ELABORACION DE INFORMES DE AUDITORIA

1. Señalar las deficiencias específicas presentadas si las hay.

• Los documento soportes contienen información con enmendaduras donde no se puede reconocer el nombre del proveedor

• El pago a proveedores se hace por correo, corriendo el riesgo de efectuar el pago a otras personas

• La secretaria de la empresa participa en el proceso de compras, efectúa un procedimiento no adecuado a las diferentes facturas.

2. Explicar porque cada asunto señalado es una deficiencia.

 Los documento soportes contienen información con enmendaduras donde no se puede reconocer el nombre del proveedor

Los documentos soportes deben contener una información clara sin enmendaduras y no deben de ser borrosas a fin de evitar fraudes.

 El pago a proveedores se hace por correo, corriendo el riesgo de efectuar el pago a otras personas..

La entrega de los cheques se debe de hacer de manera personal, y con firma de recibido por parte del proveedor, soporte necesario como soporte del pago.(Firma de las colillas de la chequera en el momento de recibir su pago)

Se deben establecer procedimientos claros para el pago a proveedores.

 La secretaria de la empresa participa en el proceso de compras, efectúa un procedimiento no adecuado a las diferentes facturas.

Las fechas de las facturas no deben de ser perforados, son documentos soportes que permiten identificar las fechas de pago de la misma y hacen parte de los soportes contables.

3. Sugerir procedimientos alternativos

Se sugiere la sistematización de Procedimiento de Compras, con una segregación adecuada de funciones

Procedimiento de Compras

 Requisición de artículos firmada por el jefe inmediato, pre - numeradas.

 Solicitud artículos

 Solicitar cotizaciones y tomar decisiones de acuerdo a los precios favorables

 Departamento de Compras, elabora la respectiva Orden de compra pre numerado y debidamente firmado, envía orden de compra al proveedor y áreas involucradas.

 Recepción y almacenamiento de artículos, presentando informe de cantidades recibidas.

 Elaboración cuenta por pagar o pago, con los documentos soporte y aprobación de pago.

 Archivo documentos

Procedimiento Pago a Proveedores

 Facturas de compra, cuentas de cobro y demás, obligaciones de la empresa deben estar debidamente contabilizadas.

 Las facturas deben estar contabilizadas y con los respectivos soportes, de lo contrario se devolverán para llenar todo los requisitos.

 Verificar los saldos de los bancos para realizar los pagos.

 Todos los pagos deben ser autorizado por el ordenador del gasto (Gerente).

 Establecer un horario para pago de forma personal a proveedores.

 Para el cierre contable mensual se realiza conciliación con contabilidad y presupuesto

POLITICAS

 La entrega de los cheques se realiza en el área de tesorería en horario de oficina.

 Los pagos de las obligaciones se realizaran dentro de los primeros treinta días.

 Los pagos deben realizarse según las facturas más antiguas y demás políticas definidas por la gerencia.

 Para la gestión de los pagos se tendrán en cuenta las políticas financieras de la empresa.

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