Presentación de la estructura y los formatos estándar para la elaboración de informes de auditoría

FORMATO 1 Modelo de la pasta de informe

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

(arial 16)

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL

(arial 12)

NÚMERO DEL INFORME

(arial 12)

(Siglas de la unidad administrativa de control, guión, número secuencial de 4 dígitos, guión, año de presentación de 4 dígitos)

NOMBRE DE LA ENTIDAD EXAMINADA

(arial 12)

INFORME GENERAL

(arial 10)

Informe de Auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática o EXAMEN ESPECIAL a: nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.) de (nombre de la entidad); por el ejercicio económico … (o a una fecha determinada o por el período comprendido entre el … y el …) (incluir fecha en forma de texto).

(arial 10)

FORMATO 1a Modelo de carátula de informe

NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE FUE INTERVENIDA

Auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática o EXAMEN ESPECIAL a: nombre de la cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.) de (nombre de la entidad); por el ejercicio económico … (o a una fecha determinada o por el período comprendido entre el … y el …) (incluir fecha en forma de texto).

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL

Ciudad - Ecuador

FORMATO 2 Modelo de carta de presentación

Ref: Informe aprobado el (fecha de aprobación, cargo y firma)

Ciudad, Señor/a

Cargo

Entidad

Presente o ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Nombre de la ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad)

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectúo la auditoría (financiera, de gestión, ambiental o informática o el examen especial a nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), de (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el … y el … (o a una fecha determinada) (señalar las fechas en forma de texto).

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

Dios, Patria y Libertad,

f) Servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que suscribe la carta de presentación y el informe

NOTA: Se exceptúa este modelo de carta de presentación para la auditoría financiera; en el

Manual respectivo, constan los tipos de dictamen que se pueden utilizar.

FORMATO 3 Modelo de informe de examen especial

CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

Se señalará el nombre de la entidad examinada y el número y fecha de la orden de trabajo; además se precisará si el examen se realizó en cumplimiento del plan operativo de control del año…, de la unidad de auditoría… o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el número y fecha de tal autorización, así como las modificaciones si las hubiere.

Para el caso de las auditorías internas, en los exámenes imprevistos, se señalará la autorización expresa de la autoridad competente.

Objetivos del examen

Se indicarán los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que tendrán relación directa con la naturaleza del examen; así como los objetivos específicos establecidos en la planificación del examen.

Alcance del examen

Se describirá el trabajo realizado, con indicación de: componentes, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, procesos o actividades examinadas y el período cubierto.

Deberá guardar conformidad con la orden de trabajo y sus modificaciones o ampliaciones debidamente autorizadas.

Se indicará en un párrafo informativo, lo relacionado con exámenes realizados por la Contraloría General del Estado y/o por la unidad de auditoría interna de la entidad examinada y/o por firmas privadas de auditoría, relacionados con alcance del examen que se ejecutó.

Limitación al alcance

Se señalarán limitaciones únicamente en los casos en que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de auditoría por restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados.

Base legal

Se consignará la disposición legal en la cual consta la creación o constitución de la entidad y sus reformas.

Estructura orgánica

Se señalará la estructura orgánica vigente de la entidad o de la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción del examen, a la fecha de corte de la auditoría.

Objetivos de la entidad

A fin de dar a conocer los objetivos que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o actividades, se revelarán aquellos que constan en la normativa de creación o en el plan estratégico de la misma y que están relacionados con el objeto de la acción de control.

1

Monto de recursos examinados

Se consignará el monto de los recursos analizados en el examen especial al rubro, componente, área o proyecto. La información incluirá las fuentes de financiamiento de la entidad, en valores efectivos correspondientes al período examinado. Pudiendo ser “indeterminado”, para el caso que involucra aspectos ambientales no susceptibles de una valoración directa.

Información del proyecto

En los informes de examen especial de ingeniería, se incluirá como parte de la información introductoria, el detalle de cada una de las obras y/o proyectos que fueron examinados en la ejecución de la acción de control, con sus respectivos montos.

Servidores relacionados

Se realizará un detalle de los nombres, apellidos, cargo y período de gestión de los servidores principales, que actuaron durante el período de las operaciones examinadas y se presentará como anexo al informe.

CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN

En este capítulo se desarrollarán los comentarios sobre cada una de las áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas, bajo un título que identifique la naturaleza de los hallazgos y guarde concordancia con los asuntos tratados.

Los comentarios contendrán los cuatro atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, serán redactados con claridad y objetividad, sin revelar los procedimientos de auditoría empleados; se organizarán y se presentarán de acuerdo a la importancia relativa o materialidad y, de ser el caso, serán complementados con el uso de gráficos, cuadros comparativos y explicaciones. No se incluirán términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, se precisará la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible será cuantificado y las conclusiones y recomendaciones guardarán relación directa con lo comentado.

En los comentarios no se detallará los nombres de los servidores o ex servidores de la entidad examinada, ni de las personas naturales relacionadas con el examen, sino, únicamente, la denominación del cargo o función que desempeñaron; en el caso de transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrán tres puntos suspensivos. No se especificará el grado de responsabilidad que podría derivarse del examen, ni se tipificará penalmente los hallazgos.

El primer comentario se referirá al cumplimiento de las recomendaciones formuladas en los informes

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