El Instituto Americano de Contadores (AICA) define el control

 CAPÍTULO I

     El mercado globalizado exige a todas las empresas la constitución de una herramienta que permita el correcto y  eficiente manejo de todos los bienes o recursos esencial en las operaciones financieras de la organización. Esta se presenta como una pieza clave para llevar de modo eficiente todos los procesos involucrados, en un sistema de control interno de inventario permitiendo así a grandes corporaciones u organizaciones mejorar su productividad y ser más competitiva en el mercado. Esta situación ha generado que las distintas empresas tomen mayores riesgos de inversiones en materiales para así lograr entrar en un mercado que les permita competir y esto simplemente se traduce a un elevado aumento de su capital de trabajo que le permitirá además aumentar su producción, a través de compras de materia prima o bien sea productos terminados para realizar el proceso de compra y venta, todas estas actividades tiene un único denominador es decir el inventario, motor principal de todas empresas a nivel mundial comercializadoras de mercancía.

     La competencia internacional ha obligado a las empresas comercializadoras a producir e innovarse con creación de mayor variedad de productos, colores, pesos, tamaños y presentación con el objeto de competir con productos cada vez mas diversificados y esto ha presentado un incremento de su producción y a la vez ha incidido en el sistema de control interno de inventario.

      En el mundo de la comercialización de productos comestible existen tres elementos fundamentales los cuales son: calidad servicio y precio. Es por ello que muchas empresas debe tener un control interno de inventario adecuado al producto que estén ofreciendo que permita el desarrollo normal y adecuado de las operaciones tanto en el ramo administrativo como en el productivo y comercial, por lo que un buen control interno pasa a formar para de unos de los aspectos más importante de la empresa.

     Es así como surge el concepto de control interno donde se brinda una estructura común que viene a ser de gran utilidad en la consecución de objetivos y metas en la institución.

El Instituto Americano de Contadores (AICA) define el control

Interno como:

“El control interno abarca el plan de organización y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y flexibilidad de información financiera de contabilidad, promover eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas” (p.278)

El Control interno está directamente relacionado con las operaciones normales de una organización, pues es necesario estar convencidos que la información financiera es segura y confiable, y que se logra a través del sistema del control interno de la entidad.

A nivel global existen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) las cuales son un conjunto de estándares creados desde 1973 hasta 2001 por el IASC International Accounting Standards Committee, antecesor del actual IASB –International Accounting Standards Board. tienen como función principal, orientar al inversor, con el objetivo de reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las cuales definen que información financiera deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados.

En materia de inventario se creó la NIC 2 la cual tiene como objetivo;

“El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.”

Esta norma establece de qué manera se deben llevar los inventarios de las empresas dependiendo el fin de la misma estableciendo cual será la información a registrar y de qué manera será registrada para que posteriormente sea utilizada en los estados financieros y sirva como apoyo para la toma de decisiones en la empresa u organización.

En Latinoamérica existen un gran grupo de organizaciones unas ya con gran trayectoria, pero en su mayoría pequeñas y medianas empresas (PYME) en vía de surgimiento al ser un continente en desarrollo, a las pyme por lo general se les complica tener un control interno de su inventario, esto afectando su desarrollo regular como empresa, ocasionando que no puedan sobrevivir. Esto debido a que se les hace complicado llevar el control de los inventarios, los cuales son la representación tangible de los activos de la empresa, esto puede ocurrir por no contar con los recursos necesarios, no tener el conocimiento, no contar con personal capacitado y a veces por el simple hecho de no ver con importancia el tener un control en su inventario.

Esto ocasiona una falta de información relevante para la vida de una empresa y como puede ser el no saber si la empresa es óptima o no, o si están incurriendo en perdidas, robos, o cualquier situación perjudicial.

En Latinoamérica se basan igualmente que, en la mayoría de los países del mundo, en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), como se digo anteriormente son las encargadas de establecer que información financiera deberá contener los estados financieros   y de qué manera será presentados.

Hay una gran cantidad de empresas que llevan su registro de forma manual creando una base de datos de identificación con cada uno de los artículos que se venden o se comprar de igual forma suceden con las empresas manufacturera registran la materia prima que entra, la que se convierte en productos terminado y que posteriormente será vendido. Esto generar información optima de con que cuenta la empresa, reduce costo de almacenaje por mercancía con poca rotación, disminuye perdidas y robos del inventario de la empresa.

De igual forma hay compañía que cuenta con mayor recurso para implementar un mejor sistema de control interno de inventario, aprovechando los aportes tecnológicos como son los software’s especializados para manejar el inventario de una empresa, esto varían en función del tipo de negocio o periodo de uso del programa especializado por mencionar algunos Inventory Pro, Inventory Organizar Deluxe., Inventory Power, Small Business Inventory Control, entre otros.

Ya sea de forma manual o por software’s es importante que las empresas realicen revisiones de los inventarios de forma periódica para verificar que se estén llevando todos los procesos de una manera adecuada y detectar fallas si existiesen.

En Venezuela la mayoría de las organizaciones son (PYME) existen un gran número de compañías, pero son muy pocas las que sobreviven los primeros 5 años de vida, al igual que en el resto de Latinoamérica uno de los factores que ocasiona esto es que no llevan un adecuado control interno de sus inventarios y no le dan una gran importancia.

El sistema de control de inventario está basado por Las Normas de Información Financiera de Venezuela (VEN-NIF), también llamadas principios de contabilidad, se clasifican en dos grandes (2) grupos:

1. VEN-NIF GE, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Grandes Entidades y están conformadas por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF Completas) del año 2014, que deben ser aplicadas conjuntamente con los Boletines de Aplicación de las VEN-NIF (BA VEN-NIF).

2. VEN-NIF PYME, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Pequeñas y Medianas Entidades, conformadas por la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), emitida por el IASB inicialmente en el año 2009, y modificada en el 2015, que debe ser aplicada conjuntamente con los Boletines de Aplicación de las VEN-NIF (BA VEN-NIF).

Para continuar podemos decir que el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir y evitar cualquier irregularidad, relacionada con falsificación, fraude o colusión y aun cuando estos montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros es importante que estos sean descubiertos oportunamente debido a que tiene implicaciones sobre el correcto desempeño del negocio.

Dentro de la Empresa Tutti Frutti C.A ubicada en la Av. Tamanaco, Galpón 322, Piso P.B., Local U, Urbanización El Llanito, existe un problema con el sistema de control interno de inventario ocasionando pérdidas a la compañía esta empresa se ha dedicado continuamente a la compra de materia prima para la venta y distribución de helados basándose en la calidad de su producto ya terminado.

Actualmente está presenta una situación negativa debido a que no se determina cuanto es realmente la cantidad de material existente dentro del almacén, lo cual ocasiona un deficiente control de inventario por el hecho de que no se sabe con exactitud cuanta son las cantidades de materiales existentes dentro del almacén lo cual originan un inadecuado y deficiente control de inventario, de esta manera dificulta establecer los niveles de inventario de tales rubros.

Este problema se encuentra arraigado en la falta de identificación, clasificación, codificación y control del manejo de los gama de materiales que ellos utilizan, lo cual permite que no haya un control adecuada, de la existencia de los productos terminados que luego serán desperdiciados, también se observa la desorganización en el área del almacén, ya que la mayoría de los materiales y los productos terminados no tienen un sitio especifico de almacenamiento, lo que genera desorden y congestionamiento en dicha área.

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