Directiva Administrativa

POLICÍA NACIONAL  [pic 1]

DIRECCIÓN GENERAL

Bogotá D.C,  16 de febrero de 2009

I.        OBJETO Y ALCANCE

1. FINALIDAD

Visitar a las unidades policiales con el propósito de verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental y socializar la gestión documental.

1. REFERENCIAS

1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 4 de 1913 “Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos, acceso a los documentos públicos”.
3. Ley 47 de 1920 “Protección del patrimonio documental y artístico”.
4. Ley 14 de 1936 “Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al tratado sobre la protección de muebles de valor histórico”.
5. Ley  163 del 30 de diciembre de 1959 “Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación”.
6. Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.
7. Ley 50 del 28 de diciembre de 1990 “Por la cual se introducen reformas al CST y se dictan otras disposiciones”.
8. Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
9. Ley 599 del 24 de julio de 2000 “Por la cual se expide el Código Penal”.
10. Ley 906 del 31 de agosto de 2004 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”.
11. Decreto Ley 410 de 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio”.
12. Decreto Ley 01 del 02 de enero de 1984 “Por el cual se expide el Código Contencioso Administrativo”.
13. Decreto No. 2527 del 27 de julio de 1950 “Por el cual se autoriza el procedimiento  del microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”.
14. Decretos No. 1400 del 06 de agosto y 2019 del 26 de octubre de 1970 “Por los cuales se expide el Código de Procedimiento Civil”.
15. Decreto No. 1382 del 18 de agosto de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.
16. Decreto No. 2150 del 05 de diciembre de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
17. Resolución No. 02687 de 2004 “Por la cual se crea el Comité de Archivo de la Policía Nacional y los Comités de Gestión Documental”.
18. Acuerdo No. 09 de 1995 del Archivo General de la Nación “Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación”.
19. Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
20. Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios de organización para los  Archivos de Gestión”.
21. Acuerdo No. 016 de 2005 del Archivo General de la Nación “Por medio del cual el Archivo General de la Nación aprobó las Tablas de Retención Documental presentadas por la Policía Nacional”.
22. Acuerdo No. 049 de 2000 “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
23. Circular No. 01 de 1997 “Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia”.
24. Circular No. 01 de 2001 “Elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental”.
25. Circular No. 04 de 2003 “Organización de historias laborales”.
26.  NTC 4095 “Norma general para la descripción archivística”.
27. NTC 3723 “Micrografía, microfilmación de documentos”.
28. NTC5029 “Norma Sobre medición de archivos”.
29. NTC.GP.1000/2004 Implementación Sistemas de Gestión de Calidad para instituciones públicas”.
30.  Directiva Transitoria No. 086 DIPON-SEGEN del 150707 “Capacitación en aplicación e implementación de las Tablas de Retención Documental”.

1. VIGENCIA

A partir de la fecha de expedición y hasta el día 31 de diciembre de 2009.

II.        INFORMACIÓN

1. ANTECEDENTES

La implementación de la normatividad proferida por el Archivo General de la Nación frente a la gestión documental tiene un carácter prioritario para la Policía Nacional, toda vez que le permite dinamizar el proceso planificador que facilita la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para el logro de los objetivos previstos.

En consecuencia de lo anterior, la Institución recurre a la contratación de la empresa A&C “Sistemas, Archivos e Información”, para que durante los años 2007 y 2008 consolide los lineamientos metodológicos e inicie el proceso de capacitación en la totalidad de las unidades policiales, encaminado a elevar los estándares de calidad, eficiencia y eficacia en relación con esta temática.

1. GENERALIDADES

Para el presente año, la Secretaría General a través del Grupo de Archivo General ha previsto realizar una serie de visitas, para verificar que los funcionarios responsables de la producción y administración documental estén aplicando las técnicas sobre archivística, de conformidad con el cronograma establecido en el anexo.

Igualmente, estas serán aprovechadas para elaborar un diagnóstico sobre las condiciones mínimas exigidas a las instalaciones que son destinadas como archivos y difundir la gestión documental, motivo por el cual, es necesario que las unidades policiales brinden el apoyo requerido al equipo del Archivo General, para cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley.

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