Documentos Y Formas

Tema 5. DOCUMENTOS Y FORMAS.

1. Conceptualización de las formas y documentos.

Forma. Es una herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general tiene información fija escrita y espacio para información variable. Según franklin

Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

Documento. Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento.

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:

• En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.

• La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados;

• Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Registro: Encontramos para este término dos acepciones:

• Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.

• Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Clases de registros:

• Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:

• Registro general de entrada.- se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:

.- de registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.

.- de registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.

• Registro general de salida.- se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.

• Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

• Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.

2. Relación de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos.

Es evidente la relación de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos. La organización para alcanzar sus fines realiza un conjunto de operaciones mediante la optimización de los recursos. En algunas de esas actividades, se requiere la utilización de formatos, lo cual va a crear evidencias de su realización. En cuanto un formato sea resucitado se convierte en documento. El uso de formatos en procedimientos adquiere una perspectiva muy importante si consideramos que los formatos son recursos que el profesional de administración debe optimizar en todo momento.

En la mayor parte de las organizaciones los formatos no se consideran importantes, sin embargo, muchos

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