EL ARCHIVO

ARCHIVO

QUE SON ARCHIVOS.

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

CLASES DE ARCHIVOS

1) Por su organización.

* Generales o Centralizados. Archivo único, una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

* Descentralizado o parciales: Por dependencias o departamentos: es el que funciona repartido entre las diferentes dependencias de la entidad.

Estos a su vez pueden ser:

* Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

*

* Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

2) Según el grado o frecuencia de utilización:

* Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

* Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto Representan el cambio de los documentos en intervalos determinados (uno o dos veces por año), para su conservación y consulta esporádica u ocasional.

* Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresan en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos .

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.

INTRODUCCIÓN

Los archivos como colección de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Los archivos pueden ser contrastados con registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.). clasificación, clase

CONCLUSIONES

Los Archivos son unidades administrativas encargadas de un servicio público, cuyas funciones están determinadas por la asignación de unas competencias y el ejercicio de determinadas potestades.

Los archivos son muy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.

Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental.

Asimismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.

Ayuda mucho también el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

BIBLIOGRAFIA

WWW.BUENAS TAREAS.COM

WWW.MONOGRAFIA.COM

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