Departamento De Compras

Contenido

I. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Generalidades

Objetivos

Responsabilidad y Delegación

Centralización comparada con descentralización

Especialización en la Función de Compras

Valores

Aspectos Éticos de las Compras

Aspectos Éticos de las Compras

II. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Relaciones con la organización

Control de calidad

Requisición: importancia en la claridad de la información y flujo

Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades

Planeación y programación de compras

Just in time (justo a tiempo)

Informe de surtimiento y revisión del material entregado

Archivo histórico de operaciones

Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos

Importancia de los almacenes

Conclusión

I. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

1. Generalidades

Todo tipo de organización es sumamente dependiente de otras compañías u organizaciones, ya sea que requiera de estas materiales y/o servicios, puesto que para el buen funcionamiento de cualquier empresa es indispensable contar con diversos productos y servicios, ya sea espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones. Debido a esto las compras representan una de las tareas principales de cualquier organización sin importar su tamaño o giro.

2. Objetivos

Obtener los materiales adecuados para la empresa cumpliendo con las necesidades y políticas que esta demande, utilizando los recursos monetarios de la mejor manera posible.

A continuación se muestran las metas generales de las compras:

1. Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

2. Mantener las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario de los productos.

3. Mantener estándares o controles de calidad adecuados.

4. Encontrar vendedores provechosos.

5. Negociar con las empresas abastecedoras de productos, los precios fijos, los tipos de compras y modos de pago.

6. Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo.

7. Controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad.

8. Mantener un ambiente en armonía entre departamentos de la organización.

9. Realizar las compras totales al menor costo de administración.

3. Responsabilidad y Delegación

Las estrategias diseñadas para la realización de las compras deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación de tareas dentro de la organización. Esto implica que las gentes que trabajan en compras deben tener mayor capacidad y comprensión de las labores que este departamento implica, así como la selección de artículos de mejor calidad al mejor precio hasta realizar negociaciones con los proveedores que se tiene que tener contacto misión total y del funcionamiento de la organización.

4. Centralización comparada con descentralización

Existen 2 tipos de compras dentro de una organización la primera Centralización se refiere a la compra de materiales y productos que la empresa necesita por lo general, cosas que todos los departamentos llegarán a utilizar en un determinado momento, también se refiere a que una sola persona del departamento de compras realice el abastecimiento de los materiales necesarios dentro de toda la organización, esta persona tiene que estar enterada de todas las necesidades de los diferentes departamentos para realizar solo las compras necesarias. La segunda Descentralización se refiere a que las compras que se tienen que realizar se efectuarán por departamento, es decir, cada departamento se encargara de abastecer sus productos de acurdo a sus necesidades.

5. Especialización en la Función de Compras

En una empresa pequeña, en donde sólo hay una persona en el departamento de compras, no es posible esta especialización y esa única persona debe ser el que realice los tratos para todas las compras. Pero en organizaciones de compras mayores, la separación funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas:

• Compra y Negociación: Identifica vendedores potenciales, analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y determina precios, términos y condiciones en los acuerdos que hace con los vendedores, esto es en la compra de materias primas, combustibles, bienes de capital, etc.

• Seguimiento y Expedición: Este personal toma los acuerdos de compra y la forma en que el vendedor cumple sus acuerdos en cuanto al envío y a los requerimientos de calidad, para evitar cualquier perjuducación. Si se presentan problemas, este grupo presiona y ayuda al vendedor para resolverlos.

• Administración: este grupo maneja los documentos y formatos de compra: conserva los datos necesarios requeridos para operar el departamento y prepara los informes periódicos necesarios para rendir cuentas.

• Investigación de Compras: Este grupo se encarga en trabajar sobre proyectos relacionados con la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra.

6. Valores

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.

1. Tomar en cuenta los intereses de su compañía en todas las operaciones y llevar en práctica sus reglas y políticas establecidas.

2. Tomar en cuenta las sugerencias y consejos competentes de sus colegas y llevar a cabo tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final peso invertido.

4. Conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

5. Mantenerse en la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

6. Otorgar una rápida y cortés respuesta a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

7. Evitar prácticas deshonestas.

8. Aconsejar y ayudar a sus compañeros agentes de compras en el desempeño de sus tareas, siempre que se presente la ocasión.

9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

7. Aspectos Éticos de las Compras

El campo de los negocios y si de dinero se trata, es muy común que se den casos donde se presentan conductas no éticas.

A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales.

• El arreglo de precios.

• Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.

• Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador.

• Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán.

• Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras que son efectivos para no caer en el engaño de terceros, ni ser cómplice de actos no éticos.

• Considerar primero los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar sus normas establecidas.

• Ser receptivo a los consejos competentes de sus compañeros y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

• Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada peso gastado. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

• Mantenerse con una conducta honrada y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

• Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

• Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con él y para con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas comerciales.

• Evitar prácticas deshonestas.

• Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

• Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

II. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

1. Relaciones con la organización

La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Una vez que se tiene la información sobre el mercado se sabe cuál es la cantidad indicada que se tiene que realizar en la producción. Los pronósticos confiables son

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