Departamento De Compras

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DE UN HOTEL

Importancia del Departamento

Este departamento es vital ya que tiene como misión: la adquisición de los bienes y servicios adecuados...

• En la cantidad correcta

• En el momento correcto

• De la calidad correcta

• En el lugar correcto

• Del proveedor correcto

• Al costo correcto

• Con una inversión mínima de inventario y operación

Organigrama del Departamento

Funciones del Departamento

de Compras

Conseguir productos, equipo y determinados servicios para todos los departamentos.

El almacén central.

El centro de recepción de productos.

Entregar los productos y equipos a los departamentos.

Disponer de los bienes excedentes, de los vehículos y de los bienes personales no reclamados.

Hacer los correspondientes envíos a los distintos departamentos.

Realizar los trámites para los vehículos.

Administrar el programa de entregas.

Participar en grupos cooperativos de compras.

Funciones del Jefe de Compras

Localizar las inversiones y los accionistas que mantengan un compromiso afín con la empresa, de acuerdo a los objetivos.

Buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.

Crear políticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las empresas o personas que suplen de algún producto.

Proponer todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos con algunos proveedores que puedan ser benéficos para la empresa.

Funciones del Encargado de Bodega

Administrar el almacén.

Recibir los productos contra factura.

Revisar la calidad de los productos.

Ordenar los productos de acuerdo a PEPS.

Ordenar los productos en el área correspondiente.

Mantener el higiene en la bodega.

Entregar productos a quien corresponda según requisición.

Políticas de Compras

Son las reglas que se establecen con relación al procedimiento del departamentos, algunas pueden ser:

El usuario debe ingresar la requisición de bienes del 1 al 10 de cada mes para solicitar sus artículos consumibles.

Los artículos consumibles no normalizados deben ingresarse en una requisición independiente a la de artículos normalizados.

Los artículos consumibles normalizados requeridos deben tomarse del Catálogo de Artículos Normalizados.

Los artículos consumibles no normalizados deben incluir las especificaciones detalladas de los mismos.

La atención de requisiciones de artículos consumibles está en función de la suficiencia presupuestal.

Para todo incumplimiento a un requisito del proceso o del producto se debe requisitos el Formato de Acción Correctiva y Acción Preventiva.

Catálogos de Artículos

Son los folletos que detallan los artículos o servicios que se pueden adquirir de una determinada empresa.

En los catálogos se detalla

Nombre del artículo con imagen ilustrativa.

Código

Descripción del producto.

Colores, presentaciones, tamaños.

Precio unitario o en cantidades mayores.

Entre otros detalles.

Catálogo de Proveedores

El Catálogo de Proveedores es un formulario que

muestra un listado de las Personas Físicas o Jurídicas que han vendido productos o servicios a la Empresa dentro de un Período. Es indispensable registrar a todos aquellos proveedores que nos hayan expedido Facturas, Recibos de Honorarios u otros comprobantes, ya que esto es un paso requerido durante la Comprobación del Gasto.

El Formulario muestra una lista con los nombres o razones sociales de todos los Proveedores registrados,

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