El Presupuesto

El Presupuesto

1.- Definición

El presupuesto es la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos. Presupuestar como palabra análoga resulta de hacer el cómputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronósticos sobre las cantidades y precios, el periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el año financiero-fiscal-contable.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

Por ejemplo: una familia calcula sus ingresos y gastos y concluye que cuenta con un presupuesto de 1.000 dólares mensuales. Esto quiere decir que los gastos al mes no deberán superar dicha cifra, de lo contrario la familia incurrirá en deudas. Desarrollar un presupuesto ayuda, en estos casos, a alcanzar metas de ahorro.

Otro ejemplo de presupuesto surge en los viajes, cuando los turistas viajan con X cantidad de dinero y saben que éste deberá alcanzarles para satisfacer sus necesidades durante toda la estadía. Si un viajero cuenta con un presupuesto de 500 soles para unas vacaciones de cuatro días, y al segundo día ya gastó 400 soles, al repasar los números se dará cuenta de que tiene que recortar sus gastos para no quedarse sin dinero.

Por supuesto, los presupuestos tienen un uso en los diferentes aspectos de la vida cotidiana, dentro de las organizaciones, y en cualquier actividad que presente manejo de dinero u otro elemento valioso con el cual se pueda obtener algún bien o servicio.

2.- Objetivos

Los objetivos que se pretenden lograr y controlar con la elaboración, diseño e implementación de presupuestos son los siguientes:

- Obtener una guía de acción

- Permite comparar lo real con lo planificado

- Evaluar la actuación de la compañía

- Optimizar el empleo económico de los recursos

- Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos

3.- Función de los Presupuestos

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

De manera ideal la Gerencia espera que la función presupuestal proporcione:

- Una herramienta analítica, precisa y oportuna

- La capacidad para pretender el desempeño

- El soporte para la asignación de recursos

- La capacidad para controlar el desempeño real en curso

- Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos

- Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros

- Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje

- Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

4.- Importancia de los Presupuestos

- Son útiles en la mayoría de organizaciones como empresas, agencias gubernamentales, grandes multinacionales y pequeñas empresas.

- Son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

- Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.

- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa.

- Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

- Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de la empresa.

- Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento.

5.- Objetivo de los Presupuestos

- Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes.

- Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

- Coordinar y relacionar las actividades de la empresa.

- Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

6.- Fundamentos de la Presupuestación

Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario. La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercaran los objetivos. Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.

Entre los fundamentos que facilitan la consecución de los presupuestos se tiene:

- Compromiso de la administración.

- Sistema de comunicación efectiva.

- Sistema participativo.

- Estructura organizacional definida.

- Expectativas realistas (objetivos y metas).

- Asignación de recursos.

- Horizontes de los presupuestos.

- Referencias históricas (tendencias y comportamientos).

- Flexibilidad de los presupuestos.

- Seguimiento y control

- Contabilidad por responsabilidades

7.- Principios de los Presupuestos

 Principios de Previsión

 Predictibilidad

 Determinación cuantitativa

 Objetivo

 Principios de Planeación

 Previsión

 Costeabilidad

 Flexibilidad

 Unidad

 Confianza

 Participación

 Oportunidad

 Contabilidad por áreas de responsabilidad

 Principios de Organización

 Orden

 Comunicación

 Principios de Dirección

 Autoridad

 Coordinación

 Principios de Control

 Reconocimiento

 Excepción

 Normas

 Conciencia de Costos

8.- Elementos de los Presupuestos

 Elemento Integrador

o Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.

 Elemento Coordinador

o Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

 Elemento Operaciones

o Uno de los objetivos principales de los presupuestos es determinar los ingresos que se pretender obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.

 Elemento Recursos

o No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra con la planeación financiera.

9.- Ventajas y Limitaciones de los Presupuestos

 Ventajas

o Presiona a que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

o Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada.

o Cuando existe motivación adecuada, incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización.

o Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

o Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.

o Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.

o Obliga a realizar un autoanálisis periódico

o Facilita el control administrativo

o Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.

o Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.

 Limitaciones

o Están basados en estimaciones.

o Debe ser adaptado a los cambios de importancia que surjan.

o Su ejecución no es automática.

o No debe tomar el lugar de la administración.

o Toma tiempo y costo prepararlos.

o No se deben esperar resultados inmediatos.

10.- Técnicas Presupuestarias

Las dos técnicas principales son la elaboración de:

- Presupuesto Incremental.

- Presupuesto de base cero.

En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Éste método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo perezoso y con frecuencia poco preciso. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria.

En los presupuestos base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía.

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