una herramienta útil para solventar la problemática por la cual atraviesa actualmente, como lo es un Sistema mecanizado.

1.1.3.- ELABORAR EL INFORME PRELIMINAR

El procedimiento de un nuevo Sistema se inicia cuando la Organización decide analizar y discutir las necesidades por las que viene presentado la misma; de allí que se plantea solventar dicha situación llegando a la conclusión de la elaboración de un nuevo proyecto; para así satisfacer las necesidades de los usurarios en cuanto a la veracidad de la información por ello deciden emprender un nuevo sistema referente al; Diseño de Un Sistema mecanizado para el registro y control de los consejos comunales del Estado Cojedes. Esto se realiza por medio del gerente con la elaboración de un estudio preliminar del proyecto justificando el desarrollo del sistema reconociendo el problema de acciones necesarias que existen en la actualidad en cuanto a la rapidez de la

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