Elementos de procesos

CONCEPTO DE PROCESOS

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

ELEMENTOS DE PROCESOS

Proceso es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas entre sí que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o autorregulan bajo modelos de gestión particulares para obtener elementos de salida o resultados esperados . Las entradas al proceso pueden ser iniciales o intermedias. Asimismo, los resultados o salidas a lo largo del proceso pueden ser intermedios o finales. La presencia e interacción de los elementos que lo componen conforman un sistema de trabajo, al cual puede denominarse “Sistema de gestión del proceso”. Gráficamente se puede entender lo anterior así:

Un proceso podría describirse como un conjunto actividades relacionadas entre si, con el siguiente propósito. Su fin, obtener o alcanzar un objetivo definido. Definición e imagen, supongo que conocidas, se detallan en diferentes libros, foros, o se describen y relatan en cursos de formación. De igual forma, se detallan los elementos del proceso, entradas, salidas, actividades, roles, recursos, owner, objetivos, indicadores de calidad y rendimiento.

Tomemos como premisa, cualquier empresa, que haya invertido en las buenas prácticas de ITIL, para mejorar su eficacia y eficiencia en la gestión de servicio de TI. La misma ha definido y ha adoptado en su organización, diferentes procesos ITIL.

Utilizamos constantemente, la codificación de “proceso de gestión de …” pero sin que particularicemos en un proceso. ¿Estamos seguros que realmente dicho proceso se gestiona?. ¿Se controla el proceso?. Se mide y/o hay definida una actividad de mejora continua.

Habrán oído o leído la frase, “Todo lo que no se puede medir, no se puede gestionar”. Mi opinión al respecto, es que aunque se definan indicadores, se midan y se obtengan informes para sacar en claro la salud de dicho proceso, el dueño del mismo, debería definir en cada uno de ellos, una actividad de mejora continua.

Con ella y; junto con la de otros owner de otros procesos adoptados, aunarían información y conocimiento relevante de la situación actual, para la toma de decisiones junto con el Service Manager, en cuanto a eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión de servicios y en definitiva, verificar si las actividades van alineadas con la necesidades del negocio, alcanzando los outcomes estratégicamente planeados. Sin que obvien, si tienen presente, el nivel de madurez evaluado de cada proceso, y que actividades o acciones, se tiene proyectadas, para incrementar dicha madurez, según el plan de acción pertinente.

Por lo tanto, siguiendo mi razonamiento, la idea sería, disponer de una actividad de mejora continua, paralela al resto de actividades principales y, que sería estándar y aplicable a cada uno de los procesos que se implantarán en dicha organización, referida anteriormente.

La figura siguiente, muestra el contenido dentro de dicha actividad de mejora continua, con 3 flujo dispuesto en forma paralela:

• Sistema de Métricas

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