DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL DEPARTAMENTO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO

Keywords: TIC, SI, Información, Admisiones, Registro, Solicitudes

Abstract

The interest of the present project is to design a flexible system that allows information to the Department of Admission and Academic Control -DARA- of the Universidad del Atlántico adapt to the needs of information to the department by making use of information technology and communication as a tool for this purpose the initial design includes procedures for the execution and administration of request for information by users like students and officials.

As well as procedures for information management and users, the ability to adapt new processes or functions according to the needs od DARA, make it in a flexible option and in agreement with the variety of request received from the DARA.

For easy processes management, we develop an interface web that allows for the achievement and management of the information received through the same system from anywhere with only connect to the system by internet.

The system computerized in 95% allowing it to monitor and audit the request received.

Resumen

El interés del presente proyecto es diseñar un sistema de información flexible que permita al Departamento de Admisiones y Registro Académico -DARA- de la Universidad del Atlántico adaptarse rápidamente a las necesidades de información de los usuario que realizan solicitudes a este Departamento haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para tal fin. El diseño inicial incluye procedimientos para la realización y administración de solicitudes de información y certificados por parte de los usuarios estudiantes y funcionarios, además de procedimientos de administración de la información de usuarios y la posibilidad de adaptar nuevos procesos o funciones según las necesidades del DARA, lo que lo convierte en una opción flexible y acorde con la variedad de solicitudes recibidas en el DARA. Para el fácil manejo del los procesos diseñados se desarrolló una interfaz web que permitiera la realización y administración de la información recibida a través del mismo sistema desde cualquier parte con solo conectarse al sistema a través de internet. El sistema se informatizo en un 95%, permitiendo así hacerle seguimiento y auditoria a las solicitudes recibidas.

Introducción

En la actualidad, el internet se ha convertido en una cultura de vida, no sólo para los países desarrollados sino también para los países que día a día disfrutan de este servicio. Muchos cambios están ocurriendo a nivel mundial, exigiendo una nueva postura por parte de las organizaciones quienes no se pueden quedar observando y dejar que las cosas sucedan sin nada que hacer, pues esto podría conducirla a enfrentarse a riesgos organizacionales y financieros que pueden afectar negativamente al futuro de la propia organización.

A este respecto, la mayoría de las instituciones educativas reconocidas a nivel mundial han realizado grandes cambios a fin de poseer sistemas de información que utilizan para brindar a sus estudiantes un excelente y oportuno servicio de atención a la vez que les permite orientarse en la toma de decisiones y el planteamiento de nuevas estrategias a nivel institucional.

La Universidad del Atlántico no es la excepción, por esta razón, en los últimos años ha estado implementando grandes cambios en sus diferentes áreas a fin de mantenerse altamente competitiva frente a la sociedad. Sin embargo, aún hay cosas por hacer a fin de llevar la Universidad al nivel de competencia al que quiere llegar y una de ellas es satisfacer la necesidad de comunicación que aparecen en los estudiantes a medida que las tecnologías de la información y comunicación penetran profundamente en las costumbres de la sociedad.

Precisamente, uno de los entes dentro de la Universidad del Atlántico con el cual la comunidad estudiantil tiene mayor necesidad de comunicación es el Departamento de Admisiones y Registro Académico. Este Departamento es el encargado de recibir y despedir a los estudiantes que desarrollan su carrera en la institución, constituyéndose en un eslabón importante de comunicación entre el estudiante y la Universidad. Por esta razón, éste es uno de los Departamentos en los cuales se hace necesaria la aplicación de tecnologías que contribuyan a la automatización de los procesos que se llevan a cabo dentro de él.

Este trabajo de grado apunta a la utilización de las tecnologías de la información y comunicación que puede ofrecer una institución educativa con el ánimo iniciar el camino a la satisfacción total de las necesidades de comunicación de sus estudiantes. Este trabajo es un compendio de la situación actual que vive el proceso de recepción y atención de solicitudes en el Departamento de Admisiones y Registro Académico, donde, en primer lugar, se realiza un diagnóstico que permite conocer cómo funciona el Departamento actualmente, se analiza uno de los problemas que presenta, se expresa qué se desea hacer , con qué recursos cuenta y, finalmente, se plantea como estrategia la creación de un sistema de información para el procesamiento de transacciones que puede realizarse basándose en lo que tiene actualmente el Departamento a fin mejorar su nivel de respuesta ante las necesidades de un público que reúne a la comunidad universitaria en general.

2. Diseño del Sistema

Con el fin de enmarcar el desarrollo global de todas las actividades planeadas para la construcción del sistema de información, se concertó clasificar cada una de las etapas de la metodología seguida bajo las cuatro (4) fases del ciclo PHVA (Figura 7) propuesta por el Dr. Edward Deming.

Figura 1. Administración del proyecto de sistema de información

Fuente: Elaboración propia, 2008.

Como inicio de la fase de planeación, se elaboró un plan de acción utilizando una Matriz de Marco Lógico en la cual presentan las diferentes etapas del ciclo de vida del desarrollo del sistema.

Con base en toda la información recolectada y ante la evidente necesidad de definir una solución que permita a la comunidad universitaria tener un mejor y más

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