Diagrama De Gant

DIAGRAMA DE GANTT

Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.

La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto. En la parte superior del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarán. La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado.

Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.

TAREA

Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia determinada.

Tarea predecesora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar.

Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente.

Tareas de resumen: son aquellas que se componen de subtareas y resume esas subtareas.

DURACIÓN

Tiempo en que se llevará completar una tarea definiendo su lapso de tiempo.

Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación como la finalización de una fase importante.

TRABAJO

Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.

CALENDARIO DE UN PROYECTO

Designa la programación predeterminada de los trabajos para todos los recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN

La planificación incluye a todas las actividades que se requieren para la selección del equipo de análisis de sistemas, la asignación de proyectos apropiados a los miembros de este equipo, la estimación del tiempo que cada tarea requiere para su ejecución, y la programación del proyecto, de tal forma que las tareas se concluyan oportunamente.

La primera decisión del analista de sistemas es determinar el grado de detalle que usará al definir las actividades. El primer nivel de detalle es en sí el ciclo de desarrollo de sistemas; y se requiere además de un enfoque estructurado.

Pasos:

• Listar las actividades en columna.

• Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.

• Calcular el tiempo para cada actividad.

• Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

• Reordenar cronológicamente.

• Ajustar tiempo o secuencia de actividades.

SIMBOLOGÍA

Nombre Aspecto

Tarea

División …………

Progreso

Hito

Resumen

Tarea resumida

División resumida …………

Hito resumido

Progreso resumido

Resumen del proyecto

RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES

Existen cuatro tipos de dependencias:

• DEPENDENCIA FIN A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta finalice otra.

• DEPENDENCIA FIN A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice otra.

• DEPENDENCIA COMIENZO A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.

• DEPENDENCIA COMIENZO A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.

BENEFICIOS QUE PERMITE EL CRONOGRAMA DE TRABAJO

• Indica los periodos no laborables, como por ejemplo los días festivos.

• En el caso de los recursos individuales, indica las vacaciones, permisos, faltas por enfermedad.

• Permite programar las actividades de un proyecto.

• Establece fechas de comienzo y fin de cada actividad, así como de las que se desarrollan paralelamente.

• Es un factor esencial en cualquier plan.

• Permite a los administradores estar seguros de que están avanzando hacia sus metas.

GRAFICA DE PERT

El gráfico PERT, es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

Un acontecimiento (representado por una elipse) es un instante específico del tiempo; por consiguiente una acontecimiento no consume tiempo. Un acontecimiento puede ser el principio o el fin de una tarea, un punto en el tiempo que puede ser reconocido e identificado claramente.

Una actividad (representada por una fecha) es el trabajo necesario para alcanzar un acontecimiento. Una actividad no puede empezar hasta que todas las actividades precedentes hayan sido terminada.

Así un gráfico está compuesto por un cierto número de acontecimientos ligados entre sí mediante actividades.

El gráfico comienza con un único acontecimiento inicial, se ramifica en varios caminos que ligan diversos acontecimientos, y termina en un acontecimiento final que señala el fin del proyecto.

Puesto que el PERT es una técnica orientada hacia los acontecimientos, el interés se centra en el inicio o término de los acontecimientos más que las mismas actividades.

REGLAS BÁSICAS

Regla 1: Se usa una, y sólo una flecha para representar una actividad a ejecutarse. La longitud de la flecha y la dirección en que está orientada no tienen significado alguno.

Regla 2: El diagrama se construye conectando flechas que representa actividades, considerando para cada una las tres preguntas siguientes:

1 Qué precede inmediatamente a esta actividad

2 Qué sigue inmediatamente a esta actividad

3 Qué actividades son concurrentes.

Regla 3: Iniciar el diagrama con una flecha preliminar.

Regla 4: Enumerar los acontecimientos.

Regla 5: Utilice las actividades ficticias, solo cuando precise mantener la lógica del diagrama.

ESTIMACIONES TEMPORALES

Una vez que se ha logrado un gráfico correcto, con los detalles adecuados, es necesario establecer una estimación de la duración de cada una de las actividades; y aunque podría utilizarse una única estimación, habitualmente se emplean tres estimaciones:

1 Duración Optimista (to): tiempo que se necesita para efectuar la actividad si no se presentas dificultades o complicaciones imprevistas.

En la mayoría de los casos la probabilidad de realizar la actividad en este tiempo es pequeña. Una regla práctica para este caso es que: sólo existe una probabilidad de un uno por ciento de realizar la actividad en un tiempo menos que la duración optimista.

2 Duración Más probable (tm): tiempo que es más probable que necesite la actividad para su realización. Esta estimación debe tener en cuenta las circunstancias normales, considerando algunos retrasos debidos a imprevistos, y debe estar basada en la mejor información de que pueda disponerse.

3 Duración Pesimista (tp): tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se presentas dificultades inhabituales y complicaciones imprevistas.

La regla práctica en este caso es que: sólo exista una probabilidad de un uno por ciento de realizar la actividad en un tiempo mayor que la estimación pesimista.

COLECTA DE LAS ESTIMACIONES DE LAS DURACIONES

Las estimaciones de las duraciones las obtendrá el analista PERT de las personas que tienen la responsabilidad de efectuar el trabajo que representan las actividades.

Las duraciones se solicitan habitualmente en entrevistas, es decir, oralmente, con preferencia a las comunicaciones escritas. Las estimaciones se obtendrán sin seguir el orden secuencial que representa el gráfico. Si las estimaciones se obtienen siguiendo un camino, existe la tendencia de ir sumando mentalmente y comparando con la idea preconcebida que se posee de la duración del camino. Cuando esto ocurre y el tiempo acumulado es diferente del preconcebido, el estimador consciente o inconscientemente tiende a igualar las dos estimaciones. Evaluando las actividades sin orden se ayuda a que cada una sea considerada

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