Descripcion De Cargo

Coordinador Administrativo

Descripción de Funciones

OBJETIVO GENERAL: Planificar, controlar coordinar y supervisar las operaciones administrativas dentro de la organización, con el fin de garantizar la información, de forma veraz y oportuna, cumpliendo con las políticas, normas y procedimientos establecidos por la empresa.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Apertura de Clientes.

• Atención al cliente

• Recibir y verificar que los pedidos se encuentren en condiciones, de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa.

• Procesar los pedidos y/o facturación.

• Elaboración de:

Notas de Entrega

Referencias Comerciales

Notas de Devolución

Cotizaciones para diversas compras y/o servicios.

• Envió de valija diaria, realizando guías al servicio de encomienda.

• Archivo y control de los diferentes documentos, tales como: Copia de Facturas, Pedidos, Reportes, Recepción de mercancía, entre otros.

• Redacción de correos electrónicos, circulares, y otros documentos especiales y/o rutinarios que se requieran.

• Manejo de caja chica, entregando mensualmente un resumen con los gastos generados a la gerencia administrativa.

• Analizar, revisar y controlar las cuentas por cobrar de la empresa

• Análisis y revisión de saldo de los clientes.

• Analizar y gestionar los trámites de cobranzas, a fin de garantizar el retorno oportuno de los ingresos generados por las ventas

• Recibir y revisar los documentos que afectan las cuentas por cobrar.

• Elaborar Control de cobranzas, entrega de talonarios de cobro y Cheques Devueltos, por zona y vendedor.

• Verificar la norma establecida por cheque devuelto es decir la recarga

• . Realizar seguimiento a la cancelación o reposición de cheques devueltos.

• Relacionar los documentos entregados al vendedor (Notas de Crédito, débito y cheques devueltos).

• Verificar la cancelación de las facturas.

• Ejecutar Plan de auditoría tomando en cuenta los siguientes procesos:

Definir medidas preventivas y correctivas.

Identificación y análisis de los factores de riesgo.

• Proponer y establecer planes de acción, evaluación, discusión y seguimiento de los resultados de la auditoría con los responsables del proceso. Y reportar a la gerencia sobre desviaciones.

• Elaboración y seguimiento de carteleras informativas, de permisos gubernamentales, licencia de licores, impuestos, Rif de la empresa, certificados de salud de cada trabajador del almacén, Rif, permisos sanitarios. Y todo lo concerniente a las obligaciones legales que la empresa debe cumplir.

• Apoyo al Jefe de almacén en sus funciones diarias, tales como: Recepción de mercancía, liquidación de choferes, elaboración de guías de despacho, desglose de facturas, entre otros.

• Realizar las demás funciones que expresamente encomiende el Gerente, asistiéndole en todo lo que necesite.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones se basan en políticas específicas y claras dictadas por la gerencia, aplicadas a procedimientos definidos para lograr los objetivos específicos de la empresa.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general por parte del gerente de operaciones y logística y del gerente de ventas de manera directa y periódica.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el departamento de

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