Elaboración de la Programación de Compras Anual
Enviado por Hilanzoly Rodriguez • 10 de Noviembre de 2016 • Apuntes • 5.158 Palabras (21 Páginas) • 276 Visitas
Departamento de Compras
PROCEDIMIENTO N° 1
I. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de la Programación de Compras Anual.
II. OBJETIVO
Pronosticar las compras anuales de la Institución, por Programa y Actividades según Plan Operativo Anual aprobado para ejercicio fiscal
III. NORMAS ESPECÍFICAS
- Dicho reporte contendrá la información sobre la programación de la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, a contratar para el próximo ejercicio fiscal, cuya remisión se hará en el último trimestre del año, salvo aquellas contrataciones que por razones de seguridad de Estado, estén calificadas como tales.
- La programación se suministrará con base al proyecto de presupuesto. De existir variación entre el proyecto y el presupuesto aprobado, esta deberá remitirse al Sistema Nacional de Contrataciones (SNC), dentro de los quince (15) días siguientes a la aprobación del presupuesto.
- Cualquier modificación a la Programación, de la adquisición de bienes, prestación de servicio, ejecución de obras, deberá ser notificada al Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) de Contrataciones dentro de los quince (15) días siguientes contados a partir de la aprobación de la misma.
- Se debe utilizar obligatoriamente el Sistema Integrado de Gestión, Formulación y Seguimiento (SIGFOS) para la carga de la información de la programación anual de compras.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Responsable | Acción |
Gerencia Administrativa | 1. Recibe los lineamientos de la Oficina de Planificación y Presupuesto de la Gobernación de Lara sobre la elaboración del plan operativo anual y la formulación del anteproyecto de presupuesto. 2. Realiza reunión de trabajo con los departamentos, coordinaciones y gerencias para solicitar los requerimientos necesarios para su funcionamiento. |
Departamentos, Coordinaciones y Gerencias | 3. Prepara las actividades y sus requerimientos a ejecutar en el año a presupuestar. 4. Remite a la Gerencia Administrativa para su revisión. |
Gerencia Administrativa | 5. Recibe la información y remite al Departamento de Compras para que sea procesada. |
Departamento de Compras | 6. Recibe la información, revisa, y: 6.1Si todo está ajustado a los requerimientos:
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Departamento de Presupuesto | 7. Revisa la carga en el SIGFOS. 8. Distribuye financieramente la programación de compras en las diferentes actividades contempladas en el Plan Operativo Anual. |
Departamento de Compras | 9. Recibe el documento de aprobación del Presupuesto de Gastos. 10. Carga por partidas presupuestarias al SCN en línea. 11. Emite el reporte, imprime y archiva. |
Fin del procedimiento. |
ROCEDIMIENTO N° 2
I. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud de apertura de contrataciones.
II. OBJETIVO
Estandarizar los pasos a seguir para que las dependencias responsables soliciten la apertura de las contrataciones públicas.
III. NORMAS ESPECÍFICAS
- La unidad solicitante debe solicitar el material o el bien ante el Departamento de Compras a través de Memorándum.
- La unidad Contratante es la unidad encargada de la elaboración y validación del presupuesto base de la contratación, el cual debe preparar incluyendo los tributos.
- Para todas las modalidades de selección de contratistas el Departamento de Compras debe realizar actividades previas que garanticen una buena selección.
- El Departamento de Compras debe contar con la programación presupuestaria, especificaciones técnicas, determinación de las ventajas económicas y técnicas de la contratación, la previsión en la programación anual de compras, si es aplicable, modelo del contrato.
- El Departamento de Compras debe si el procedimiento tiene carácter plurianual efectuar la notificación al órgano competente en la planificación central, evaluar la recurrencia de la contratación y determinar si es viable agruparla en un solo procedimiento o bajo la modalidad de contrato marco, estimando las cantidades de bienes servicios u obras a contratar.
- Dentro del proceso de contrataciones públicas debe darse prioridad al uso de medios electrónicos.
- El Departamento de Compras debe considerar las regulaciones existentes para los precios, en materiales o insumos establecidas en la Ley que regula la materia de precios justos y demás disposiciones relacionadas.
- El Departamento de Compras debe informar a los participantes en el pliego de condiciones o en las condiciones de contratación el presupuesto base.
- El presupuesto base forma parte del pliego de condiciones y puede establecerse como criterio para el rechazo de las ofertas.
- Debe procurarse de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio, la participación de pequeñas y medianas industrias, pequeños productores, cooperativas, empresas mixtas, y otras formas asociativas comunitarias, naturales de la localidad.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Responsable | Acción |
Supervisor de la Unidad Solicitante | 1. El procedimiento se inicia cuando el Supervisor de la unidad solicitante determina la necesidad de adquisición de un bien o servicio. 2. Ordena a la Asistente realice Memorándum de solicitud a la Gerencia Administrativa. |
Gerencia Administrativa | 3. Recibe y remite a la Unidad Contratante, para que realice los tramites y elabore Presupuesto Base (solicitud de cotizaciones) |
Unidad Contratante | 4. Recibe y Determina presupuesto base mediante ofertas y/o evaluación de ofertas. Las especificaciones técnicas, determinación de las ventajas económicas y técnicas de la contratación. 5. Remite a la Gerencia Administra, en atención al Departamento de Presupuesto solicitud de disponibilidad presupuestaria. |
Gerencia Administrativa | 6. Recibe memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria. 7. Remite el Memorándum de solicitud de disponibilidad presupuestaria al Departamento de Presupuesto. |
Jefe del Departamento de Presupuesto | 8. Recibe Memorándum de solicitud de disponibilidad presupuestaria. 9. Evalúa la solicitud y responde mediante comunicación certificación de disponibilidad presupuestaria a la Gerencia Administrativa. |
Gerencia Administrativa | 10. Recibe respuesta del Departamento de Presupuesto. En caso de no tener disponibilidad: 11. Efectúa actividades necesarias para obtener los recursos financieros. En caso de tener disponibilidad: 12. Informa al Departamento de compras de su requerimiento para la adquisición de bienes o prestación de servicio. |
Jefe de Departamento de Compras | 9. Recibe de la Gerencia Administrativa| el requerimiento para la adquisición de bienes o prestación de servicio. 10. Determina la modalidad de contratación.
11. Prepara comunicación solicitando autorización para la apertura del concurso, indicando modalidad; ante el Directorio o la comisión de contrataciones. |
Directorio o Comisión de Contrataciones | 12. Recibe la comunicación. En caso de no aprobar; 13. Envía comunicación al Departamento de Compras indicando las razones. En caso de aprobar: 13. Envía comunicación al Departamento de Compras indicando aprobación de apertura para dar inicio al proceso de contrataciones. |
Jefe de Departamento de Compras | 14. Recibe la comunicación. De no tener la aprobación: 15. Analiza las razones y toma las medidas necesarias. De tener la aprobación: 15. Coordina con la Comisión de contrataciones las actividades de la contratación de acuerdo a la modalidad: Concurso abierto, concurso cerrado o consulta de precios. 16. Elabora Pliego de Condiciones, el cual será el documento que rige para las modalidades de selección de contratista establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas. |
Fin del Procedimiento |
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