Ensayo sobre legislación documental

La legislación documental es muy importante para nuestra vida personal y laboral, está supervisada por leyes, normas y acuerdos para que su cumplimiento sea estrictamente efectivo.

La legislación documental maneja conceptos esenciales entre ellos se encuentra el documento que como se puede apreciar es cualquier cosa que pueda obtener información y que puede estar plasmado en papel, plástico, piedra, madera, entre otras. La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación. El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí. Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc. Nuestro deber es guardarla para que sea al hablar de algo que tenemos ahí, ese sea nuestro respaldo y haya veracidad en lo que estamos diciendo. Resumiendo, referirse al valor de un documento implica salvar un hecho que, por mucho tiempo que pase -a menos que se destruya- se puede conservar para siempre En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones.

La Ley es el medio para establecer derechos, pero también obligaciones, debe procurar siempre el bien de la comunidad. Es el medio para que todas las personas podamos convivir y resolver de la manera más civilizada nuestra diferencias y desacuerdos, para evitar afectar los derechos de otras personas.

Algunas de las leyes, acuerdos o normas que van de la mano con la conservación documental las mostraré a continuación:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su numeral b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” (hoy Consejo Directivo).

Que la Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura) modificada por la Ley 1185 de 2008, en su Artículo 12º “del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en movimiento”, establece que el Ministerio de Cultura a través del Archivo General de la Nación, es la entidad responsable de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información.

Que la Ley 594 de 2000 en el titulo XI “Conservación de Documentos”, Artículo 46 establece: “Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

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