Departamento De Compras

INTRODUCCION

Es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada, y a un precio conveniente, ofrecido a la disposición de operaciones en el lugar y momento requerido.

Mientras que un abastecimiento es la función logística que proporciona insumos a las áreas de la empresa, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión.

CONTENIDO

Gestión de compras en función de abastecimiento

La empresa necesita adquirir recursos para que se lleve a cabo la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa para lograr satisfacer la necesidad del mejor modo posible, suministrando materiales, bienes y/o servicios para ser incluidos a la rama de comercialización o bien de producción.

Siempre deberán de brindarse en cantidad adecuada, así como en su momento solicitado y con el precio y lugar acodado, siendo las siguientes el conjunto de actividades según las funciones:

- Detección de la necesidad.

- Solicitud y análisis de alternativas de compra.

- Negociación con los proveedores.

- Colocación de órdenes de compra.

- Seguimiento y activación de órdenes de compra.

- Recepción de efectos comprados.

- Entrega de los insumos al sector que los requirió.

- Control de calidad.

De igual manera, la gestión de compras y abastecimiento cumple con una función mas, que es la de medir la competitividad de una empresa y su participación en el mercado. Una afirmación muy aplicada en cuanto a este tema es la de “producir a bajos costos y con alta calidad”.

Compras como función logística

La logística es el proceso de gestionar estratégicamente el movimiento y almacenaje de materias primas, partes y productos terminados desde los proveedores, a través de la empresa.

Refiriéndose en parte al flujo de materiales, como, planeación, adquisición, control y el uso de todos estos, siendo su función la de planear, implementar y controlar a bajo costo.

El departamento de compras es el subsistema encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios para un correcto funcionamiento de la empresa. Este departamento, no puede cumplir su función de forma aislada. Al respecto, debe tenerse en cuenta como mínimo:

- Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.

- Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.

- Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.

- Ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

De manera que las necesidades y el tamaño de la empresa son elementos muy importantes al momento de establecer los recursos humanos indispensables para el departamento de compras.

El proceso de compras comprende ciertas fases:

- Planificación de las compras.

- Análisis de las necesidades.

- Solicitud de ofertas y presupuesto.

- Evaluación de las ofertas recibidas.

- Selección del proveedor.

Algunas veces el proceso de compras tiende a ser largo y complejo, esto se debe a que para tomar una decisión final, es necesario información o la respuesta de otras empresas. En cualquier organización, las compras son una actividad altamente calificada y especializada.

Técnicas de compras

- Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artículos.

- Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay un único proveedor de todas las unidades.

- Pedidos electrónicos y trasferencia de fondos.

Principios básicos de compras y abastecimientos

Precio: siempre se deben procurar proveedores con precios considerables, que vallan acordes a la calidad del producto o servicios que frecen.

Calidad: se debe procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad, o que sean acorde la calidad a los precios que tienen.

Pago: siempre se deben de buscar las mejores condiciones de pago, que el financiamiento o plazo del crédito otorgado

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