EL ARCHIVO

TECNICAS DE ARCHIVO

CONCEPTO

El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.

Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.

CONSERVACIÓN

Archivo Inactivo: guardado por varios años.

Archivo Central: Sótano, guardado de documentos de años atrás.

Archivo Activo: Documentos actuales.

SISTEMA DE ARCHIVOS

SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”.

Ejemplo: EXSA, FAMESA

SISTEMA NUMÉRICO:

Viene a hacer la asociación de numerosos e ubica por los primeros. ejemplos:

Factura Nº 159

Factura Nº 160

SISTEMA GEOGRAFICO

Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad, etc.

Arequipa/Cesar Tarazona

Lima/Juan Palomino

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.

La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia.

Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:

DOCUMENTOS VITALES

Incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.

DOCUMENTOS IMPORTANTES

Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio

DOCUMENTOS UTILES

Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se pueda destruir.

DOCUMENTOS NO ESENCIALES

Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlo.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Nada hay más normal y común en la gestión administrativa de las organizaciones que la producción, acumulación y consulta d3 documentos y más que normal, es en lo esencial que se convierte esa información, por ser el fruto de la mayoría de las actividades de la organización. De ahí la importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento que hasta hace poco tiempo solo se limitaba al soporte en el papel. Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionamiento dentro de la organización, requiere además de dejar una constancia, de un orden en esa información .la articulación de esa información ^individual ^ será la que va a conformar los archivos administrativos, en principio, y posteriormente la que serviría para reconstruir en un archivo permanente la memoria de la institución. En este sentido, es necesario tener conciencia de la importancia que tiene la información a nivel institucional en su conjunto, para no incurrir en el riesgo de que esos

ARCHIVOS INDIVIDUALES

Se vuelvan personalmente y sean utilizados para actividades particulares, olvidando que esa información hace parte de todo un proceso integrado de la gestión. Por tanto, podemos afirmar que la gestión administrativa es mucho más que personas individúales que producen información; es sobre todo, una estructura funcional muy sólida, con funciones muy definidas para cada una de las instancias comprometidas en el logro de los objetivos de la organización. En la medida en que estas funciones estén bien definidas, se puede garantizar el manejo de los documentos y la admiración dela información en general porque, independientemente de las personas que las ejerzan, siempre permanecerá la función.

LA EMPRESA COMO ENTE PRODUCTOR DE DOCUMENTOS

Al igual de las funciones, la estructura juega un papel definitivo. La información, sin interesarse soporte, tiene un trámite normal dentro de este proceso de gestión. Allí se interrelacionan todas las instancias comprometidas en el proceso. a mayor claridad de la estructura, menos riesgos de un mal tramite y, por consiguiente, de pérdida de la información o tiempo en su búsqueda. Es por esto que los archivos se constituyen en un elemento legitimó, necesaria y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora. Desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se les considera como almacenes de de papeles inútiles. Vemos entonces como en algunas organizaciones no existen las oficinas de archivo como tal; en otras están integradas sus funciones a los departamentos de servicios generales, con un agravante adicional: no son considerados rentables y enfrentan serios problemas presupuestales. La depresión y la debilidad que hasta ahora ha tenido la estructura archivística en las organizaciones, nos lleva a concientizar a la alta dirección de la importancia de una estructura sólida que permita no solo racionalizar la producción de la información sino identificar con claridad los canales, su flujo y el control mismo, adapta y ajusta a la realidad actual en lo que eso refiere a medios de producción, conservación, recuperación y prestación de servicio. Es muy claro que la información y su manejo constituye, repetimos, aspectos esenciales en la gestión de toda organización. Los problemas de los archivos obedecen más a problemas de tipo administrativo de la organización que a fallas técnicas.

ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN

Todos los anteriores conducen a la necesidad de organizar y reorientar funcionalmente los servicios documentales y archivísticos en las organizaciones; a entender que la administración de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo delos archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conservar información mas no papeles. Esta reorientación en el manejo de los archivos y su concepción tiene que ver también con el establecimiento de un ambiente de trabajo adecuado, la capacitación del personal, el establecimiento de la relación de trabajo entre las unidades y el personal. Son en resumen, la planeación, organización y el control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeña, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de información eficiente, ayuda a otros en forma más eficaz.Para logar una buena administración de la información es necesario definir normas muy concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración yeso. Lo que es igualmente importante, es establecer un sistema unificado de clasificación y conservación de documentos, temas que se trataran ampliamente en capítulos posteriores. Por las razones expuestas y por las decisiones que esta área se deben tomar, lo ideal es que estas oficinas dependen directamente de un nivel de dirección superior, donde la toma de decisiones sobre el control en la producción y organización de los documentos no estén sometida a la aprobación de mandos medios, sino que sean políticas institucionales guiadas por las jerarquías de mayor rango de la entidad.

DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Para hablar de los documentos empresariales en general, es necesario precisar que se entienden por documento en su acepción más general. así, documentos es: todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los culés fueron credos .visto como un objeto suelto , es decir un contexto , siempre servirá como testimonio de algo. En este orden de ideas son documentos no solo escritos, sino, los impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas magnéticas, sellos pinturas, etc., que contienen información registrada. De todas maneras en, cualquiera que sea el documentó y su soporte, que lo interesa de él se informa que contiene. La información en las organizaciones se genera y se tramite en forma de documento, el cual se acumula en un archivo .esto hace del manejo documental un sistema de información por excelencia. Los documentos son los instrumentos naturales

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