EJERCICIO LIBRO APA 1 GALILEO

EJERCICIOS DEL LIBRO DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1

CAPITULO 1, EJERCICIO 1:

ANALISIS DEL ORGANIGRAMA:

Se entiende que es un organigrama general y vertical, en donde las líneas de mando y comunicación se dan de arriba hacia abajo. No existen líneas de comunicación diagramadas.

Identificación de mandos:

• MANDOS ALTOS

o Director General

o Responsable de Calidad

o Control de Gestión

• MANDOS MEDIOS

o Director Técnico

o Director de Producción

o Director Compras

o Director Comercial

o Director de Admón. y Finanzas

o RRHH

• MANDOS BAJOS

o I + D

o Oficina Técnica

o Métodos y Tiempos

o Encargados

o Jefe de Mantenimiento

o Logística y almacenes

o Administración

o Finanzas

Líneas de mando y de comunicación:

Las de mando están dadas por el mismo grosor, de tal forma que el Director General es jefe de los directores, RRHH, Responsable de Calidad y Controller. Algunos directores tienen línea de mando sobre subordinados, los mismos son: Director técnico, Director de Producción y Director de Administración y Finanzas.

No existen líneas de comunicación diagramadas.

Diagrama de Pearson

CAPITULO 1, EJERCICIO 2

Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas.

1. Renovación de una licencia de conducir:

PROCESO:

El proceso de renovación de licencia de conducir, tiene como insumo información que debe de presentar la persona interesada, en el módulo de la empresa que las extiende, este insumo inicial es:

• Licencia de conducir a renovar

• Recibo de pago por el monto correspondiente a los años que desee agregar a su Licencia, este pago lo puede realizar en la agencia de Banrural localizada en cada uno de los módulos de la empresa Maycom, que es quien las emite

• Verificar y estar solvente de multas

• Examen de la vista emitido por una Clínica Óptica u Oftalmólogo profesional colegiado activo, que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Tránsito de la Policía Nacional Civil.

• Factura original del examen de la vista

El proceso consiste en:

1. COMPLETAR PAPELERIA DE REQUISITOS: Esto es algo que debe de hacer el solicitante para iniciar el proceso.

2. REVISION INICIAL: Presentar documentos, requisito, en un primer mostrador en el cual se revisa que vaya completo y se ordena para que los siguientes pasos sean eficientes.

3. PAGO DE ARANCEL: En el mismo lugar hay una agencia de banco y puede pagar lo pertinente a la renovación.

4. VERIFICACION Y ACTUALIZACION DE DATOS: El grupo de documentos presentarlos en una siguiente ventanilla, en la cual se revisan contra los datos que ya están registrados en el sistema y se actualizan.

5. TOMA DE FOTOGRAFIA, se traslada al solicitante hacia cubículos en donde hay varias personas tomando la foto para la impresión o emisión de la licencia.

6. EMISIÓN DE LICENCIA: en el módulo de producción se imprimen las licencias, con todas las medidas de seguridad y calidad que se tengan establecidas.

7. ENTREGA DE LICENCIA DE CONDUCIR: Se notifica al solicitante que puede recoger su licencia, la cual se solicita que revise para verificarla y firme un control de entregas para validar que fue recibida.

El proceso produce como resultado:

• Documento legal de licencia de conducir con un nuevo periodo de vigencia.

DIAGRAMA:

INSUMOS PROCESO PRODUCTO

Licencia a renovar

Recibo de pago Documento

Examen de la vista Licencia renovada

Factura original de

Examen de la vista

Subsistema de la organización inmerso es: PRODUCCION

2. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente

PROCESO:

El proceso de actualización de datos para un pequeño contribuyente debe realizarse anualmente y se puede llevarse a cabo en varias oficinas de SAT para dicho proceso es necesario que se presente la persona interesada, en alguno de los Centros de atención al contribuyente de SAT, y presente los siguientes documentos:

• Formulario SAT-16, o versión vigente

• Original (en buen estado) de la cédula de vecindad, del documento personal de identificación (DPI) o en caso de ser extranjero, original (en buen estado) del pasaporte, del contribuyente

• Original y fotocopia simple de la última factura de uno de los servicios recibidos por concepto de: energía eléctrica, agua potable o teléfono (únicamente de línea fija).

El trámite es personal, sin embargo, puede ser realizada por una tercera persona, siempre y cuando porte documentos de autorización, de parte del contribuyente, notariados.

El proceso consiste en:

1. ADQUISICION FORMULARIO: Si aún no lo tiene, el contribuyente debe de obtener el formulario SAT-16 y llenarlo.

2. VERIFICACION Y ACTUALIZACION DE DATOS: El grupo de documentos presentarlos en la ventanilla, habilitada, en la cual se revisan contra los datos que ya están registrados en el sistema y se actualizan.

3. RECEPCION DE RTU: En la misma ventanilla entregaran una copia actualizada del documento RTU, correspondiente al NIT que se actualizo.

El proceso produce como resultado:

• Documento Registro Tributario Unificado (RTU) con los datos actualizados, según la información entregada por el contribuyente.

DIAGRAMA:

INSUMOS PRODUCTO

Formulario SAT-16

Original de Cedula/DPI

o pasaporte Documento RTU

Original y fotocopia

De factura de servicios

Básicos, con la dirección

Registrada del

contribuyente

Subsistema de la organización inmerso es: ATENCION AL CONTRIBUYENTE

3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate

PROCESO:

El proceso de atender un pedido de un cliente, involucra o asume a una persona de mostrador, que deberá cubrir las necesidades del cliente, en el sentido de entregar el pedido o calendarizar su entrega.

El proceso consiste en:

1. RECEPCION PEDIDO: Es importante recolectar los datos del cliente, así como el detalle del o los productos que desea adquirir. Muy importante determinar si el pago es en efectivo o a crédito.

2. VALIDACION DE CREDITO: es necesario determinar si es posible completar el pedido, según la disponibilidad de crédito del cliente

3. REVISION DE DISPONIBILIDAD EN INVENTARIO: proceso de revisión de que se tengan suficientes existencias en bodega inmediata. En su defecto llenar requisición de producción.

4. GENERACION DE COTIZACION o PEDIDO PARA CAJA: en este paso el cliente recibe la información de precios de los productos y su total, además con este pedido se procede a caja a realizar el pago del mismo, si es al crédito igual debe de proceder a caja a firmar la factura.

5. PAGO O ACEPTACION EN CAJA: Caja emitirá el documento pertinente, ya sea la factura y/o el pedido para facturar posteriormente, debe de obtener del cliente una firma con lo cual se acepta el crédito.

6. BODEGA: recepción de la factura cancelada y entrega de producto o bien recolecta información para el envío a domicilio.

El proceso produce como resultado:

• Producto adquirido entregado o confirmación de ruta de entrega.

• Incremento en cuentas por cobrar, si la compra fue al crédito.

DIAGRAMA:

INSUMOS PRODUCTO

Formulario pedido

Forma de pago efectivo Producto entregado

Forma de pago TC Crédito aceptado

Forma de pago Crédito Ruta confirmada

Entrega.

Subsistema de la organización inmerso es: ATENCION AL CLIENTE, CAJA Y BODEGA.

CAPITULO 2, EJERCICIO 3

Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica:

BENEFICIOS:

• Se reduce la intervención humana de RRHH permitiendo que se enfoquen en actividades que necesiten mayor creatividad

• El empleado puede sentirse más motivado, porque tendrá información de los días disponibles y además es mucho más rápida la aprobación o rechazo de la solicitud

• El registro del descuento, ya no pasa por elementos humanos que puedan equivocarse, y se registra de una vez en el historial del empleado, ajustando de inmediato las provisiones laborales.

• Todo el ciclo del proceso se agiliza.

CAPITULO 2, EJERCICIO 4

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

Ejercicios:

1. Inversión de Q 300 de mano de obra y Q 700 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

a. Respuesta: Productividad = 300 unidades / (Q 300 + Q 700) = 0.30

2. Inversión de Q 700 de mano de obra y Q 400 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

a. Respuesta: Productividad = 150 unidades / (Q 400 + Q 700)=

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